Die Inventur dauert jedes Mal einen ganzen Tag, und die Inventarliste passt trotzdem nicht zum Bestand? Das liegt selten an der Organisation der Verantwortlichen, sondern am Aufbau des Ablaufs. Hier finden Sie die Grundlagen, konkrete Hebel und einen Vergleich, welche Methode wann passt.
Dass ein Unternehmen für die Inventur seines Equipments einen ganzen Tag einplant, ist keineswegs ungewöhnlich. Laptops, