Mit Excel oder Google Sheets anzufangen, ist für die Equipment-Verwaltung genau richtig. An fünf Stellen stößt die Tabelle aber an Grenzen: gleichzeitiges Bearbeiten, Suche, Buchungen, Benachrichtigungen und Aktualisierung per Smartphone. Hier finden Sie Tricks, mit denen sie länger trägt, fünf Schritte zum Umstieg auf ein Fachsystem und die typischen Fallstricke bei der Datenübernahme.
Die Datei ließ sich nicht speichern, weil jemand anderes sie gerade offen hatte. Der Beamer, der eigentlich verliehen sein sollte, stand aus unerklärlichen Gründen wieder im Regal. Die Mengenspalte stimmte irgendwann nicht mehr mit dem überein, was tatsächlich da war. Meist sind es solche Kleinigkeiten, bei denen man zum ersten Mal denkt: Unsere Inventarliste kommt wohl an ihre Grenzen. In vielen Organisationen hat die Equipment-Verwaltung in Excel oder Google Sheets irgendwann einfach angefangen, ohne dass es je jemand beschlossen hätte. Weil sich niemand an den Anfang erinnert, ist auch schwer zu sagen, wann Schluss sein sollte.
Dieser Artikel würdigt zunächst, was an Excel und anderen Tabellen gut ist. Danach geht es der Reihe nach um die Warnsignale, um Tricks, mit denen die Tabelle noch eine Weile trägt, und um die konkreten Schritte und Fallstricke, falls Sie auf ein Fachsystem umsteigen. Vorweg: Wir sind nicht der Meinung, dass jede Organisation umsteigen sollte. Ziel ist, dass Sie am Ende genug in der Hand haben, um für Ihre eigene Organisation zu entscheiden.
Dass die Equipment-Verwaltung in Excel oder Google Sheets begonnen hat, war für fast jede Organisation die vernünftigste Wahl. Als erster Schritt ist zumindest nichts einfacher.
Dafür gibt es drei Gründe. Erstens kostet es praktisch nichts. Das Werkzeug ist ohnehin im Haus, es braucht weder eine interne Freigabe noch einen Vertrag. Zweitens ist es enorm flexibel. Wünsche wie „Nur für dieses Gerät eine Spalte für das Garantieende“ oder „Für jede Abteilung ein eigenes Blatt“ lassen sich sofort umsetzen. Wo Sie bei einem Fachsystem über eine geänderte Konfiguration oder eine neue Funktion sprechen müssten, fügen Sie in der Tabelle einfach eine Spalte hinzu. Drittens kann es jeder bedienen. Neuen Kolleginnen und Kollegen muss man kaum etwas erklären, denn kaum jemand hat noch nie mit einer Tabellenkalkulation gearbeitet.
Organisationen, auf die Folgendes zutrifft, müssen deshalb auch nicht auf Biegen und Brechen zu einem Fachsystem wechseln.
Wenn es unter diesen Bedingungen funktioniert, können Sie einfach so weitermachen. Ein neues Werkzeug bringt immer Kosten mit sich: für die Einarbeitung und für den Umstieg selbst. Solange keine Probleme auftreten, gibt es keinen Grund, diese Last vorab auf sich zu nehmen. Im Folgenden geht es um den Fall, dass ein Ablauf, der einmal funktioniert hat, irgendwann nicht mehr rund läuft.
Die Grenze kommt nicht auf einen Schlag. Sie ist das Ergebnis vieler kleiner Ärgernisse, die sich nach und nach summieren. Irgendwann merkt man: Das liegt nicht an meiner Aufmerksamkeit, sondern am System. Diese fünf Anzeichen werden am häufigsten genannt.
Zwei Personen haben die gemeinsame Datei gleichzeitig offen, und die Änderung der einen wird von der anderen überschrieben. Oder es erscheint die Meldung, dass die Datei gerade von einem anderen Benutzer verwendet wird, und sie lässt sich nur schreibgeschützt öffnen. Liegt die Excel-Datei auf einem Fileserver oder in einem Cloud-Speicher, ist das kaum zu vermeiden. Gerade wenn man schnell etwas korrigieren will, kommt man nicht hinein. Eine Kleinigkeit, die auf Dauer zermürbt.
