Für Regeln zum Equipment-Management reicht anfangs eine Seite mit Stichpunkten. Legen Sie zuerst fest, wer verantwortlich ist und wer über Ausnahmen entscheidet. Danach geht es um Ausleihe und Rückgabe, private Geräte, Verlust und Schäden, Entsorgung, Verkauf und Weitergabe, die Rückgabe bei Austritt oder Versetzung und den Inventur-Rhythmus. Für jede Situation zeigen wir, was zu regeln ist, mit Formulierungsbeispielen.
Jemand räumt die Schublade einer Kollegin aus, die das Unternehmen verlässt, und findet einen mobilen Router, der seit letztem Jahr als verloren gilt. Wer ihn ausgeliehen hat und warum er nie zurückkam, weiß niemand, denn es gibt keine Aufzeichnung. In Organisationen, die den Umgang mit Equipment nicht schriftlich geregelt haben, passiert so etwas immer wieder.
Für den Anfang reicht eine DIN-A4-Seite mit Stichpunkten. Paragrafen braucht es nicht. Wichtiger als die Details der Ausleihe ist die Frage, wer die Verantwortung trägt und wer entscheidet, wenn ein Fall nicht in die Abläufe passt. Ein Regelwerk, das nur Abläufe bis ins Kleinste beschreibt, bleibt in Ausnahmefällen stecken, etwa bei einer eiligen Mitnahme oder einem Austritt, weil niemand da ist, der entscheiden darf.
Die Regeln betreffen die Momente, in denen Equipment in andere Hände wechselt oder die Organisation verlässt: Es wird verliehen, zurückgegeben, geht verloren oder kaputt, oder es wird abgegeben. In jedem dieser Momente ändert sich, was in der Inventarliste stehen müsste. Trägt das niemand ein, laufen Liste und tatsächlicher Bestand auseinander.
Dazu kommen der Umgang mit privaten Geräten und die Rückgabe bei Austritt oder Versetzung. Bei privaten Geräten geht es darum, festzuhalten, wem etwas gehört. Austritt und Versetzung sind ein Sonderfall von Verleihen und Zurückgeben. Beides macht im Alltag selten Probleme und wird deshalb gern aufgeschoben. Wenn es dann Probleme gibt, kommen sie alle auf einmal.
Die erste Zeile Ihrer Regeln ist der Name der verantwortlichen Person. Schreiben Sie eine Funktion oder einen Namen hin, keine Abteilung. Steht dort nur „Die Verwaltung ist zuständig“, weiß niemand, wen in der Verwaltung man fragen soll. Am Ende sind alle ein bisschen beteiligt, und niemand trägt die Verantwortung.
In einer kleinen Organisation kann eine Person diese Aufgabe nebenher übernehmen. Eine Vertretung für Abwesenheiten sollten Sie aber unbedingt festlegen. Zuständigkeiten nach Kategorien aufzuteilen, etwa Kameratechnik bei der Leitung des Videoteams und PCs bei der IT, wird erst ab etwa 100 Geräten ein Thema.
Schreiben Sie auch auf, was die verantwortliche Person tut. Gibt es nur einen Namen und keine Aufgaben, wird daraus eine Rolle, die man bloß ruft, wenn etwas schiefgeht.
Verantwortlich für das Equipment ist (Name) aus der Verwaltung, bei Abwesenheit vertreten durch (Name). Für die Kameratechnik ist die Leitung des Videoteams zuständig und entscheidet, ob ein Gerät verliehen wird.
Fälle, die nicht in die Regeln passen, kommen garantiert. Jemand möchte ein Gerät länger als erlaubt ausleihen. Ein Geschäftspartner soll etwas für einen Monat bekommen. Ein defektes Gerät soll nicht entsorgt, sondern als Ersatzteillager behalten werden. Halten Sie in einer Zeile fest, wer solche Anfragen annimmt und wer entscheidet. Meist ist das beide Male die verantwortliche Person.
Die Entscheidung kommt in den Ausleiheintrag oder in die Bemerkungen der Inventarliste. Taucht dieselbe Anfrage dreimal hintereinander auf, ist sie keine Ausnahme mehr. Dann ändern Sie den Text der Regel.
