Ob Equipment pünktlich zurückkommt, hängt weniger vom Gedächtnis der Ausleihenden ab als davon, wie die Frist festgelegt wird und wann die Erinnerung kommt. Dieser Artikel zeigt aus der Praxis der Equipment-Verantwortlichen, wie Sie Rückgabetermine festlegen, am Vortag erinnern, nach Fristablauf nachfassen, Verlängerungen regeln und was Sie bei der Rückgabe prüfen.
Am Tag vor dem Dreh öffnen Sie das Lager, und ein Set Funkmikrofone fehlt. Im Ausleihprotokoll steht der Name der Person, die es geholt hat, und das Rückgabedatum liegt drei Tage zurück. Auf Nachfrage stellt sich heraus: Die Mikrofone liegen noch auf der Ladefläche des Wagens, der vom letzten Einsatz zurückgekommen ist. Wer Equipment betreut, erlebt solche Situationen immer wieder.
Vergessene Rückgaben werden gern als Unachtsamkeit der Ausleihenden abgetan. Verfolgt man aber den Hergang, landet man meist bei einem von zwei Gründen: Entweder war die Rückgabefrist von vornherein unklar, oder nichts hat an die Frist erinnert. Beides hängt nicht vom Charakter der Ausleihenden ab und lässt sich durch die Regeln der ausgebenden Seite ändern. Unserer Einschätzung nach senken Sie die Zahl der Geräte, die nicht zurückkommen, leichter mit einer sauber gesetzten Frist und einer einzigen Erinnerung am Vortag als mit häufigerem Mahnen.
Vergessene Rückgabe ist nicht gleich vergessene Rückgabe. Je nachdem, welcher Fall vorliegt, braucht es eine andere Maßnahme.
| Situation | Typischer Fall | Maßnahme |
|---|---|---|
| Keine Frist festgelegt | Ausgeliehen wird per mündlicher Absprache („zurück, wenn Sie fertig sind“). Ohne Rückgabetermin wird die Rückgabe immer weiter verschoben | Den Rückgabetermin schon beim Ausleihen festlegen |
| Frist vergessen | Das Rückgabedatum steht zwar im Protokoll, aber nicht dort, wo die ausleihende Person nachsieht | Die Person vor Ablauf der Frist benachrichtigen |
| Rückgabe nur vermeintlich erledigt | Das Gerät steht wieder im Regal, aber der Eintrag ist nicht geschlossen. Oder es wurde einfach an jemand anderen weitergereicht | Festlegen, wer die Rückgabe annimmt und wie sie abgeschlossen wird |
| Gerät faktisch dauerhaft in Gebrauch | Täglich genutztes Equipment bleibt ausgeliehen, weil es keinen Grund gibt, es zurückzugeben | Aus der Ausleihe nehmen und der Person fest zuweisen |
Der vierte Fall ist anders gelagert als die übrigen drei. Wenn jemand ein Notebook oder eine Kamera jeden Tag nutzt und Sie dafür eine Rückgabefrist setzen, wird sie bei jedem Ablauf nur verlängert. Erinnerungen ändern daran nichts. Solche Geräte nehmen Sie besser aus der Ausleihe und weisen sie der Person fest zu. Dann stimmen Aufzeichnung und Wirklichkeit überein. Auch wenn Sie vergessene Rückgaben zählen, sollten Sie diese Fälle herausrechnen, sonst wirkt das Problem größer, als es ist.
Von den übrigen drei Fällen lassen sich die fehlende und die vergessene Frist durch bessere Abläufe auf der ausgebenden Seite verhindern. Bei der vermeintlich erledigten Rückgabe müssen Sie am Rückgabeablauf selbst ansetzen.
Ursachen von Verlusten insgesamt, über vergessene Rückgaben hinaus, und Maßnahmen dagegen haben wir in einem eigenen Artikel zusammengestelltZum Artikel über Verlustschutz bei EquipmentLegen Sie die Rückgabefrist schon beim Ausleihen fest, und zwar mit Datum und Uhrzeit. Vage Angaben wie „wenn Sie fertig sind“ oder „irgendwann diese Woche“ sind für die ausleihende Person keine Deadline.