Mit einem Wechsel zu Google Sheets ist das gleichzeitige Bearbeiten an sich gelöst. Dafür taucht ein anderes Problem auf: Ändern zwei Personen dieselbe Zelle mit unterschiedlicher Absicht, gewinnt, wer zuletzt geändert hat. Wer wann was geändert hat, lässt sich zwar im Versionsverlauf nachvollziehen, aber im Arbeitsalltag schaut dort kaum jemand nach. Wenn es auffällt, passt die Mengenspalte schon nicht mehr zum tatsächlichen Bestand.
Ab etwa 100 Geräten wird das Suchen deutlich mühsamer. Die Modellbezeichnung steht mal als „EOS R6“, mal als „EOS-R6“ und mal als „Canon EOS R6“ in der Liste, und die Suche findet nicht auf Anhieb den richtigen Eintrag. Ein Filter auf die Kategoriespalte hilft auch nicht, wenn jeder die Kategorien anders vergibt. Die Tabelle ist da, aber bis zur gesuchten Zeile vergehen Minuten.
Noch lästiger ist, dass am Gerät selbst keine Information hängt. Wer eine Kamera aus dem Regal nimmt, weiß nicht, zu welcher Zeile der Liste sie gehört. Von den Daten zum Gerät kommt man, vom Gerät zu den Daten nicht. Bei der Inventur müssen Sie aber genau diesen Weg vom Gerät zur Zeile gehen, und zwar für jedes einzelne Gerät.
Sobald Sie Termine wie „Nächsten Dienstag brauche ich den Beamer“ in einer Tabelle verwalten wollen, wird es schwierig. Auch mit einer Datumsspalte muss ein Mensch mit bloßem Auge prüfen, ob sich Termine für dasselbe Gerät überschneiden. Bei Equipment, das es mehrfach gibt, erst recht: Aus einer Buchungstabelle auf einen Blick abzulesen, wie viele von drei Geräten noch frei sind, ist unrealistisch.
Die Folge: Das „Darf ich das nehmen?“ auf Zuruf oder im Chat kehrt zurück. Die Liste existiert, aber abgestimmt wird außerhalb davon. Dann steht in der Tabelle nur noch, was im Nachhinein eingetragen wurde, und auch das wird meist aufgeschoben.
Eine Tabelle sagt Ihnen nichts, solange Sie nicht selbst hineinschauen. Sie können eine Spalte für das geplante Rückgabedatum anlegen, aber nichts sagt jemandem Bescheid, wenn der Tag gekommen ist. Selbst wenn eine bedingte Formatierung die Zelle rot färbt, sieht das nur, wer die Datei gerade geöffnet hat.
In Organisationen, in denen ständig etwas verliehen wird, führt das direkt zu verschollenem Equipment. Auch wiederholte Hinweise ändern daran nichts: Solange nichts automatisch an die Rückgabe erinnert, passiert es immer wieder. Böse Absicht steckt nicht dahinter. Die Leute vergessen es schlicht.
Wer Equipment mitnimmt, sitzt dabei selten am Schreibtisch, sondern steht im Lager, ist beim Einsatz oder am Drehort. Dort die Tabelle auf dem Smartphone öffnen, seitlich durch eine breite Liste scrollen, die richtige Zeile suchen und in winzige Zellen tippen: Dass das nicht praxistauglich ist, merkt man beim ersten Versuch.
Und dann beginnt das „Ich trage es später gesammelt ein“. Was später gesammelt eingetragen wird, stimmt meistens nicht genau. Außerdem sieht man der Tabelle nicht an, ob eine Zeile aktuell ist oder ob sich schon lange niemand mehr darum gekümmert hat. Wenn im Team der Satz „Auf die Liste kann man sich eh nicht verlassen“ Konsens ist, hat dieses Verfahren ausgedient.
Auch wenn Ihnen einige dieser Anzeichen bekannt vorkommen, müssen Sie nicht sofort umsteigen. Mit ein paar Kniffen im Alltag lässt sich vieles verbessern. Hier sind drei typische Maßnahmen, jeweils mit ihrem Nutzen und ihren Grenzen.
