Firmen-PCs und Zubehör an Mitarbeitende ausgeben: Was Sie einzeln erfassen und wie Sie die Rückgabe beim Austritt prüfen

Jemand verlässt das Unternehmen, und am letzten Arbeitstag kommt der Laptop zurück. Ob die Person aber noch das Netzteil und den mobilen Router hat, weiß sie selbst nicht mehr. Nachprüfen lässt es sich nicht, denn von der Ausgabe beim Eintritt gibt es nur eine Zeile: die Inventarnummer des Laptops. Der Laptop steht in der Inventarliste, das Zubehör, das mit ihm ausgegeben wurde, steht nirgends. Das fällt meist erst am Tag der Rückgabe auf.

Trotzdem müssen Sie nicht jedes Zubehörteil einzeln verwalten. Einzeln erfassen sollten Sie nur, was Sie einer bestimmten Person übergeben oder was das Büro verlässt. Für alles andere genügt die Stückzahl. Umgekehrt meinen wir: Trifft eines der beiden Kriterien zu, sollte ein Gerät eine Nummer bekommen und einzeln geführt werden, auch wenn es nur ein paar tausend Yen kostet. Wer in einer Firma mit etwa 30 bis 300 Beschäftigten Verwaltung und IT zugleich betreut, kümmert sich allein um alles von der Beschaffung der PCs bis zum Einsammeln der Geräte von Ausscheidenden. Zeit, jedes Teil einzeln zu verfolgen, bleibt da kaum.

Was Verwaltung und IT neben dem Firmen-PC ausgeben

Wer Verwaltung und IT zugleich betreut, gibt neben dem Firmen-PC etwa Folgendes an Mitarbeitende aus:

• Laptops oder Desktop-PCs samt Netzteil
• Externe Monitore, Dockingstationen und Adapter
• Tastatur und Maus
• Headset und Webcam
• Mobile Router, Firmen-Smartphones und Ladegeräte
• Zutrittskarten und Spindschlüssel

Der PC selbst landet je nach Anschaffungskosten als Anlagegut im Anlagenverzeichnis der Buchhaltung und bekommt eine Anlagennummer. Bei Monitoren oder Tastaturen sieht es anders aus. Nach dem japanischen Körperschaftsteuerrecht kann ein abschreibbares Wirtschaftsgut mit Anschaffungskosten unter 100.000 Yen im Jahr der Inbetriebnahme vollständig als Aufwand abgezogen werden, wenn es in diesem Jahr in den Büchern als Aufwand verbucht wird. Unter 200.000 Yen lässt es sich stattdessen auch gebündelt über 3 Jahre gleichmäßig abschreiben (National Tax Agency Japan, Tax Answer Nr. 5403). Das meiste Zubehör liegt in diesem Bereich. Wird es als Aufwand gebucht, hinterlässt es im Anlagenverzeichnis der Buchhaltung keine einzige Zeile.

Auch IT-Asset-Management-Software sammelt ihre Daten meist über einen Agenten, der auf dem PC installiert ist. Ein Monitor, der bei jemandem zu Hause steht, oder ein Headset im Ersatzregal fällt dabei leicht heraus. Bei wem zu Hause ein Monitor für 20.000 Yen steht, kann also nur die Person festhalten, die ihn ausgegeben hat.

Einzeln erfassen oder nur zählen: wo die Grenze liegt

Die Grenze ziehen Sie nicht über den Preis, sondern über zwei Fragen. Geben Sie das Gerät einer bestimmten Person? Verlässt es das Büro? Trifft eine davon zu, bekommt jedes Stück eine Nummer und wird einzeln geführt. Trifft keine zu, reicht es zu wissen, wie viele Geräte da sind.

