Wenn Equipment oder Geräte verschwinden, liegt das meist nicht in erster Linie an der Unachtsamkeit Einzelner, sondern am fehlenden System. Dieser Artikel zeigt, welchen Schaden Verluste anrichten – von Neuanschaffungen bis zum Arbeitsstillstand –, nennt die fünf typischen Ursachen und stellt Regeln vor, mit denen Sie heute beginnen können. Dazu kommen Maßnahmen, die Verluste mit Aufzeichnung, Benachrichtigung und Inventur verhindern, sowie ein Vergleich der gängigen Methoden.
Das Stativ vom Dreh letzte Woche steht nicht im Regal. Der verliehene Laptop ist irgendwo, aber niemand kann sagen, wo. Equipment geht auch in Teams verloren, die gewissenhaft arbeiten. Und das Ärgerliche daran: Wer erst nach dem Verlust nach einem Schuldigen sucht, löst damit fast nie etwas.
Ein Verlust wird gern als kleine Unachtsamkeit abgetan. Tatsächlich geht aber mehr verloren als der Kaufpreis des Geräts. Sehen wir uns die drei Schäden an, die im Arbeitsalltag entstehen.
Der erste Schaden sind die Kosten für Ersatz. Geht ein Kabel oder Adapter für ein paar tausend Yen verloren, heißt es im Moment einfach: „Dann kaufen wir eben einen neuen.“ Solche kleinen Nachkäufe wiederholen sich aber mehrmals im Jahr, ohne dass sie irgendwo festgehalten werden. Und nicht selten taucht das verlorene Teil später hinter dem Bücherregal oder im Schrank einer anderen Abteilung wieder auf. Am Ende hat man dasselbe Teil zwei- oder dreimal, findet es aber genau dann nicht, wenn man es braucht. Bei Geräten für Zehntausende oder Hunderttausende Yen reicht schon ein einziger Nachkauf, um das Budget spürbar zu belasten.
Der zweite Schaden ist verlorene Zeit, weil die Arbeit stillsteht. Am Drehtag fehlt das Mikrofon, kurz vor dem Kundentermin ist die Fernbedienung des Beamers weg, am Morgen vor dem Außeneinsatz sind die Messgeräte nicht vollständig. In solchen Momenten fangen erst einmal alle an zu suchen. Diese Zeit bringt niemandem Umsatz, schlägt aber verlässlich als Personalkosten zu Buche. Findet sich das Gerät nicht, muss umgeplant, eilig nachgekauft oder im schlimmsten Fall der ganze Auftrag verschoben werden. Nicht selten kostet dieser Ausfall mehr als das Gerät selbst.
Der dritte Schaden betrifft Vertrauen und Informationen. Wenn Geräte, die außer Haus gegangen sind, über längere Zeit nicht zurückkommen, leidet auch das Verhältnis zu Kunden und Partnerfirmen. Besonders bei IT-Geräten wie Laptops, Tablets, externen Speichern und Diensthandys reicht der Schaden weit über den Gerätepreis hinaus. Gelangen Kundendaten oder Konstruktionsdaten nach außen, folgen Meldungen, Untersuchungen und Entschuldigungen, und es entsteht ein Schaden, der sich nicht in Geld beziffern lässt. Wer dann nicht sagen kann, welches Gerät wann von wem mitgenommen wurde, kann nicht einmal eingrenzen, was überhaupt untersucht werden muss.
Wenn Sie den Schaden durch einen Verlust abschätzen, rechnen Sie zum Kaufpreis auch „Suchzeit × Anzahl der Beteiligten × Stundenlohn“ hinzu. In vielen Betrieben kostet die Suche mehr als der Ersatz.
Fehlt ein Gerät, dreht sich das Gespräch schnell um die Frage, wer es zuletzt benutzt hat. Schaut man genauer hin, liegt die Ursache aber meist woanders: Es fehlt ein System, das den Umgang mit dem Equipment trägt. Die häufigsten Ursachen sind diese fünf:
Die erste Ursache, die fehlende Aufzeichnung, steht am Anfang jedes Verlusts. Ohne Aufzeichnung merkt niemand, dass etwas fehlt, geschweige denn seit wann. Selbst wenn man anfängt, Ausleihen auf ein Whiteboard zu schreiben: In der Eile wird nichts notiert, alte Einträge werden nicht weggewischt, und nach einer Weile schaut niemand mehr hin.