Die erste ist die Eingabeprüfung (in Excel „Datenüberprüfung“, in Google Sheets „Datenvalidierung“). Machen Sie die Statusspalte zu einem Dropdown, in dem nur „Verfügbar“, „Verliehen“ und „In Reparatur“ auswählbar sind. Lassen Sie auch den Lagerort nur aus vorhandenen Einträgen wählen. Damit ist der Großteil der uneinheitlichen Schreibweisen schon gestoppt. Die Einrichtung dauert ein paar Minuten und kostet nichts. Wenn Sie irgendwo anfangen, dann hier.
Allerdings hat das Grenzen. Die Regel greift nur, wenn jemand direkt in die Zelle tippt. Bei neu eingefügten Zeilen für neue Geräte oder bei Daten, die per Kopieren und Einfügen aus einem anderen Blatt kommen, kann sie verloren gehen. Hebt jemand die Regel selbst auf, merkt das niemand. Ob sie eingehalten wird, lässt sich am Ende nur prüfen, indem jemand in die Tabelle schaut.
Die zweite Maßnahme: Freigaben und Berechtigungen überarbeiten. Beschränken Sie die Bearbeitung auf wenige Personen und geben Sie allen anderen nur Leserechte. Sperren Sie Formelspalten und Kopfzeilen mit dem Blattschutz. So gehen Kollisionen beim gleichzeitigen Bearbeiten und versehentliches Löschen spürbar zurück. In Google Sheets halten Versionsverlauf und Zellkommentare außerdem fest, wer was warum geändert hat.
Je weniger Personen bearbeiten dürfen, desto langsamer wird aber aktualisiert. Eine Liste, die das Team vor Ort nicht selbst korrigieren kann, wartet immer auf die zuständige Person. Mehr Kontrolle bedeutet ältere Daten, mehr Aktualität bedeutet weniger Kontrolle. Dieses Tauziehen lässt sich mit keiner Einstellung auflösen.
Die dritte Maßnahme sind eine Vorlage und eine Felddefinition. Legen Sie ein Blatt an, das die Bedeutung jeder Spalte festlegt, und schreiben Sie Pflichtfelder, Benennungsregeln und die Liste der Kategorien auf. Auch der Ablauf für die Erfassung neuer Geräte gehört dazu. Dann wird auch nach einem Personalwechsel in gleicher Qualität erfasst. Und diese Arbeit ist selbst dann nicht verloren, wenn Sie später doch umsteigen (Schritt 1 des Umstiegs weiter unten ist genau das).
Die Grenze: Eine Vorlage setzt voraus, dass sie gelesen wird. Ob die Regeln eingehalten werden, bleibt jedem selbst überlassen, und wenn nicht, merkt es niemand. Je mehr Regeln es gibt, desto mehr muss man sich außerdem merken.
| Maßnahme | Was sie bringt | Was bleibt |
|---|---|---|
| Eingabeprüfung / Dropdowns | Deutlich weniger uneinheitliche Schreibweisen und Tippfehler. In wenigen Minuten eingerichtet | Kann bei neuen Zeilen oder beim Einfügen per Copy & Paste verloren gehen. Wird sie aufgehoben, merkt es niemand |
| Freigaben / Blattschutz | Verhindert Kollisionen beim gleichzeitigen Bearbeiten und versehentliches Löschen. Änderungen bleiben nachvollziehbar | Je weniger Personen bearbeiten, desto später wird aktualisiert und desto älter sind die Daten |
| Vorlage / Felddefinition | Das Wissen hängt nicht an einer Person; auch nach einem Wechsel wird richtig erfasst | Ob die Regeln eingehalten werden, sieht niemand. Die Zahl der Regeln wächst |
Alle drei setzen voraus, dass Menschen sie korrekt anwenden. Solange wenige, feste Personen beteiligt sind, ist das kein Problem. Es bröckelt, wenn mehr Leute dazukommen, oder schlicht dann, wenn der Betrieb hektischer wird.
Ob sich ein Umstieg lohnt, hängt nicht nur an der Zahl der Geräte. Zählen Sie, wie viele der folgenden sieben Punkte auf Sie zutreffen.
Treffen drei oder mehr Punkte zu, ist es Zeit, sich mit einem Fachsystem zu beschäftigen. Bei null bis zwei Punkten tragen die Maßnahmen aus dem vorigen Abschnitt noch eine gute Weile. Treffen fünf oder mehr zu, ist die Liste vermutlich schon ziemlich ungenau. Dann kommen Sie unterm Strich schneller voran, wenn Sie zuerst überlegen, wie Sie die vorhandenen Daten bereinigen, und erst danach ein Werkzeug auswählen.
Umstieg klingt nach Großprojekt, aber bei der Equipment-Verwaltung ist ziemlich klar, was zu tun ist. Wenn Sie die Reihenfolge einhalten, steht das Ganze in einigen Tagen bis etwa zwei Wochen.
Exportieren Sie nicht sofort, sondern räumen Sie zuerst die bestehende Tabelle auf. Streichen Sie Zeilen für Geräte, die nicht mehr genutzt werden. Vereinheitlichen Sie die Kategorienamen und die Schreibweise der Modellbezeichnungen. Prüfen Sie, ob die wichtigsten Spalten (Name, Modell, Menge, Lagerort) in jeder Zeile ausgefüllt sind. Das ist unspektakulär, bringt aber im gesamten Umstieg am meisten.
Wer diesen Schritt überspringt, packt unsaubere Daten einfach in eine neue Kiste. Nach dem Umstieg zu korrigieren, macht in jedem Fall mehr Arbeit als vorher. Ist dieser Schritt erledigt, ist der Rest fast nur noch Routine.
Nach dem Aufräumen speichern Sie die Liste im CSV-Format: in Excel über „Speichern unter“ als „CSV UTF-8“, in Google Sheets über „Datei > Herunterladen > Kommagetrennte Werte (.csv)“. Exportieren Sie dabei nur ein einziges Blatt. Ist die Liste nach Abteilungen oder Jahren auf mehrere Blätter verteilt, führen Sie diese vorher besser zu einem zusammen.
Entfernen Sie jetzt auch verbundene Zellen, Zwischensummen sowie Hinweis- und Notizzeilen im Blatt. CSV kennt nur eine Struktur: eine Zeile ist ein Datensatz. Alles, was nur der Optik dient, wird zum Störfaktor. Zeile 1 enthält nur die Spaltenüberschriften, ab Zeile 2 folgen ausschließlich Daten. In dieser Form sinkt die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass der Import ins Stocken gerät.
Gleichen Sie nach dem CSV-Import unbedingt die Zahlen ab. Stimmt die Zahl der Zeilen im Original mit der Zahl der importierten Einträge überein? Stimmt die Gesamtmenge? Schon diese beiden Prüfungen decken größere Lücken auf. Wenn Sie die Zahlen direkt nach dem Import einmal festhalten, können Sie später nachvollziehen, wann eine Abweichung entstanden ist.
Zeilen mit Importfehlern sollten Sie nicht liegen lassen, sondern gleich auf die Ursache prüfen. Meist sind es einfache Gründe, etwa Text in der Mengenspalte oder ein leeres Pflichtfeld. Muss man bei einem Werkzeug an dieser Stelle alles neu importieren, geht es bei jeder fehlerhaften Zeile von vorn los. Es lohnt sich, vorher zu klären, ob sich nur die fehlerhaften Zeilen korrigieren und nachträglich importieren lassen.
QR-Labels oder Ähnliches an den Geräten anzubringen, ist der zeitaufwendigste Teil des Umstiegs. Wer alles auf einmal bekleben will, bleibt meist auf halber Strecke stehen. Übrig bleibt ein halbfertiger Zustand, in dem beklebte und unbeklebte Geräte durcheinander stehen.
Wir empfehlen, mit den am häufigsten verliehenen Geräten anzufangen. Je öfter ein Gerät unterwegs ist, desto eher weichen die Einträge ab und desto mehr bringt das Label. Sind die obersten 20 % beklebt, ist der Großteil des Tagesgeschäfts schon abgedeckt. Geräte, die kaum je das Regal verlassen, können Sie nach und nach bei der nächsten Inventur bekleben.
Drucken Sie nur so viele Labels, wie Sie am selben Tag anbringen können. Bei gedruckten, aber nicht aufgeklebten Labels weiß bald niemand mehr, wohin sie gehören, und sie verschwinden in irgendeiner Schublade.
