Wer Drehequipment in Excel verwaltet, stößt früher oder später auf typische Probleme: Doppelbuchungen fallen erst am Vortag auf, wer welches Gerät hat, hängt vom Gedächtnis ab, und vom Set aus lässt sich die Inventarliste nicht aktualisieren. Wir haben uns auf Video-, Foto- und Eventproduktion beschränkt und fünf typische Stolpersteine zusammengestellt. Außerdem: was sich mit ein paar Kniffen auffangen lässt und welche Grenzen trotzdem bleiben.
Am Tag vor dem Dreh gehen Sie das Equipment durch, und das Funkmikrofon, das eigentlich da sein müsste, ist nirgends zu finden. In der Inventarliste steht es als verfügbar, aber niemand weiß, wer es zuletzt mitgenommen hat. In der Video-, Foto- und Eventproduktion passiert so etwas leicht. Das Equipment liegt nicht nur im Lager, sondern wandert an Drehorte, in den Schnitt und bis zu Crewmitgliedern nach Hause. Und Drehtermine verschieben sich wegen des Wetters, der Darsteller oder der Kunden.
Wir, das Team hinter Werp™, haben früher selbst Videos produziert. Unser Equipment haben wir in einer Tabelle verwaltet, bis die Pflege mit dem Geschehen am Set nicht mehr Schritt hielt und irgendwann ganz einschlief. Rückblickend lag es nicht an der Zahl der Geräte. Equipment, das nie das Büroregal verlässt, lässt sich auch bei mehreren hundert Stück gut in einer Tabelle führen. Umgekehrt passen die Einträge schnell nicht mehr zur Wirklichkeit, wenn nur wenige Geräte im Spiel sind, diese aber jede Woche auf Außendreh gehen. Entscheidend war, ob ein Gerät das Haus verlässt und wie oft die beteiligten Personen wechseln.
Excel und andere Tabellenkalkulationen sind dabei nicht das Problem. Solange es wenig Equipment gibt und immer dieselben Leute damit arbeiten, leisten sie gute Dienste. In diesem Artikel beschreiben wir fünf Situationen, in denen die Verwaltung per Excel in der Produktion typischerweise ins Stocken gerät. Danach geht es darum, was Sie innerhalb der Tabelle verbessern können und woran Sie erkennen, dass sich die Art der Erfassung selbst ändern sollte.
Woran Sie branchenunabhängig erkennen, ob es Zeit ist, Excel hinter sich zu lassen, haben wir in einem eigenen Artikel neutral zusammengefasst.Zu den EntscheidungskriterienFür den Einstieg ist Excel sehr bequem. Es verursacht keine zusätzlichen Kosten, und Sie können beliebig viele Felder ergänzen. Wenn ein kleines Team ein paar Dutzend Geräte verwaltet, gibt es meist keine Probleme. In der Produktion kommen aber oft mehrere Bedingungen zusammen, mit denen Tabellenkalkulationen schlecht zurechtkommen.
In der Liste steht zum Beispiel „1 Kamera“. Am Set kann der Dreh aber erst beginnen, wenn auch Akkus und Speicherkarten vollständig sind. Wer genau erfasst, bekommt immer mehr Zeilen. Wer grob erfasst, bemerkt Lücken erst spät. Diese Balance zu finden, fällt bei Produktionsequipment besonders schwer.
Sobald feste und vorläufige Termine durcheinanderstehen, dauert es auch länger, die Tabelle überhaupt zu lesen. Solange Farben und Kommentare das noch auffangen, geht es. Kann aber nur noch die Person, die die Tabelle angelegt hat, sie richtig deuten, ist es womöglich Zeit, die Verwaltung zu überdenken.
Die folgenden Probleme lassen sich mit Softwarefunktionen allein kaum lösen. Wenn das Equipment ständig in Bewegung ist, die Erfassung aber erst später beim Öffnen einer Datei geschieht, veraltet selbst die sorgfältigste Inventarliste.
Dieselbe Kamera oder dasselbe Objektiv ist am selben Tag für zwei verschiedene Projekte eingeplant. Auch wenn Ausleihdatum und geplante Rückgabe in der Liste stehen: Ob sich Zeiträume überschneiden, muss jedes Mal ein Mensch prüfen.
Noch schwieriger wird es, wenn Sie dasselbe Gerät mehrfach besitzen. Dann müssen Sie aus dem Buchungsplan herauslesen, wie viele von drei Exemplaren gerade frei sind. Und jede Terminänderung bedeutet, dass die Prüfung von vorn beginnt.
In der Produktion lässt sich ein Drehtag nicht einfach verschieben, nur weil Equipment fehlt. Stellt sich der Engpass erst heraus, wenn Location, Darsteller und Crew schon gebucht sind, bleibt nur, eilig etwas zu mieten oder den Dreh umzuplanen. Je später die Lücke auffällt, desto größer werden Kosten und Abstimmungsaufwand, die sich bei rechtzeitiger Kenntnis hätten vermeiden lassen.
Was nicht in der Liste steht, ergänzen die Beteiligten aus dem Gedächtnis. „Das Objektiv hat doch letzte Woche jemand für das Projekt mitgenommen“: Mit solchen Hinweisen kommt man im Moment manchmal irgendwie durch.
Nur funktioniert das nicht mehr, sobald die zuständige Person fehlt. Sie ist auf einem anderen Dreh, nicht erreichbar, oder ihr Vertrag ist ausgelaufen. Dann weiß auch niemand mehr, wo das Gerät ist. Weitergeben lässt sich nur, was in der Liste steht.
Am tückischsten ist eine Liste, die größtenteils stimmt. In eine Tabelle, der man gar nicht trauen kann, schaut bald niemand mehr, und man sucht sich einen anderen Weg. Eine Liste, die zu etwa 80 % stimmt, nutzt man dagegen weiter. Deshalb steht die Arbeit genau dann still, wenn man auf eine veraltete Angabe trifft, und das meist unter Zeitdruck.
Equipment wechselt vor dem Lager, auf dem Parkplatz am Drehort oder beim Abbau in der Veranstaltungshalle die Hände. In der Hektik auf dem Smartphone eine breite Tabelle zu öffnen, die richtige Zeile zu suchen und etwas einzutragen, kostet mehr Mühe, als man denkt.
Also wird das Aktualisieren gern verschoben. In nachträglich eingetragene Daten schleichen sich zwangsläufig Lücken und Erinnerungsfehler ein. Und wenn man der Liste nicht ansieht, ob sie aktuell ist, fragt man am Ende doch per Chat oder Telefon nach.
Detailliertere Eingaberegeln scheinen die Daten genauer zu machen. Doch wenn sie am Set niemand befolgt, bringen sie nichts. Entscheidend ist, ob sich der Handgriff des Erfassens selbst verkürzen lässt.
In einer lange genutzten Tabelle entsteht jedes Mal eine neue Version, wenn jemand sie unter anderem Namen speichert: „aktuell“, „aktuell_korrigiert“, „final“. Und ausgerechnet an einem Tag, an dem niemand vor Ort weiß, welche die richtige ist, muss man etwas nachsehen.
In Tabellen mit vielen Formeln können Bezüge kaputtgehen, wenn Zeilen gelöscht oder kopiert werden. Ein Umzug in eine Cloud-Tabelle hilft beim gleichzeitigen Bearbeiten und beim Änderungsverlauf. Die Pflege komplexer Formeln und die Verwaltung der Freigaben erledigen sich dadurch aber nicht von selbst.
Wenn schon das Aufräumen der Datei viel Zeit frisst, lohnt sich ein Blick auf den eigentlichen Zweck. Es geht nicht darum, die Tabelle sauber zu halten, sondern darum, im entscheidenden Moment zu wissen, wie es um das Equipment steht.
Ist ein Gerät ausgeliehen, zurückgegeben oder in Reparatur? Wer diesen Status allein über Formeln automatisch ermitteln will, landet bei einem komplizierten Aufbau. Wird der Verlauf Zeile für Zeile fortgeschrieben, ist der aktuelle Stand besonders schwer herauszulesen.
Hinzu kommt, dass das Gerät selbst keinen Anhaltspunkt liefert. Wenn Sie ein Objektiv aus dem Regal nehmen, sehen Sie nicht sofort, zu welcher Zeile in der Liste es gehört. Gibt es mehrere Geräte desselben Modells, müssen Sie die Seriennummern abgleichen.
Und gesucht wird meistens dann, wenn die Zeit knapp ist. Fällt am Abend vor dem Dreh oder am Drehmorgen auf, dass etwas fehlt, ist es schneller, herumzufragen, als den Verlauf sorgfältig durchzugehen. Das liegt nicht daran, dass sich jemand zu wenig Mühe gibt, sondern daran, dass Gerät und Eintrag nicht verbunden sind.
Öffentliche Daten, die tatsächlich messen, wie lange in der Video- oder Eventproduktion nach Equipment gesucht wird, haben wir bei unserer Recherche nicht gefunden. Als Anhaltspunkt für die Größenordnung nennen wir deshalb die Ergebnisse einer Umfrage aus der Baubranche, in der die Abläufe ähnlich sind. Es sind keine eigenen Messwerte. Bitte lesen Sie sie als Richtwert aus einer anderen Branche.
35 Minuten am Tag klingen nach einer Zeitspanne, die zwischen anderen Aufgaben untergeht. Aufs Jahr gerechnet sind es aber rund 27 Arbeitstage pro Person, also mehr als die Arbeitstage eines ganzen Monats. In Produktionsfirmen ballt sich die Suche zudem oft am Vortag des Drehs oder am Drehmorgen. Deshalb fühlt sich die Belastung oft größer an, als die Zahl vermuten lässt.
Auffällig ist außerdem, dass rund 4 von 10 Befragten angeben, nicht auffindbares Material habe ihre Arbeit beeinträchtigt. Näher am Alltag am Set als die reine Suchzeit ist vielleicht die Frage, wie oft sich durch das Suchen Pläne verschoben haben. Weil die Umfrage die Baubranche betrifft, lassen sich die Zahlen nicht direkt übertragen. Dass die Suchzeit steigt, je mehr Equipment das Haus verlässt, dürfte in der Produktion aber genauso gelten.
Sie müssen jetzt nicht sofort das Werkzeug wechseln. Manchmal reicht es, die Abläufe zu ordnen, damit Excel oder eine andere Tabellenkalkulation noch lange trägt.
All das lässt sich sofort umsetzen. Vor allem Datenüberprüfung und Namensregeln wirken schnell: Die Suche übersieht seltener etwas, und es entstehen weniger doppelte Einträge.
Allerdings setzen diese Maßnahmen voraus, dass jemand die Tabelle weiterhin öffnet und aktualisiert. Ist schon das Öffnen der Tabelle beim Abbau eine Last, bringen bessere Eingaberegeln nur begrenzt etwas. Wir haben selbst erst alle Kniffe ausprobiert und dann die Art der Erfassung geändert. Diese Reihenfolge halten wir nach wie vor für richtig. Nur: Was wir mit den Kniffen lösen wollten, blieb größtenteils ungelöst.
Wenn Sie externen Crewmitgliedern ungern Bearbeitungsrechte geben, laufen Änderungen zudem über jemanden im Haus. Bei ein paar Dutzend Geräten und einem festen Team ist das womöglich kein Problem. Bei mehreren hundert Geräten, die ständig raus- und wieder reingehen, und häufigen Terminänderungen wird die Pflege der Liste dagegen schnell zu einer eigenen Aufgabe.
Wie geht Werp™ mit den beschriebenen Stolpersteinen um? Werp™ ist eine SaaS-Lösung, mit der Sie Equipment, Buchungen und Mitglieder pro Workspace verwalten. Sie läuft komplett im Browser, sodass weder Ihre Crew noch externe Freelancer eine eigene App installieren müssen.
Jedes Gerät bekommt ein QR-Label. Scannen Sie es mit der Smartphone-Kamera, öffnet sich eine Seite, auf der Sie mit einem Tipp den Check-out (Mitnahme) oder den Check-in (Rückgabe) erfassen. Wer wann was mitgenommen hat, wird automatisch im Verlauf gespeichert. Die Frage „Wer hatte das Objektiv zuletzt?“ klären Sie also, ohne sich durch die Tabelle zurückzuarbeiten. Selbst mitten im Abbau heißt das nur: Label scannen, Button tippen.
Buchungen werden auf Überschneidungen geprüft. Ist ein Gerät für das gewählte Datum schon reserviert, lässt sich die Buchung nicht anlegen. So stoppen Sie Doppelbuchungen schon beim Einplanen statt erst am Drehmorgen. Wenn die Rückgabefrist naht und wenn sie überschritten ist, erhält die ausleihende Person automatisch eine Erinnerungsmail. Niemand muss sich also ums Nachhaken kümmern.
Noch ein Wort zum Erfassungsaufwand: WerpAI™ füllt Modellnummer, technische Daten und Produktbild anhand des Produktnamens oder des Barcodes (JAN/EAN/UPC-A) automatisch aus. Sie müssen also nicht jedes Gerät einzeln von Hand eintippen. Wenn Sie schon eine Inventarliste in Excel haben, steht Ihnen der CSV-Import in allen Plänen zur Verfügung.
Als Ausgangspunkt für die Equipment-Verwaltung sind Excel und andere Tabellenkalkulationen durchaus vernünftig. Solange es wenig Equipment gibt und ein festes Team damit arbeitet, helfen schon Eingaberegeln und getrennte Blätter, den Überblick zu behalten.
Überdenken sollten Sie das Ganze, wenn viele verschiedene Geräte für jedes Projekt das Haus verlassen, die Beteiligten wechseln und sich Termine ständig verschieben. Wie eingangs beschrieben, entscheidet nicht die Menge, sondern ob das Equipment das Haus verlässt. Doppelbuchungen fallen erst kurz vorher auf, wer was hat, hängt am Gedächtnis einzelner, und am Set wird die Liste nicht aktualisiert: Wenn Ihnen mehr als einer dieser Punkte bekannt vorkommt, lohnt es sich, die Erfassung für einen Teil des Equipments umzustellen.
Sie müssen nicht alles auf einmal umziehen. Beginnen Sie mit einem Projekt und nur mit den Geräten, die am häufigsten verliehen werden. Prüfen Sie, ob sich die Erfassung am Set ohne Mühe erledigen lässt, und erweitern Sie erst dann den Umfang.
Erfassen, verfolgen, buchen und übergeben – ohne Toolwechsel.