Steht nur ein Datum da, verstehen die meisten: Hauptsache, noch am selben Tag. Braucht die nächste Person das Gerät aber am folgenden Morgen, muss es schon am Vorabend zurück sein, sonst reicht die Zeit für die Vorbereitung nicht. Setzen Sie die Frist deshalb auf eine Uhrzeit, die der nächsten Person genug Vorlauf lässt. Zum Beispiel: Kleinteile für die interne Nutzung bis 18 Uhr am selben Tag, Equipment für Drehs oder Dienstreisen bis 12 Uhr am ersten Werktag nach der Rückkehr.
Wird die Frist jedes Mal spontan festgelegt, fällt sie je nach ausgebender Person unterschiedlich lang aus. Legen Sie besser je Geräteart eine Standardfrist fest, die Ausleihende bei Bedarf verlängern. Dann muss bei der Ausgabe niemand jedes Mal neu überlegen. Eine mögliche Einteilung:
Die Versuchung ist groß, die Standardfrist großzügig zu wählen. Es werden aber weniger Rückgaben vergessen, wenn Sie sie eher kurz ansetzen und Verlängerungen unkompliziert möglich machen. Liegt die Frist zwei Wochen entfernt, ist sie bis dahin vergessen, und der Grund der Ausleihe gleich mit. Bei einer Frist in drei Tagen hat die Person ihr Vorhaben noch im Kopf.
Ein häufiger Fehler bei mitgenommenem Equipment: Der letzte Dreh- oder Veranstaltungstag wird direkt als Rückgabefrist eingetragen. An diesem Tag ist das Team mit Abbau und Rückfahrt beschäftigt, und das Equipment verbringt die Nacht im Auto oder zu Hause. Liegt die Frist auf dem letzten Tag, wird sie fast jedes Mal um einen Tag überschritten, und die Überfälligkeitsmeldungen liest bald niemand mehr. Setzen Sie die Frist auf den Vormittag des ersten Werktags nach der Rückkehr. Dann tauchen als überfällig nur noch die Fälle auf, in denen ein Gerät wirklich nicht zurückkommt.
Auch eine klare Frist garantiert nicht, dass die ausleihende Person an den Tag denkt. Spürbar weniger vergessene Rückgaben bringt eher eine Erinnerung, die die Person vor Fristablauf erreicht, als das Mahnen danach. Weil eine solche Erinnerung niemandem etwas vorwirft, ist sie für beide Seiten angenehmer.
Eine Erinnerung eine Woche vorher kommt, während das Gerät noch in Gebrauch ist, und wird überflogen. Am Morgen des Rückgabetags hat die Person womöglich Außentermine und schafft es nicht ins Lager. Kommt die Erinnerung am Vortag, spätestens 24 Stunden vor Fristablauf, kann sie die Rückgabe in den nächsten Tag einplanen. Für Kleinteile, die noch am selben Tag zurückkommen sollen, brauchen Sie keine Erinnerung. Hier genügt es, die Frist bei der Ausgabe mündlich zu nennen.
Schicken Sie die Erinnerung vor Fristablauf nur an die ausleihende Person. Wer in dieser Phase die Verwaltung oder Vorgesetzte in Kopie setzt, erweckt den Eindruck, jemanden zu überwachen, der noch gar nicht im Verzug ist. Inhaltlich gehört hinein: welches Gerät, welche Einheit, bis wann und wohin zurück. Nennen Sie auch die Inventarnummer, dann werden Geräte desselben Modells nicht verwechselt.
Unabhängig von der Erinnerung sollten Ausleihende jederzeit nachsehen können, welche Geräte sie haben und bis wann. Ein Ausleihbuch aus Papier lässt sich nur im Lager einsehen, und in einer Tabelle gehen die eigenen Zeilen zwischen denen der anderen unter. Lässt sich die Liste nach dem eigenen Namen filtern, bemerkt auch jemand, der eine Erinnerung übersehen hat, das Versäumnis selbst. Gerade wer für einen Einsatz viele Geräte auf einmal ausleiht, verliert leicht den Überblick, was noch nicht zurück ist.