Die Felder der Inventarliste sollten zum Text der Regeln passen. Schreiben Sie, dass die Mitnahme nach außen genehmigt werden muss, brauchen Sie in der Liste für jedes Gerät die Angabe, ob es mitgenommen werden darf. Wollen Sie private Geräte unterscheiden, brauchen Sie ein Feld für den Eigentümer, und wenn Sie mit dem Anlagenverzeichnis der Buchhaltung abgleichen wollen, eines für die Anlagennummer. Felder, auf die sich keine Regel bezieht, füllt niemand aus, und die Lücken in der Liste nehmen zu.
Die Grundfelder einer Inventarliste (Inventarnummer, Lagerort, Zustand usw.) mit Ausfüllbeispielen haben wir hier zusammengestellt.Grundlagen und Felder der Inventarliste ansehenDie Ausleihregeln schreiben sich leichter, wenn Sie für jeden Punkt nebeneinanderstellen, was zu regeln ist und wie eine Formulierung aussehen könnte. Sie müssen nicht alles auf einmal festlegen. Mit den ersten drei Zeilen der Tabelle (Geltungsbereich, Ort der Erfassung, Dauer) können Sie bereits loslegen.
| Punkt | Was zu regeln ist | Formulierungsbeispiel |
|---|---|---|
| Geltungsbereich | Welche Geräte bei der Ausleihe erfasst werden | Geräte mit einem Label mit Inventarnummer werden bei jeder Mitnahme erfasst. Verbrauchsmaterial wie Schreibwaren ist ausgenommen. |
| Ort der Erfassung | Wo was eingetragen wird | Ausleihen werden im Ausleihbuch erfasst, mit Name der ausleihenden Person, Inventarnummer und geplantem Rückgabedatum. Das Rückgabedatum bleibt nie leer. |
| Dauer | Höchstdauer pro Ausleihe und wie sie verlängert wird | Ausleihen sind grundsätzlich auf zwei Wochen begrenzt. Wer verlängern will, ändert den Eintrag vor dem geplanten Rückgabedatum. |
| Buchung | Wie begehrte Geräte reserviert werden | Kameratechnik wird spätestens am Vortag gebucht. Überschneiden sich Buchungen, hat die frühere Vorrang. Wer das Gerät trotzdem braucht, klärt das direkt mit der anderen Person. |
| Genehmigung | Für welche Geräte vorab eine Genehmigung nötig ist | Grundsätzlich ist keine Genehmigung nötig. Für Geräte mit einem Anschaffungspreis ab 100.000 Yen ist die Zustimmung der verantwortlichen Person einzuholen. |
| Mitnahme nach außen | Wer entscheidet und was zu prüfen ist | Bei Mitnahme außer Haus wird das Ziel eingetragen. Ein Notebook verlässt das Haus erst, wenn geprüft ist, dass Bildschirmsperre und Festplattenverschlüsselung aktiv sind. |
| Wer ausleihen darf | Ob manche Geräte nur bestimmten Personen vorbehalten sind | Kameratechnik dürfen nur Mitglieder des Videoteams ausleihen. Braucht eine andere Abteilung sie, leiht jemand aus dem Videoteam das Gerät aus und ist beim Einsatz dabei. |
| Weiterverleihen | Was gilt, wenn jemand anderes das Gerät nutzt | Gibt die ausleihende Person das Gerät an jemand anderen weiter, wird der Eintrag auf diese Person umgeschrieben. |
Die Genehmigungsregel wird umso eher eingehalten, je enger Sie sie fassen. Verlangen Sie für jede Ausleihe eine Genehmigung, kann an Tagen, an denen die genehmigende Person nicht am Platz ist, niemand etwas ausleihen. Bald wird es normal, Geräte ohne Genehmigung mitzunehmen. Realistisch ist es, die Genehmigung auf teure Geräte und die Mitnahme nach außen zu beschränken und alles andere nur zu erfassen.
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, kommt um die Zeile zur Mitnahme nach außen nicht herum. In Japan verlangen die Leitlinien der Datenschutzbehörde PPC (Personal Information Protection Commission, allgemeiner Teil), dass beim Transport von elektronischen Datenträgern und ähnlichen Medien mit personenbezogenen Daten sichere Maßnahmen getroffen werden, damit die Daten nicht ohne Weiteres erkennbar sind. Als Beispiele nennen sie Verschlüsselung und Passwortschutz. Regeln Sie die Mitnahme von Notebooks oder USB-Sticks in Ihren Ausleihregeln, nennen Sie die zu prüfenden Einstellungen beim Namen, wie im Formulierungsbeispiel. Dann weiß die ausleihende Person, worauf sie achten muss.