Wer die Grenze über den Preis zieht, ordnet einen mobilen Router für 10.000 bis 20.000 Yen den Geräten zu, die nur gezählt werden. Dabei hängt an jedem Router ein eigener Mobilfunkvertrag. Geht er verloren, muss der Anschluss gesperrt werden. Wissen Sie nicht, welcher Router wann an wen ging, wissen Sie auch nicht, welchen Anschluss Sie sperren müssen. Bei einem Monitor, der fest im Besprechungsraum steht, spielt es dagegen keine Rolle, dass er 50.000 Yen kostet: Solange dort so viele Monitore stehen wie vorgesehen, hat niemand ein Problem.

Steht ein Gerät nicht in der Tabelle, hilft eine Frage: Würden Sie bei jemandem nachfragen, wenn eines davon fehlt? Fragt bei einer fehlenden Tastatur niemand nach, bleibt es bei der Stückzahl. Würden Sie nachfragen, erfassen Sie das Gerät einzeln, damit Sie die Person, die Sie fragen müssen, in der Inventarliste finden.

Für alles, was nur gezählt wird, genügt eine einzige Tabelle mit der Stückzahl pro Lagerort. Legen Sie eine Mindestmenge fest und bestellen Sie nach, sobald sie unterschritten wird. Das funktioniert wie bei einem Lagerbestand.

Zusätzliche Felder für einzeln erfasste Geräte

Zu den Grundfeldern der Inventarliste (Inventarnummer, Bezeichnung, Modell, Lagerort, Zustand) sollten Geräte, die Sie Personen übergeben, diese Felder bekommen. Dann gibt es bei Rückgabe und erneuter Ausgabe keine Unklarheiten.

• Aktuelle Inhaberin oder aktueller Inhaber und das Ausgabedatum. Ein Feld nur für die Person verrät nicht, seit wann sie das Gerät hat, und Reparaturen oder Tausch lassen sich nicht nachvollziehen
• Das mitgegebene Zubehör. Netzteil, Kabel, Hülle und alles, was Sie bei der Rückgabe abgleichen, tragen Sie gesammelt in der Zeile des Geräts ein
• Anschluss- oder Vertragsnummer. Bei mobilen Routern und Firmen-Smartphones die Rufnummer oder Anschlussnummer, bei Leasing-PCs die Vertragsnummer
• Die Anlagennummer der Buchhaltung. Nur bei PCs eintragen, die als Anlagegut aktiviert sind. Ein leeres Feld heißt dann: steht nicht im Anlagenverzeichnis der Buchhaltung
• Das Datum der Zurücksetzung. Wenn Sie festhalten, wann die Daten nach der Rückgabe gelöscht wurden, sehen Sie schon in der Inventarliste, ob das Gerät an die nächste Person gehen darf

Für den Zustand empfehlen wir, zwischen „zurückgegeben“ und „Ersatzgerät“ den Zustand „wartet auf Zurücksetzung“ einzuschieben. Wer einen zurückgegebenen PC sofort zu den Ersatzgeräten stellt, hat bald ein Gerät mit den Daten der Vorbesitzerin oder des Vorbesitzers im Regal. An einem hektischen Tag geht es genau so an die nächste Person. Erst wenn die Zurücksetzung erledigt und das Datum eingetragen ist, wird das Gerät zum Ersatzgerät. Die Zustände erzwingen also diese Reihenfolge.

Ausgabe und Rückgabe vom Eintritt bis zum Austritt

Der Weg eines einzeln erfassten Geräts folgt der Beschäftigungszeit einer Person. Einträge machen Sie dann, wenn Sie ein Gerät einer Person übergeben und wenn sie es wieder abgibt.

Vor dem Eintritt und am ersten Arbeitstag

Ein PC, auf dem Betriebssystem und Anwendungen schon eingerichtet sind, gilt bis zum ersten Arbeitstag als Ersatzgerät im Regal. Sobald Sie ihn am ersten Tag übergeben, ordnen Sie alle einzeln erfassten Geräte auf einmal der neuen Person zu: PC, Dockingstation, Router und so weiter. Zubehör wie das Netzteil führen Sie in den Notizen zum PC auf. So können Sie es bei der Rückgabe abgleichen.