Arbeiten Sie mit Tabelle oder Papier, muss die zuständige Person die Liste durchsehen und die Erinnerungen für den Folgetag von Hand verschicken. Das funktioniert, solange sie die Liste jeden Tag zur gleichen Zeit öffnet. An Tagen, an denen sie fehlt, oder in hektischen Phasen fällt es aus. Die Erinnerung am Vortag ist eine tägliche Routineaufgabe. Sie läuft zuverlässiger, wenn sie automatisch aus den Ausleihdaten verschickt wird.
Sobald die Frist abgelaufen ist, liegt der nächste Schritt nicht mehr bei der ausleihenden Person, sondern bei der Verwaltung. Vermeiden Sie beim Nachfassen, dass jeder, dem etwas auffällt, auf irgendeinem Weg nachhakt. Die eine fragt im Chat, der andere spricht jemanden im Flur an, und am Ende weiß niemand, wer wann was gesagt hat. Legen Sie die Schritte vorher fest.
Die erste Meldung darf automatisch rausgehen. Ab der zweiten Stufe meldet sich ein Mensch. Überfälligkeitsmeldungen, die täglich wiederholt werden, liest etwa ab dem dritten Tag niemand mehr, und dringende Fälle gehen darin unter. Schicken Sie die automatische Meldung nur einmal und vereinbaren Sie danach persönlich einen Termin. So kommt das Gerät in der Regel schneller zurück.
Die Verwaltung sollte festlegen, wann sie die Liste der überfälligen Ausleihen durchsieht. Wer gleich morgens hineinschaut, kann Fälle, deren Frist am Vorabend abgelaufen ist, noch am selben Tag nachverfolgen. Wird die Liste nur einmal pro Woche gesichtet, verzögert sich der persönliche Kontakt um bis zu eine Woche, und die Erinnerung der ausleihenden Person verblasst entsprechend.
Hallo Frau Weber, die Kamera (CAM-03) sollte am 3. Oktober um 12 Uhr zurück sein, ist aber noch nicht im Lager. Ab dem 6. Oktober um 9 Uhr ist sie wieder gebucht. Könnten Sie sie bis spätestens 5. Oktober zurückbringen? Falls das nicht klappt, sagen Sie mir bitte, wann Sie sie zurückgeben können.
Wichtig ist, in der Nachricht zu sagen, warum das Gerät zurück soll. Gibt es eine Folgebuchung oder steht die Inventur an, kann die Person das gegen ihre eigenen Termine abwägen. Mahnungen ohne Begründung werden aufgeschoben.
In manchen Betrieben gibt es Sanktionen wie eine Ausleihsperre. Wo Dutzende Leute um dasselbe Equipment konkurrieren, kann das abschrecken. In einem Team von rund zehn Personen wiegen Aufwand und Unbehagen bei der Durchsetzung aber oft schwerer. Bevor Sie über Sanktionen nachdenken, prüfen Sie, ob die Erinnerung am Vortag und der persönliche Kontakt am Tag nach Fristablauf tatsächlich funktionieren.
Damit Rückgabefristen eingehalten werden, muss sich eine Verlängerung leicht beantragen lassen. Gibt es dafür keinen Weg, bleibt der Person nur, die Frist stillschweigend verstreichen zu lassen. Die Verwaltung kann dann nicht unterscheiden, wer mehr Zeit braucht und wer die Rückgabe vergessen hat.
Den dritten Punkt übersieht man leicht, wenn man mit einer Tabelle arbeitet. Wird eine Verlängerung gewährt und steht deshalb die nächste Person am Tag ihrer Buchung ohne Gerät da, trifft das andere härter als eine vergessene Rückgabe. Prüfen Sie deshalb vor jeder Verlängerung, welche Termine für das Gerät noch anstehen.
In Werp™ verlängern Sie, indem Sie den Zeitraum der Buchung ändern. Überschneidet sich der neue Zeitraum mit einer anderen Buchung derselben Einheit, lässt sich die Änderung nicht speichern. So kann keine Verlängerung durchrutschen, bei der ein späterer Termin übersehen wurde.