Die zweite Ursache, die Vermischung mit Privatem, betrifft vor allem Dinge, die Mitarbeitende gern selbst mitbringen: Kameras, Werkzeug, Monitore, Tastaturen. Ist nicht erkennbar, ob etwas im Regal der Firma oder jemandem privat gehört, kann man niemanden darauf ansprechen, wenn er es mitnimmt. Umgekehrt kommt es auch vor, dass jemand ein privates Gerät für Firmeneigentum hält und mitnimmt.
Die dritte Ursache, die fehlende Rückgabefrist, entwickelt sich ganz ohne böse Absicht. Solange es keine Frist gibt, ist die Rückgabe immer eine Aufgabe, die warten kann. Die Arbeit, die gerade ansteht, geht natürlich vor. So bleibt das Gerät in der Tasche oder in der Schreibtischschublade und gerät irgendwann ganz in Vergessenheit.
Die vierte Ursache, der fehlende feste Platz, führt zu vielen Fällen, die nur wie ein Verlust aussehen. Das Gerät ist eigentlich im Haus, wird aber nicht gefunden, weil jeder es an einen anderen Ort legt. Wer sucht, hält es für verloren, und es wird nachgekauft. Die fünfte Ursache, die fehlende Inventur, sorgt dafür, dass all das spät auffällt. Was vor einem halben Jahr verschwunden ist, hat niemand mehr im Kopf.
Allen fünf Ursachen ist gemeinsam, dass ein System fehlt: Ablageort, Aufzeichnung, Frist, Eigentümer und ein Zeitpunkt für die Kontrolle. Wer nur auf die Aufmerksamkeit Einzelner setzt und immer häufiger daran erinnert, erreicht damit keine dauerhafte Wirkung. Schneller wirkt ein Zustand, in dem Aufzeichnungen entstehen, ohne dass jemand besonders aufpassen muss.
Bevor Sie über eine Software nachdenken, lässt sich einiges ohne Kosten regeln. Hier sind drei Regeln, die Sie schon ab morgen einführen können.
Als Erstes bekommt jedes Gerät eine Adresse. Nummerieren oder beschriften Sie Regale und Kisten, sodass auf einen Blick klar ist, wohin welches Gerät zurückgehört. Einfache Mittel reichen völlig: ein Klebeband mit Beschriftung am Regalboden, der Inhalt auf der Aufbewahrungsbox. Ziel ist, dass nicht mehr nur Eingeweihte wissen, wohin etwas gehört, sondern auch jemand, der zum ersten Mal da ist. Gibt es einen festen Platz, ist ein leerer Platz selbst schon ein Signal: Das Gerät ist gerade im Einsatz.
Als Nächstes wird es zur Gewohnheit, jede Ausleihe festzuhalten. Ob Ausleihbuch auf Papier, eigener Chat-Kanal oder geteilte Tabelle, ist dabei zweitrangig. Vier Angaben genügen: Gerät, wer es mitgenommen hat, wann und bis wann es zurückkommen soll. Wer mehr Felder verlangt, macht das Ausfüllen mühsam, und bald wird gar nichts mehr notiert. Beschränken Sie sich zunächst auf diese vier Angaben, damit die Hürde niedrig bleibt.
Zu jeder notierten Ausleihe gehört ein geplantes Rückgabedatum. Eine Ausleihe ohne Frist ist praktisch eine Schenkung. Mit Angaben wie „bis diesen Freitag“ oder „bis zum Ersten des nächsten Monats“ bekommt auch die Rückgabe einen Termin. Für Geräte, die dauerhaft gebraucht werden, hilft es, sie nicht zu verleihen, sondern einer verantwortlichen Person zuzuordnen und getrennt zu verwalten.
Wer sich nur auf Regeln verlässt, stößt allerdings an klare Grenzen. Regeln gehen davon aus, dass sie eingehalten werden. Im Alltag gibt es aber immer Situationen, die durchs Raster fallen: die eilige Mitnahme, die Arbeit am Wochenende, die kurze Leihe durch eine andere Abteilung. Ein Eintrag, der nicht gemacht wird, taucht nirgends auf, und ein Gerät, das nirgends auftaucht, kann niemand nachverfolgen. Hinzu kommt, dass Papier oder Tabelle nicht von selbst melden, wenn eine Rückgabefrist überschritten ist. Jemand muss regelmäßig die Liste durchsehen und nachhaken, und sobald diese Person viel zu tun hat, schläft das Verfahren ein. Regeln sind ein guter Anfang, aber solange man sie beibehält, kosten sie ständig Willenskraft.