Legen Sie fest, wohin ein Gerät zurückkommt, bis hin zur Regalnummer. Bei der Rückgabe genügt es, zwei Dinge zu prüfen: ob das Zubehör vollständig ist und ob ein sichtbarer Schaden vorliegt. Schreiben Sie auch einen Funktionstest in die Regeln, dauert jede Rückgabe länger, und irgendwann wird die Prüfung ganz weggelassen.
Halten Sie fest, wer sich wann meldet, wenn eine Rückgabe überfällig ist. Es genügt etwa: Am Werktag nach dem geplanten Rückgabedatum spricht die verantwortliche Person die ausleihende Person an. Gilt zusätzlich die Regel, dass man vor dem geplanten Rückgabedatum den Eintrag ändert, wenn man verlängern möchte, kommen Verlängerungswünsche meist an, bevor jemand nachhaken muss.
Die Felder einer Ausleihliste und eine kostenlose Excel-Vorlage, in der überfällige Rückgaben automatisch rot markiert werden, finden Sie hier (Artikel und Vorlage auf Japanisch).So erstellen Sie eine Ausleihliste für EquipmentWie Sie Rückgabefristen festlegen, vor Ablauf erinnern und nach Ablauf nachhaken, beschreiben wir ausführlich in einem eigenen Artikel.Vergessene Rückgaben verhindernDinge, die Mitarbeitende gern von zu Hause mitbringen, etwa Kameratechnik, Werkzeug oder Monitore, landen oft im selben Regal wie das Firmen-Equipment. Regeln Sie, dass private Geräte, die beruflich genutzt werden, der verantwortlichen Person gemeldet und in der Inventarliste mit der jeweiligen Person als Eigentümer eingetragen werden. Es geht nicht darum, sie wie Firmen-Equipment zu behandeln, sondern festzuhalten, wem sie gehören. Bei einem Austritt oder einer Versetzung sieht man dann auf einen Blick, was die Person mitnehmen darf.
Private PCs und Smartphones, die beruflich genutzt werden, lassen sich besser in den Richtlinien zur Informationssicherheit regeln als in den Equipment-Regeln. In die Equipment-Regeln gehört dann nur ein Satz, der auf diese Richtlinien verweist. Was gilt, wenn ein privates Gerät bei der Arbeit kaputtgeht, lässt sich schwer im Voraus einheitlich festlegen. Schreiben Sie höchstens hinein, dass bei gemeldeten privaten Geräten im Einzelfall mit der verantwortlichen Person gesprochen wird.
Die Regeln zu Verlust und Schäden beginnen mit der Meldefrist: Wer etwas bemerkt, meldet es noch am selben Tag der verantwortlichen Person. Diese setzt den Status in der Inventarliste auf „verloren“ oder „in Reparatur“. Sobald der Status geändert ist, merkt jemand, der das Gerät buchen will, rechtzeitig, dass es nicht verfügbar ist.
Vermeiden Sie Regeln, bei denen sich die meldende Person Vorwürfe einhandelt. Muss man für einen gemeldeten Verlust eine schriftliche Stellungnahme abgeben, sucht die betroffene Person lieber selbst weiter, statt es zu melden, und der Verlust wird erst Wochen später bekannt. Behandeln Sie nur die verspätete Meldung als Problem und halten Sie beim Verlust selbst nur fest, wie es dazu kam. Diese Unterscheidung kommt nur an, wenn sie ausdrücklich in den Regeln steht.
Für Geräte mit Daten, etwa Notebooks oder Smartphones, kommt ein Schritt dazu: Informieren Sie am selben Tag nicht nur die verantwortliche Person, sondern auch die IT. Sie entscheidet, ob das Gerät aus der Ferne gesperrt oder Konten deaktiviert werden müssen. Verweisen Sie an dieser Stelle auch auf den internen Meldeweg für den Fall, dass personenbezogene Daten auf dem Gerät waren.
Vermeiden Sie Formulierungen, die im Voraus einen festen Betrag festlegen, etwa „bei Verlust werden pauschal so und so viel Yen ersetzt“. In Japan verbietet Artikel 16 des Arbeitsstandardgesetzes (Labor Standards Act) Arbeitgebern, für die Nichterfüllung eines Arbeitsvertrags Vertragsstrafen festzulegen oder Schadenersatzbeträge im Voraus zu vereinbaren. Wenn Sie zum Schadenersatz etwas schreiben wollen, lassen Sie den Text vorher von einer Fachperson für Arbeits- und Sozialversicherungsrecht (in Japan einem Sharoushi) oder Ihrem Rechtsbeistand prüfen. In die Equipment-Regeln gehört dann nur der Satz, dass Fragen des Schadenersatzes im Einzelfall geklärt werden.
Warum Equipment verloren geht und wie feste Plätze, die Erfassung von Mitnahmen und Rückgabefristen dagegen helfen, haben wir hier zusammengefasst.Verlust von Equipment verhindernDie Regeln zum Abgeben betreffen den Moment, in dem ein Gerät aus dem Bestand ausscheidet. Ist das nicht geregelt, stehen defekte Geräte jahrelang im Lager, während Equipment, das jemand stillschweigend weggeworfen hat, in der Liste weiter als verfügbar gilt. Der Ablauf lässt sich in fünf Schritten beschreiben.
Der dritte Schritt berührt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Die Leitlinien der japanischen Datenschutzbehörde PPC (allgemeiner Teil) verlangen, dass Geräte und elektronische Datenträger mit personenbezogenen Daten bei der Entsorgung so behandelt werden, dass sich die Daten nicht wiederherstellen lassen. Als Beispiele nennen sie spezielle Löschsoftware oder die physische Zerstörung. Für kleine und mittlere Unternehmen nennen sie als Beispiel, dass eine Person in verantwortlicher Position die Entsorgung bestätigt. Wird die Arbeit an einen externen Dienstleister vergeben, gilt es auch als wichtig, sich die sichere Löschung bzw. Entsorgung etwa durch ein Zertifikat bestätigen zu lassen. Auch bei Verkauf oder Weitergabe verlässt das Gerät das Unternehmen, deshalb durchläuft es denselben Ablauf.
Zum vierten Schritt: In Japan schreibt Artikel 3 des Abfallgesetzes (Waste Management and Public Cleansing Act) vor, dass Unternehmen die Abfälle aus ihrer Geschäftstätigkeit in eigener Verantwortung ordnungsgemäß entsorgen müssen. Welcher Betrieb die Entsorgung übernimmt und zu welchen Bedingungen, legt die verantwortliche Person oder die Verwaltung fest, nachdem sie die Hinweise der zuständigen Kommune gelesen hat. Wenn Mitarbeitende Geräte kaufen oder übernehmen dürfen, klären Sie mit der Buchhaltung, wie der Preis bestimmt wird, und schreiben Sie das ebenfalls auf.
Die Zeile in der Inventarliste bleibt stehen, damit sich später nachvollziehen lässt, was passiert ist. Halten Sie an derselben Stelle auch fest, dass die Inventarnummer eines entsorgten Geräts nicht für ein anderes Gerät wiederverwendet wird.
Machen Sie die Rückgabe bei einem Austritt zu einem Teil des Personalprozesses. Steht sie nur in den Equipment-Regeln, geht sie unter, wenn die Person, die den Austritt abwickelt, dort nicht nachschaut. Nehmen Sie in die Checkliste für den Austritt eine Zeile auf: ausgeliehene Geräte und private Geräte, bei denen die Person als Eigentümer eingetragen ist, prüfen.
Wer die Prüfung beim Austritt vereinfachen will, setzt schon beim Eintritt an: Ausgegebene PCs, Smartphones und Zutrittsausweise werden genauso erfasst wie eine Ausleihe. Beim Austritt genügt dann ein Blick auf die Liste der ausgeliehenen Dinge. Niemand muss sich erinnern, was alles ausgegeben wurde.
Ein guter Zeitpunkt für die Prüfung ist etwa eine Woche vor dem letzten Arbeitstag. Fällt es erst am letzten Tag auf, bleibt keine Zeit mehr, Geräte, die bei der Person zu Hause liegen, zurückbringen zu lassen. Legen Sie für ausgegebene PCs und Smartphones auch fest, was nach der Rückgabe mit den Daten passiert: sofort zurücksetzen oder eine Zeit lang unverändert aufbewahren.
