Aoba Pictures dreht Werbespots und Marken-Dokumentationen mit einer Crew von 24. Zwischen zwei Lageretagen, einem Van-Kit und wechselnden Freelancern war Equipment-Management ein Vollzeitjob. So läuft es heute mit Werp™.
Aoba Pictures ist eine mittelgroße Produktionsfirma: Cinema-Kameras, eine Wand voller Objektive, Licht, Ton und Grip, zusammen rund 700 Artikel, wenn man jedes Kabel und jeden V-Mount-Akku mitzählt. Drehs überschneiden sich, Kits verlassen wöchentlich das Haus, und Freelancer stoßen tageweise dazu.
Vor Werp™ lebte das Inventar in einem Spreadsheet, auf einem Whiteboard und im Gedächtnis des Equipment-Managers. Das funktionierte, bis zwei Drehs auf dasselbe Wochenende fielen.
Das Wachstum legte die Risse offen: Buchungen kollidierten, Packlisten wurden für jeden Dreh neu erstellt, und niemand konnte sagen, welche Ausrüstung der Firma gehörte und welche einzelnen Crew-Mitgliedern.
Die alte Excel-Liste kam unverändert ins System: Spaltenzuordnung kurz geprüft, dann importiert. Für Geräte mit Modellnummer ergänzte „Mit WerpAI™ ergänzen“ Fotos und Links zur Produktseite, bei Modellen aus dem Katalog auch die Beschreibung. Zubehör wurde per Barcode eingescannt. Was als eine Woche Dateneingabe budgetiert war, dauerte einen Nachmittag.
Produzenten buchen Ausrüstung pro Dreh, mit Projektname und Zweck auf jeder Buchung und einem Außer-Haus-Flag für Location-Tage. Konflikte tauchen jetzt in der Planungsphase auf, Wochen im Voraus statt am Drehmorgen. Rückgabe-Erinnerungen mahnen überfällige Ausrüstung automatisch an.
Jeder Koffer und jede Kamera trägt ein QR-Label. Die Crew scannt es mit dem eigenen Handy und checkt auf der geöffneten Seite aus. Tablets im Kiosk-Modus an den Türen von Schnittraum und Studio zeigen auch Freelancern ohne Konto, wann der Raum frei ist, und sie können direkt buchen. Jede Aktion landet im Aktivitätsverlauf.
Buchungen werden in Google Kalender geschrieben. Der Produktionskalender zeigt, welches Kit auf welchem Job unterwegs ist, ohne separates Tool zum Nachschauen.
Jedes Quartal scannt das Team das Lager im Inventur-Modus und erhält einen Abweichungsbericht. Der erste Durchlauf förderte 12 Artikel zutage, die monatelang still „vermisst“ waren. Der vollständige Ausleih- und Rückgabeverlauf beantwortet „Wer hatte es zuletzt?“ mit einem Klick.
Viel Ausrüstung bei Aoba gehört Einzelpersonen: das Vintage-Prime-Set eines DPs, die SSDs eines Editors, eine private Drohne. In Werp™ lässt sich der Eigentümer eines Artikels auf eine bestimmte Person setzen, nicht nur auf den Workspace. Private Ausrüstung bleibt im selben durchsuch- und buchbaren Inventar, während die Eigentumsfrage eindeutig bleibt. Endet der Vertrag eines Freelancers, können Admins die Einheitenliste mit der Eigentümer-Spalte als CSV exportieren und sehen so exakt, was mit ihm das Haus verlässt.
Alle Zahlen sind illustrativ und Teil des fiktiven Szenarios oben.
"Der Geräteraum lebte früher in meinem Kopf. Jetzt lebt er in Werp™, und ich habe meine Abende zurück."— M. Sato — Equipment-Managerin, Aoba Pictures
Ein dreiköpfiges Videoteam startete im Free-Plan, fand bei der ersten Inventur „verlorene“ Ausrüstung im Wert von ¥400K wieder und wechselte zu Starter, als es auf sechs wuchs.
Geschichte lesenEin SaaS-Unternehmen mit 25 Personen ohne eigene IT-Abteilung hat Laptop-Register, Ladegeräte und Adapter sowie die Buchung von Meetingräumen und Schreibtischen in einem einzigen Werp™-Workspace zusammengeführt.
Geschichte lesenIn 5 Minuten eingerichtet. Der Free-Plan hat kein Zeitlimit und braucht keine Kreditkarte.