Zum Schluss laden Sie die Personen ein, die tatsächlich mit dem Equipment arbeiten. Wichtig ist, die alte Liste auf „nur lesen“ zu stellen und nur noch an einer Stelle zu aktualisieren. Wer beide weiterpflegt, weiß bald nicht mehr, welche stimmt, und am Ende vertraut niemand mehr einer von beiden. Löschen Sie die alte Datei nicht, sondern bewahren Sie sie eine Zeit lang schreibgeschützt auf. Das ist der sichere Weg.
Damit die neue Lösung im Alltag ankommt, beschränken Sie sich anfangs auf eine einzige Aktion: „Beim Ausleihen den Code mit dem Smartphone scannen.“ Nur das, aber konsequent. Wenn das läuft, reicht es, Buchungen oder Inventur nachzuschieben. Wer gleich zu Beginn alle Funktionen erklärt, erreicht meistens, dass sich gar nichts durchsetzt.
Auch wenn Sie nach Plan vorgehen: Die Stellen, an denen es hakt, sind fast immer dieselben. Wer sie kennt, kann die meisten vorab ausräumen.
Das ist der häufigste. „Stativ“, „Kamerastativ“ und „Tripod“ landen als drei verschiedene Geräte im System. Der Lagerort zerfällt in „Lager EG“, „Erdgeschoss Lager“ und „Lager (EG)“. Wenn nach dem Umstieg die Auswertung nach Kategorien nicht aufgeht, liegt es meistens daran. Korrigieren Sie erst nach dem Umstieg, müssen Sie außerdem die bereits verknüpften Verläufe und Buchungen mit aufräumen.
Die Abhilfe ist einfach: Zählen Sie vor dem Export die eindeutigen Werte der betreffenden Spalten. Mit einer Pivot-Tabelle oder „Duplikate entfernen“ ist das in wenigen Minuten erledigt. Gibt es mehr unterschiedliche Werte als erwartet, zeigt die Differenz, wie viele Abweichungen es gibt.
Für die Prüfung auf uneinheitliche Schreibweisen reicht es, die eindeutigen Werte jeder Spalte zu zählen. Wenn es eigentlich nur 5 Standorte gibt, aber 12 verschiedene Werte auftauchen, haben Sie 7 Kandidaten zum Korrigieren.
Hier ist dasselbe Gerät auf mehrere Zeilen verteilt. In Tabellen, in denen für jedes zusätzliche Gerät eine Zeile kopiert wurde, kommt das fast sicher vor. Das Tückische: Es ist nicht unbedingt ein Fehler. Drei Kameras desselben Modells zu haben, ist korrekt. Ob man das mit drei Zeilen oder mit einer Zeile und der Menge 3 abbildet, ist nur eine Frage des Aufbaus.
Wenn das neue System zwischen „Equipment-Typ“ und „Einheit“ (dem einzelnen Gerät) unterscheidet, erleichtert die Form „eine Zeile plus Menge“ später den Betrieb. Haben die einzelnen Geräte dagegen jeweils eigene Seriennummern, Kaufdaten oder Zustände, verlieren Sie keine Information, wenn Sie die Zeilen getrennt übernehmen. Legen Sie vor dem Import fest, welchen Weg Sie gehen. Die Richtung nach dem Import zu ändern, verursacht die meiste Nacharbeit.
Dass die Spalten der alten Tabelle eins zu eins zu den Feldern im neuen System passen, kommt so gut wie nie vor. Häufig stehen in der Spalte „Bemerkungen“ Garantieende, Vermieter und zuständige Person bunt gemischt. Je länger eine Tabelle genutzt wurde, desto ausgeprägter ist das.
Wer hier alles sauber übernehmen will, bringt den Umstieg zum Stillstand. Realistisch ist, zuerst nur die vier Pflichtfelder (Name, Modell, Menge, Lagerort) zuverlässig zu übernehmen und den Rest nach dem Umstieg nach und nach zu ordnen. Pläne, alle Felder perfekt zu übertragen, werden meist nie begonnen.
Es gibt viele Werkzeuge für die Equipment-Verwaltung. Geht es aber speziell um den Umstieg von einer Tabelle, lassen sich die Prüfpunkte auf fünf eingrenzen.