Die Lücken, die Regeln hinterlassen, schließt ein System, das Aufzeichnung und Benachrichtigung automatisiert. Mit den folgenden fünf Maßnahmen lassen sich Verluste strukturell verringern.
Versehen Sie jedes Gerät mit einem QR-Code- oder Barcode-Label, damit jedes Stück als eigene Einheit erkennbar ist. Selbst wenn Sie drei Kameras desselben Modells haben, lässt sich mit Labels unterscheiden, welche der drei gerade ausgeliehen ist. Ein Label zeigt außerdem, dass das Gerät verwaltet wird, und hält so auch psychologisch davon ab, es ungefragt mitzunehmen.
Aufzeichnungen scheitern vor allem daran, dass das Schreiben von Hand lästig ist. Wenn Ausleihe und Rückgabe schon erfasst sind, sobald jemand das Label mit dem Smartphone scannt, fällt der Aufwand fürs Eintragen praktisch weg. Und allein durch diese Bedienung sammelt sich der Verlauf von selbst an. Lässt sich im Nachhinein feststellen, wer das Gerät zuletzt benutzt hat, wird aus der Suche mit allen eine Rückfrage bei einer einzigen Person.
Wie Ausleihe und Rückgabe mit QR-Labels im Detail ablaufen, zeigen wir auf der FunktionsseiteZur Funktion QR-LabelsAuch mit festgelegten Fristen lässt sich das Nachhaken von Hand nicht auf Dauer durchhalten. Erhält die ausleihende Person automatisch eine E-Mail, wenn die Frist näher rückt und wenn sie überschritten ist, muss niemand mehr die Liste im Blick behalten. Übernimmt das System das Erinnern, gibt es auch weniger Reibung im Team. Niemand muss einer Kollegin oder einem Kollegen persönlich sagen: „Bitte gib das zurück.“ Das erspart unangenehme Momente, und das Verfahren gerät seltener ins Stocken.
Das Durcheinander von privatem und firmeneigenem Equipment lässt sich beheben, indem Sie für jedes Gerät den Eigentümer erfassen. Ist in den Daten hinterlegt, ob etwas der Firma gehört oder von einer bestimmten Person mitgebracht wurde, sieht man sofort, ob es mitgenommen werden darf. Lässt sich nach Eigentümer filtern, sehen Sie beim Ausscheiden oder bei einer Versetzung in einer Liste, was diese Person mitgebracht oder ausgeliehen hat. So geht bei der Übergabe nichts verloren.
Zum Schluss die regelmäßige Inventur. Ihr Nutzen liegt darin, dass ein Verlust früh auffällt. Bei einer Inventur im Jahr sind die Spuren längst verwischt. Eine einfache Inventur einmal im Monat oder einmal im Quartal, bei der nur per Scan gezählt wird, erlaubt es dagegen, bei einer Abweichung den jüngsten Verlauf zurückzuverfolgen. Je häufiger Sie zählen, desto weniger Aufwand macht jeder Durchgang, und desto leichter findet sich die Ursache.
Sie müssen nicht alle fünf Maßnahmen auf einmal einführen. Am schnellsten wirken „2. Erfassung per Scan“ und „3. automatische Erinnerungen“. Schon wenn Aufzeichnung und Nachhaken automatisch laufen, ändern sich die Zahl der Verluste und die Zeit bis zu ihrer Entdeckung deutlich.
Wo Sie Ausleihen festhalten, entscheidet darüber, wie viel Aufwand der Betrieb macht und was Sie daraus ablesen können. Hier die drei gängigen Methoden im Vergleich.