Wie Sie vorgehen, wenn Geräte nicht zurückgegeben werden, und ob Sie die Rückgabepflicht in der Arbeitsordnung oder in einer schriftlichen Verpflichtungserklärung festhalten, handhaben Unternehmen unterschiedlich. Lassen Sie sich beraten, bevor Sie etwas schriftlich festlegen, in Japan etwa von einem Sharoushi (Fachperson für Arbeits- und Sozialversicherungsrecht).
Versetzungen rutschen leichter durch als Austritte. Es kommt vor, dass jemand mit Equipment, das nur innerhalb der Abteilung genutzt werden soll, in eine andere Abteilung wechselt und es dort einfach weiter benutzt. Bei einer Versetzung entscheidet die verantwortliche Person, ob die ausgeliehenen Geräte zunächst zurückgegeben werden oder ob der Eintrag auf die Nutzung in der neuen Abteilung umgeschrieben wird.
Wenn Sie für die Ausgabe von PCs und mobilen Routern und für die Rückgabe beim Austritt zuständig sind: Wir haben auch einen Artikel, der bei der Frage ansetzt, welche Geräte überhaupt dazugehören.Firmen-PCs und Peripheriegeräte verwaltenIn einer Organisation mit etwa zehn Personen gehören in die erste Fassung die folgenden sechs Zeilen. Schreiben Sie sie von oben nach unten und lassen Sie eine Zeile vorerst leer, wenn Sie sich noch nicht festlegen können.
Höchstdauer, Genehmigung für die Mitnahme nach außen, wer ausleihen darf und den Inventur-Rhythmus ergänzen Sie erst, wenn Sie im Alltag an diese Punkte stoßen. Wer gleich alles festschreibt, hat auch Punkte darin, die sich nicht einhalten lassen. Und sobald ein Teil der Regeln nicht eingehalten wird, nimmt man auch den Rest nicht mehr ernst.
1. Verantwortlich für das Equipment ist (Name), bei Abwesenheit vertreten durch (Name). Was diese Regeln nicht abdecken, entscheidet die verantwortliche Person und hält die Entscheidung schriftlich fest. 2. Die Regeln gelten für Geräte mit einem Label mit Inventarnummer. Verbrauchsmaterial wie Schreibwaren ist ausgenommen. 3. Wer ein Gerät mitnimmt, trägt im Ausleihbuch Name, Inventarnummer und geplantes Rückgabedatum ein. Bei der Rückgabe wird das Rückgabedatum eingetragen und das Gerät in sein Regal zurückgestellt. 4. Wer bemerkt, dass ein Gerät verloren gegangen oder beschädigt ist, meldet dies noch am selben Tag der verantwortlichen Person. Bei Geräten mit Daten wird zusätzlich die IT informiert. 5. Über Entsorgung, Verkauf und Weitergabe entscheidet die verantwortliche Person. Bei Geräten, die Daten speichern können, werden die Daten vor der Abgabe gelöscht. Grund und Datum werden in der Inventarliste festgehalten. 6. Bei Austritt oder Versetzung gleicht die betroffene Person spätestens eine Woche vor dem letzten Arbeitstag mit der verantwortlichen Person ab, welche Geräte sie ausgeliehen hat und welche privaten Geräte sie beruflich genutzt hat.
Bleiben Sie bei Stichpunkten. In Paragrafen ab „§ 1“ bringen Sie den Text erst, wenn ein Audit oder die Prüfung durch einen Geschäftspartner ein formales Dokument verlangt. Dann lässt sich der Inhalt der Stichpunkte unverändert übernehmen.
Nehmen Sie auch eine Zeile zur Überprüfung auf: Einmal im Jahr, nach der Inventur, liest die verantwortliche Person die Regeln durch, streicht Zeilen, die niemand braucht, und ergänzt Ausnahmen, die immer wieder vorkamen. Steht das Datum der letzten Änderung am Ende des Dokuments, erkennt man veraltete Fassungen, die noch im Umlauf sind.