Vermeintlich erledigte Rückgaben entstehen, wenn der Rückgabeablauf unklar ist. Gilt ein Gerät als zurückgegeben, sobald es im Regal steht? Sobald der Eintrag geschlossen ist? Oder erst, wenn jemand den Inhalt geprüft hat? Ist das nicht festgelegt, laufen System und Wirklichkeit auseinander: Laut Eintrag ist das Gerät ausgeliehen, steht aber im Regal. Oder es ist als zurückgegeben vermerkt, doch Zubehör fehlt.
Legen Sie fest: Die Rückgabe ist erledigt, wenn der Eintrag geschlossen ist. Das Gerät nur ins Regal zu stellen, reicht nicht. Prüfen Sie außerdem je nach Art des Geräts folgende Punkte:
Alles bei jeder Rückgabe zu prüfen, ist zu aufwendig. Beschränken Sie die Punkte deshalb je nach Geräteart. Beim Verlängerungskabel aus dem Besprechungsraum reicht es, ob es wieder an seinem Platz liegt. Bei Kamera-Equipment oder Notebooks, bei denen Zubehör und Daten eine Rolle spielen, legen Sie fest, wer die Rückgabe annimmt. Diese Person prüft und schließt erst danach den Eintrag. Geräte mit einem Defekt erfassen Sie als zurückgegeben und setzen ihren Status dann zum Beispiel auf „in Reparatur“, damit sie nicht an die nächste Person verliehen werden.
Noch seltener bleiben Rückgaben halb erledigt, wenn das Schließen des Eintrags Teil der Rückgabe selbst ist. Scannen Sie im Lager das QR-Label des Geräts und erfassen Sie die Rückgabe direkt vor Ort. Dann entfällt der Extraschritt, später am Schreibtisch die Tabelle zu aktualisieren, und es kommt kaum noch vor, dass ein Gerät zurück ist, der Eintrag aber offen bleibt.
Manchmal wandert Equipment von Einsatz zu Einsatz direkt an die nächste Person, ohne zwischendurch ins Lager zu kommen. Im System bleibt dann die erste ausleihende Person eingetragen, und auch die Erinnerungen gehen an sie. Wer das Gerät bekommen hat, weiß nicht, dass es auf ihn läuft, und wer es weitergegeben hat, hat es nicht mehr. Keiner von beiden gibt es zurück, und die Frist läuft ab. Machen Sie deshalb zur Regel: Bei einer Übergabe wird zuerst die Rückgabe erfasst und dann eine neue Ausleihe auf den Namen der Person angelegt, die das Gerät übernimmt. Das ist ein Schritt mehr, aber Frist und Erinnerungen gehen dann an die Person, die das Gerät tatsächlich hat.
Wie Sie Ausleihe und Rückgabe mit QR-Labels erfassen und wie die Abläufe im Alltag auch dauerhaft funktionieren, haben wir in einem eigenen Artikel zusammengefasstZum Artikel über Ausleihe und Rückgabe per QR-CodeWelche dieser Schritte Menschen übernehmen müssen und welche Sie dem System überlassen können, hängt davon ab, wo Sie Ausleihen erfassen.
| Erfassung | Erinnerung vor Fristablauf | Überblick über Überfälliges | Nachweis der Rückgabekontrolle |
|---|---|---|---|
| Ausleihbuch aus Papier | Die zuständige Person sieht im Buch nach und meldet sich von Hand | Fällt nur auf, wenn jemand das Buch aufschlägt | Mit einer Spalte für die prüfende Person möglich, später aber mühsam zu finden |
| Tabellenkalkulation | Die zuständige Person sieht die Liste durch und verschickt die Erinnerungen von Hand. Sortiert nach Rückgabedatum geht die Suche schneller | Per bedingter Formatierung rot markierbar, aber nur sichtbar, wenn jemand die Datei öffnet | Mit Spalten für Rückgabedatum und prüfende Person möglich |
| Verwaltungssoftware mit Benachrichtigungen | Geht automatisch aus den Ausleihdaten an die Person | Anzahl und Liste der überfälligen Ausleihen erscheinen in der Ansicht der Verwaltung | Wird mit der Rückgabe erfasst und bleibt im Verlauf erhalten |
Mit Papier oder Tabelle geht es durchaus. Bei wenigen Ausleihenden und einigen Ausleihen pro Woche reicht es, wenn die zuständige Person jeden Morgen die Liste durchsieht und die Erinnerungen für den Folgetag verschickt. Wenn Sie es von Hand machen, legen Sie fest, wann und von wem die Liste gesichtet wird und wer bei Abwesenheit einspringt. Wird fast täglich ausgeliehen und sind es mehr als zehn Ausleihende, lassen sich die Erinnerungen am Vortag und der Überblick über Überfälliges kaum noch Tag für Tag von Hand stemmen. Das ist ein guter Anhaltspunkt, um über ein Werkzeug nachzudenken, das die Benachrichtigungen automatisiert.