Der erste Punkt wird erstaunlich oft übersehen. Ist der CSV-Import eine Funktion höherer Pläne, müssen Sie erst einen Vertrag abschließen, um überhaupt testen zu können. Eine echte Prüfung vorab ist so gar nicht möglich. Weil diese Funktion der Einstieg in den Umstieg ist, sollten Sie als Erstes klären, ob sie vom Plan abhängt. Beruhigend ist außerdem, wenn vor dem Import eine Vorschau erscheint und sich einzelne fehlerhafte Zeilen überspringen lassen.
Der dritte Punkt, die Smartphone-Tauglichkeit, entscheidet direkt darüber, ob das System angenommen wird. Muss eine eigene App installiert werden, verzichten gerade diejenigen darauf, die nur selten etwas ausleihen. Ob alles im Browser und mit der Kamera funktioniert, bestimmt, wie leicht Sie das Team vor Ort mitnehmen.
Wichtig ist auch der fünfte Punkt, die Preisentwicklung. Wird pro Nutzer, pro Gerät oder pro Standort abgerechnet? Die Equipment-Verwaltung weitet sich nach dem Start gern auf weitere Bereiche aus. Rechnen Sie deshalb nicht mit der heutigen Teamgröße, sondern mit der erwarteten Zahl an Personen und Geräten in einem Jahr. Dann gibt es später keine bösen Überraschungen.
Am zuverlässigsten rechnen Sie die Kosten durch, indem Sie Ihre eigene Teamgröße in die tatsächliche Preistabelle einsetzen.Preise ansehenHier sehen Sie, wie Werp™ auf die einzelnen Kriterien eingeht. Werp™ ist eine SaaS-Lösung, mit der Sie Equipment, Buchungen und Mitglieder pro Workspace verwalten, und von vornherein für den Umstieg aus einer Tabelle konzipiert.
Der CSV-Import ist in allen Plänen enthalten. Wenn Sie eine CSV-Datei nach der Vorlage mit Name, Modell, Menge und Lagerort hochladen, zeigt Werp™ vor dem Import eine Vorschau Zeile für Zeile. Fehlerhafte Zeilen lassen sich überspringen, sodass nur die einwandfreien importiert werden. Ein einzelner Fehler zwingt Sie also nicht, alles zu wiederholen. Zeilen, die zu bereits vorhandenem Equipment passen, werden als zusätzliche Einheiten übernommen, neue Zeilen als neues Equipment angelegt. Das Problem der doppelten Zeilen aus dem vorigen Abschnitt fängt so schon der Import auf.
Der Free-Plan ist ohne Kreditkarte und zeitlich unbegrenzt nutzbar, für bis zu 3 Mitglieder und 50 Einträge. Importieren Sie zuerst nur eine Kategorie per CSV und prüfen Sie vor Ort am Smartphone, ob alles funktioniert. So müssen Sie keinen Vertrag abschließen, bevor Sie testen können.
Die Equipment-Verwaltung mit Excel oder Google Sheets zu beginnen, ist richtig. Es ist kostenlos, flexibel und jeder kann es bedienen. Bei wenigen Geräten, wenigen beteiligten Personen und kaum Ausleihen ist Weitermachen die vernünftigste Wahl. Mit Eingabeprüfung, passenden Freigaben und einer guten Vorlage hält die Tabelle sogar noch länger.
Fünf Dinge lassen sich aber auch mit noch so geschickten Abläufen nicht ausgleichen: Kollisionen beim gleichzeitigen Bearbeiten, die Auffindbarkeit, die Prüfung von Buchungen auf Überschneidungen, Benachrichtigungen und die Aktualisierung per Smartphone. Treffen drei oder mehr Punkte der Checkliste oben zu, lohnt es sich, ein Fachsystem zumindest einmal auszuprobieren.
Auch wenn Sie sich für den Umstieg entscheiden, muss nicht alles auf einmal passieren. Liste bereinigen, als CSV exportieren, einen Teil importieren und prüfen: Das lässt sich in wenigen Stunden testen. Wenn Sie unsicher sind, kommen Sie schneller zu einer Antwort, indem Sie einfach 50 Geräte aus Ihren eigenen Daten übernehmen, statt weiter auf dem Papier zu vergleichen.
Erfassen, verfolgen, buchen und übergeben – ohne Toolwechsel.