Legen Sie die Regeln dort ab, wo das Equipment geholt wird. Ein Regelwerk tief im Netzlaufwerk wird nur gelesen, wenn es erstellt oder geändert wird. Kleben Sie eine Kurzfassung an die Schranktür oder legen Sie sie als erste Seite ins Ausleihbuch, also dorthin, wo die ausleihende Person sie sieht.
Die Regeln sind aufgeschrieben, aber nach einem halben Jahr schaut niemand mehr hinein. Das liegt meist daran, wie die Regeln in den Alltag eingebunden sind.
Lässt sich eine Ausleihe erst am Schreibtisch erfassen, fehlen die Einträge zuerst an den hektischen Tagen. Prüfen Sie, ob der Schritt, den die Regeln verlangen, in den Handgriff passt, mit dem man das Gerät holt. Schon ein Ausleihbuch aus Papier neben dem Regal verringert die Lücken. Das sieht nicht schick aus, ist aber besser als eine gemeinsame Tabelle, die man erst am PC öffnen muss.
Jemand möchte ein Gerät länger behalten oder einer anderen Abteilung leihen. Gibt es für Fälle, die nicht in den Regeln stehen, niemanden, der entscheidet, nimmt die Person das Gerät lieber ohne Eintrag mit. Steht der Name der verantwortlichen Person ganz oben, ist wenigstens klar, wen man fragen kann.
Prüft niemand, ob die Einträge stimmen, stehen die Regeln nur auf dem Papier. Legen Sie den Inventur-Rhythmus als Kontrolle für den Alltag fest, unabhängig von der jährlichen Inventur zum Jahresabschluss. Als Richtwert: teure Geräte und Geräte mit Daten einmal im Quartal, alles andere ein- bis zweimal im Jahr. Zählen Sie nicht alles auf einmal, sondern teilen Sie nach Kategorien auf, etwa diesen Monat die Kameras, nächsten Monat die PCs. Dann ist der Aufwand pro Durchgang gering.
Stimmt ein Gerät nicht mit der Inventarliste überein, verfolgen Sie die letzten Ausleihen zurück. Ist es dann immer noch nicht auffindbar, behandeln Sie es wie einen gemeldeten Verlust. Tauchen bei jeder Inventur Abweichungen ohne jeden Eintrag auf, sollten Sie weniger am Text der Regeln zweifeln als daran, ob das Erfassen zu viel Aufwand macht.
Regeln für das Equipment-Management beginnen mit einer Seite: dem Namen der verantwortlichen Person und Regeln für die vier Situationen Verleihen, Zurückgeben, Verlust und Abgeben. Den Betrieb hält weniger ein detaillierter Ablauf am Laufen als die klare Aussage, wer über Ausnahmen entscheidet.
Regeln Sie private Geräte sowie Austritt und Versetzung, bevor es Probleme gibt. Wie bei Entsorgung und Verkauf Daten gelöscht und Geräte entsorgt werden, legen Sie im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und Ihren internen Richtlinien fest. Prüfen Sie dann bei jeder Inventur, ob die Einträge stimmen. Wo etwas nicht passt, entscheiden Sie, ob der Text der Regeln oder der Aufwand beim Erfassen geändert werden muss.
Werp™ ist eine Cloud-Software für Equipment-Management. Sie scannen das QR-Label am Gerät mit dem Smartphone und erfassen Ausleihe und Rückgabe mit einem Tipp auf der Seite, die sich öffnet. Der Verlauf wird automatisch gespeichert, und wenn eine Rückgabefrist näher rückt, kommt eine Erinnerung per E-Mail.
Auch zu den Regeln aus diesem Artikel gibt es passende Funktionen. Als Eigentümer eines Geräts lässt sich der Workspace (die Firma) oder eine Person festlegen, und Sie können eine Anlagennummer eintragen. Wer ausleihen darf, lässt sich über Benutzergruppen einschränken (nur Admins können das einstellen). Nicht mehr genutzte Einheiten mustern Sie aus, indem Sie einen Grund wie Entsorgung, Verkauf oder Weitergabe und das Datum wählen. Grund und Datum bleiben im Verlauf gespeichert.
Der Free-Plan ist für bis zu 3 Mitglieder und 50 Einträge dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte.
Erfassen, verfolgen, buchen und übergeben – ohne Toolwechsel.