Ob Sie sich den Empfang unterschreiben lassen, ist von Firma zu Firma verschieden. Zeigen Sie der Person aber in jedem Fall die Liste dessen, was sie bekommen hat. Behauptet jemand beim Austritt, ein Gerät nie erhalten zu haben, ist diese Liste der einzige Beleg.

Mit den Geräten teilen Sie am ersten Tag auch mit, an wen man sich bei einem Defekt wendet und welche Regeln gelten, etwa ob der überlassene Monitor an einen privaten PC angeschlossen werden darf. Mündlich vereinbarte Regeln sind nirgends festgehalten. Schreiben Sie sie auf dasselbe Blatt oder in dieselbe E-Mail wie die Geräteliste. Dann gibt es später nur eine Stelle zum Nachsehen.

Reparatur und Austausch im laufenden Betrieb

Tauschen Sie einen defekten PC aus, erfassen Sie am selben Tag zwei Dinge: die Ausgabe des Ersatzgeräts und den Zustand „in Reparatur“ für den defekten PC. Fehlt einer der beiden Einträge, hat die Person laut Inventarliste entweder zwei Geräte oder gar keines. Entscheiden Sie auch gleich, ob der reparierte PC zurück an die Person geht oder zu den Ersatzgeräten, und halten Sie das fest.

Wechsel in eine andere Abteilung

Bei einem internen Wechsel kommen die Geräte meist gar nicht zurück: Die Person nutzt in der neuen Abteilung denselben PC weiter. Eine Rückgabe müssen Sie nicht erfassen. Vergessen Sie aber, Abteilung und Standort zu ändern, passen die Angaben bei der nächsten Inventur nicht mehr. Nur wenn die Person in der neuen Abteilung ein anderes Modell bekommt, erfassen Sie Rückgabe und Ausgabe am selben Tag.

Geräte fürs Homeoffice und für Dienstreisen

Geräte fürs Homeoffice und für Dienstreisen verlassen beide das Büro. Trotzdem ist es einfacher, sie unterschiedlich zu erfassen. Entscheidend ist, ob das Gerät planmäßig zurückkommt.

Bekommen Homeoffice-Geräte eine Rückgabefrist, muss bei jedem Ablauf jemand verlängern. Irgendwann tut das niemand mehr, und es entsteht eine Liste voller abgelaufener Ausleihen. Setzen Sie Fristen nur bei Geräten, die wirklich zurückkommen sollen. Dann wissen Sie bei jeder überfälligen Ausleihe, dass Sie tatsächlich handeln müssen.

Geräte bei jemandem zu Hause können Sie nicht selbst kontrollieren. Realistisch ist, die Person einmal im Jahr um eine Rückmeldung zu bitten. Lassen Sie sich ein Foto schicken, auf dem das Label mit der Inventarnummer zu sehen ist. So vermeiden Sie auch Lesefehler bei der Nummer.

Geben Sie der Person schon bei der Ausleihe mit, an wen sie sich wendet und was zu tun ist, wenn ein Gerät unterwegs verloren geht. Bei mobilen Routern und Firmen-Smartphones gilt: Je früher der Anschluss gesperrt wird, desto kürzer die Zeit für Missbrauch. Ist nicht geklärt, wen man nachts oder am Wochenende anruft, wartet die Person, bis sie am nächsten Morgen ins Büro kommt.

Gibt es nur wenige Router für Dienstreisen, wird um sie gerangelt. Kommt mehrmals im Monat die Frage, ob jemand nächste Woche einen Router auf die Dienstreise mitnehmen kann, reichen ein handschriftliches Ausleihbuch oder eine Tabelle nicht mehr, um Doppelbelegungen zu verhindern. Dann ist es Zeit für ein Buchungssystem, in dem Geräte für bestimmte Tage reserviert werden.