| Methode | Aufwand fürs Erfassen | Aktualität | Wer hatte es zuletzt? | Wichtigste Nachteile |
|---|---|---|---|---|
| Ausleihbuch auf Papier | Hoch, da handschriftlich | Keine (man muss vor Ort nachsehen) | Möglich, sofern eingetragen | Einträge werden leicht vergessen, Auswerten und Suchen ist nicht möglich. Geht das Blatt verloren, ist der ganze Verlauf weg |
| Geteilte Tabelle | Mittel (Eingabe am PC oder Smartphone) | Eingeschränkt (nur so aktuell wie die letzte Eingabe) | Möglich, sofern eingegeben | Die Eingabe hängt an einzelnen Personen und bleibt lückenhaft. Meldet keine überschrittenen Fristen, Nachhaken bleibt Handarbeit. Gleichzeitiges Bearbeiten kann Einträge überschreiben |
| Spezialisierte Software | Gering (ein Scan genügt) | Ja (immer auf dem neuesten Stand) | Verlauf wird automatisch gespeichert | Beim Start müssen die Geräte erst erfasst werden. Meist fallen monatliche Kosten an, und es braucht Einarbeitung, bis man die Funktionen beherrscht |
Der Vorteil des Ausleihbuchs auf Papier: Es kostet nichts, und jeder kann sofort loslegen. Solange es einen Platz zum Schreiben gibt, geht es schon heute. Was nicht eingetragen wird, ist nirgends festgehalten, und selbst vorhandene Einträge lassen sich nicht auswerten. Ab einigen Dutzend Geräten taugt es daher nicht mehr, um den tatsächlichen Stand zu überblicken. Eine geteilte Tabelle lässt sich zwar durchsuchen und auswerten, hängt aber wie Papier davon ab, dass die Leute an die Eingabe denken. Auch überschrittene Fristen erkennt sie nicht von selbst, sodass am Ende doch jemand regelmäßig die Liste überwachen muss.
Eine spezialisierte Software ist beim Aufwand fürs Erfassen und bei der Nachverfolgbarkeit überlegen, aber kein Allheilmittel. Die vorhandenen Geräte müssen zuerst einmal erfasst werden, und es fallen laufende Kosten an. Bei rund zehn Geräten und zwei bis drei Nutzern kann eine Tabelle schneller einsatzbereit sein. Als Richtschnur dienen die Zahl der Geräte, die Zahl der Beteiligten und wie oft Sie das Gefühl haben, nicht zu wissen, wo gerade etwas ist.
Werp™ ist eine Cloud-Software für Equipment-Management. Sie läuft im Browser, eine eigene App muss nicht installiert werden. Von den Maßnahmen in diesem Artikel lassen sich fünf in einem einzigen System kombinieren: Labels, Erfassung per Scan, automatische Erinnerungen, eindeutige Eigentümer und regelmäßige Inventur.
Sie drucken QR-Labels aus und bringen sie am Equipment an. Scannt man ein Label mit dem Smartphone, öffnet sich die Seite des Geräts, und mit einem Tipp werden Check-out (Ausleihe) und Check-in (Rückgabe) erfasst. Der Nutzungsverlauf wird automatisch gespeichert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wer ein Gerät zuletzt benutzt hat. Für Buchungen lässt sich eine Rückgabefrist festlegen; rückt sie näher oder ist sie überschritten, wird automatisch eine Erinnerung per E-Mail verschickt. Niemand muss mehr von Hand nachhaken.
Als Eigentümer eines Geräts lässt sich entweder der Workspace (die Firma) oder eine bestimmte Person festlegen. Auch wenn private Geräte im selben Regal stehen, sind sie in den Daten klar getrennt, und Sie können nach Eigentümer filtern. Im Inventur-Modus werden die Scan-Ergebnisse zusammengefasst und als Abweichungsbericht angezeigt.
Verlorenes Equipment verursacht drei Schäden: Kosten für Ersatz, verlorene Arbeitszeit und Risiken für Informationen. Die Ursachen liegen fast immer im System: keine Aufzeichnung, Vermischung mit Privatem, keine Rückgabefrist, kein fester Platz, keine Inventur.
Beginnen können Sie mit Regeln: einen festen Platz bestimmen, Ausleihen notieren, Fristen festlegen. Regeln hängen aber von der Willenskraft Einzelner ab. Wenn Sie Aufzeichnung und Nachhaken einem System überlassen, lässt sich der Verlustschutz ohne zusätzliche Belastung durchhalten. Ob Papier, Tabelle oder spezialisierte Software am besten passt, entscheiden die Zahl der Geräte, die Zahl der Beteiligten und wie oft Sie nicht wissen, wo gerade etwas ist. Der sicherste erste Schritt: Zählen Sie Ihr Equipment und schauen Sie zurück, was Sie im letzten Jahr nachkaufen mussten.
Erfassen, verfolgen, buchen und übergeben – ohne Toolwechsel.