Egal, wie Sie erfassen: Zählen Sie einmal im Monat, wie viele Ausleihen überfällig waren und wie viele Tage es bis zur Rückgabe gedauert hat. So sehen Sie, was eine Änderung der Abläufe bewirkt. Die Zahlen helfen auch bei der Ursachensuche: Häufen sich Überschreitungen bei einer bestimmten Geräteart, ist die Standardfrist wohl zu kurz. Betreffen sie vor allem bestimmte Personen, ist ein persönliches Gespräch nötig.
Wenn Sie mit einer Tabelle starten möchten: Wir bieten kostenlos eine Vorlage für eine Ausleihliste an, in der Zeilen nach Ablauf des Rückgabedatums automatisch rot werden (Artikel und Vorlage auf Japanisch)Zur Anleitung und Vorlage für die AusleihlisteWie Sie Regeln für die gesamte Equipment-Verwaltung aufstellen, einschließlich der Rückgaberegeln, lesen Sie in einem eigenen Artikel.Zum Artikel über Regeln für die Equipment-VerwaltungDie meisten vergessenen Rückgaben haben zwei Ursachen: eine unklare Frist und nichts, was an die Frist erinnert. Legen Sie den Rückgabetermin beim Ausleihen mit Datum und Uhrzeit fest, bei mitgenommenem Equipment auf den ersten Werktag nach der Rückkehr. Schicken Sie der ausleihenden Person am Vortag eine Erinnerung. Ist die Frist abgelaufen, folgt eine einzige Meldung, danach vereinbart die Verwaltung persönlich einen Termin. Nehmen Sie Verlängerungen vor Fristablauf an und prüfen Sie, ob sie mit einer Folgebuchung kollidieren. Die Rückgabe ist erst erledigt, wenn der Eintrag geschlossen ist. Bei Equipment mit Zubehör oder Daten prüft die annehmende Person den Inhalt, bevor sie ihn schließt.
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Beginnen Sie im ersten Monat mit zwei Dingen: Rückgabefristen mit Uhrzeit eintragen und am Vortag erinnern. Sehen Sie sich an, wie sich die Zahl der Überschreitungen verändert, und gehen Sie erst dann das Nachfassen und die Rückgabekontrolle an. So erkennen Sie konkret, was in Ihren eigenen Abläufen noch fehlt.
Werp™ ist eine Cloud-Software für Equipment-Management, die im Browser läuft. Sie legen für Buchungen eine Rückgabefrist fest. Scannen Sie das QR-Label am Gerät mit dem Smartphone, öffnet sich die Seite des Geräts, und dort erfassen Sie Ausleihe und Rückgabe. Eine eigene App müssen Sie nicht installieren.
Bei ausgecheckten Buchungen erhält die ausleihende Person 24 Stunden vor dem Rückgabetermin und nach Ablauf der Frist eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung. Überfällige Ausleihen werden zusätzlich allen Administratoren in der App gemeldet. Auf ihrer Startseite sehen sie, wie viele Ausleihen überfällig sind und seit wie vielen Tagen jeweils.
Verlängert wird, indem Sie den Zeitraum der Buchung ändern. Eine Verlängerung, die sich mit einer anderen Buchung derselben Einheit überschneidet, ist nicht möglich. Erfasst jemand anderes als die ausleihende Person die Rückgabe, wird diese in der App benachrichtigt. Ausleihen und Rückgaben bleiben im Nutzungsverlauf gespeichert. Fällt später fehlendes Zubehör oder ein Schaden auf, können Sie nachvollziehen, wer das Gerät zuletzt benutzt hat und wann.
Erfassen, verfolgen, buchen und übergeben – ohne Toolwechsel.