Rückgabe beim Austritt prüfen

Beginnen Sie mit der Rückgabeprüfung nicht am letzten Arbeitstag, sondern an dem Tag, an dem Sie vom Austritt erfahren. Was am letzten Arbeitstag fehlt, holen Sie nicht mehr rechtzeitig zurück. Nimmt die Person Resturlaub, kommt sie womöglich schon vor dem offiziellen letzten Arbeitstag nicht mehr ins Büro.

Am Tag der Nachricht erstellen Sie eine Liste aller Geräte, die diese Person hat. Lässt sich die Inventarliste nach Namen filtern, dauert das ein paar Minuten. Geht das nicht, müssen Sie jede Zeile durchsehen, und das kann eine Stunde dauern.

1. Die Geräte der Person aus der Inventarliste heraussuchen, ihr die Liste schicken und sie mit dem abgleichen lassen, was sie tatsächlich hat
2. Hat die Person ein Gerät, das nicht auf der Liste steht, sofort in der Inventarliste nachtragen. Eine spätere Gelegenheit, solche Lücken zu schließen, gibt es nicht
3. Den Rückgabetermin vor den letzten Arbeitstag legen. Wer im Homeoffice arbeitet, bekommt die Versandadresse und eine Anleitung zum Verpacken
4. Nach Erhalt prüfen, ob Gerät und Zubehör vollständig sind, und erst dann als zurückgegeben markieren
5. PCs und Smartphones zurücksetzen, das Datum eintragen und erst danach zu den Ersatzgeräten stellen

Überspringen Sie Schritt 4 und markieren das Gerät als zurückgegeben, sobald es da ist, bemerken Sie das fehlende Netzteil erst, wenn Sie den PC an die nächste Person geben. Dann ist die vorherige Person längst nicht mehr im Unternehmen.

Kommt ein Gerät trotzdem nicht zurück: Ob Sie Schadensersatz verlangen oder es als Verlust verbuchen, sollte in der Richtlinie zur Geräteüberlassung oder in der Arbeitsordnung geregelt sein. Im Einzelfall darüber zu entscheiden, ist nicht Sache der zuständigen Person. Gibt es dazu noch keine Regel, nehmen Sie den Fall zum Anlass, eine zu schaffen. Beim nächsten Austritt gibt es dann keine Unsicherheit.

Wie viele Ersatzgeräte Sie brauchen

Ohne Ersatzgerät steht die Arbeit der betroffenen Person still, sobald ihr PC ausfällt, und am Tag vor einem Eintritt wird die Einrichtung womöglich nicht fertig. Zu viele Ersatzgeräte sind aber auch ein Problem: Ein Modell, das jahrelang im Regal lag, nähert sich beim ersten Einsatz schon dem Ende des Betriebssystem-Supports.

Als Richtwert nehmen Sie die Zahl der Geräte, die im letzten Jahr durch Defekt, Verlust oder Neueinstellungen zusätzlich gebraucht wurden, rechnen sie auf einen Monat um und multiplizieren mit der Zahl der Monate von der Bestellung bis zum einsatzbereiten Gerät. Wurden in einem Jahr 18 Geräte gebraucht und dauert es von der Bestellung bis zur fertigen Einrichtung anderthalb Monate, ergibt 18 ÷ 12 × 1,5 zwei bis drei Geräte. Das ist grob gerechnet, liegt aber seltener daneben als ein Bauchgefühl. Stellt Ihr Unternehmen vor allem im April ein, legen Sie zusätzlich bis März so viele Geräte bereit, wie Neueinstellungen geplant sind.

Führen Sie auch Ersatzgeräte in der Inventarliste und kennzeichnen Sie sie über den Zustand als Ersatzgerät. Nimmt jemand ein Gerät aus dem Ersatzregal und gibt es aus, während es in der Liste noch als Ersatz steht, steht die nächste Person, die eines sucht, vor einem leeren Regal. Geräte in Reparatur zählen nicht als Ersatz, und am Tag ihrer Rückkehr ändern Sie den Zustand wieder. Nehmen Sie beides in den Ablauf für den Gerätetausch auf. Dann stimmt die Zahl der Ersatzgeräte in der Liste mit dem Regal überein.

Wenn Sie veraltete Ersatzgeräte entsorgen, löschen Sie die Zeile nicht, sondern setzen sie auf „entsorgt“. Halten Sie das Entsorgungsdatum fest und wer die Daten mit welcher Methode gelöscht hat. Hat ein Dienstleister die Löschung übernommen, tragen Sie auch die Nummer des Löschzertifikats ein. Fragt in ein paar Jahren jemand, was mit den Daten auf diesem PC passiert ist, ist diese eine Zeile die einzige Antwort.

Was IT-Asset-Management-Software abdeckt und was nicht

IT-Asset-Management-Software sammelt, je nach Produkt in unterschiedlichem Umfang, über einen Agenten auf dem PC Informationen über das Innenleben eines Geräts: Betriebssystemversion, installierte Software, Lizenzzahlen, Stand der Updates. Mobile Device Management (MDM) verteilt Einstellungen aus der Ferne an Smartphones und PCs und kann bei Verlust den Bildschirm sperren oder die Daten löschen. Beides setzt voraus, dass das Gerät eingeschaltet und mit dem Netz verbunden ist.

Ersatzgeräte im Regal, PCs beim Reparaturdienst, ein Monitor, der noch bei einer ausgeschiedenen Person zu Hause steht, ein mobiler Router, der noch im Karton liegt: Von ihnen kommen keine Daten über den Agenten, oder es ist gar keiner installiert. Wo ein Gerät physisch ist, wer es hat und wann es zurückkommt, müssen Sie anderswo festhalten.

Statt beides mit einem Werkzeug abzudecken, ist es einfacher, die beiden Datenbestände nebeneinander zu führen und die Inventarnummer als gemeinsamen Schlüssel zu nutzen. Verwenden Sie die Inventarnummer des PCs auch als Hostnamen, finden Sie zu einem Gerät, das in der Software mit veralteten Updates auffällt, in der Inventarliste sofort heraus, wo es physisch steht. Umgekehrt sehen Sie für ein Gerät, das laut Inventarliste verschwunden ist, in der Software nach, wann es zuletzt mit dem Netz verbunden war.

Tragen Sie dabei dieselben Felder nicht von Hand in beide ein. Für Inhaber und Standort gilt die Inventarliste, für Betriebssystem, Software und die letzte Netzverbindung die Software. Ist nicht pro Feld festgelegt, welche Quelle gilt, weiß niemand, welcher Eintrag zu korrigieren ist, wenn die beiden Datenbestände unterschiedliche Inhaber nennen.

Bei rund 30 Beschäftigten kommen manche Firmen ohne IT-Asset-Management-Software aus, mit einer Inventarliste und einer Inventur pro Jahr. Geht es auf 300 Beschäftigte zu, lassen sich Lizenzen und Sicherheitsupdates kaum noch von Hand verfolgen. In beiden Fällen gilt aber: Wo das Zubehör ist, steht in der Inventarliste.

Häufige Fragen

Fazit

Ob Sie Zubehör einzeln erfassen, entscheidet nicht der Preis, sondern ob Sie es einer Person übergeben oder ob es das Büro verlässt. Tastaturen und Mäuse zählen Sie, mobile Router und Monitore fürs Homeoffice erfassen Sie einzeln.

Einträge machen Sie bei der Ausgabe, beim Austausch wegen Reparatur und bei der Rückgabe. Die Prüfung beim Austritt beginnt an dem Tag, an dem Sie davon erfahren, mit der Liste der Geräte dieser Person. Als zurückgegeben gilt ein Gerät erst, wenn auch das Zubehör vollständig ist. Das Innenleben der PCs überlassen Sie der IT-Asset-Management-Software; wo die Geräte physisch sind, steht in der Inventarliste. So aufgeteilt bleibt die Arbeit auch für eine einzelne Person zu bewältigen, die Verwaltung und IT zugleich betreut.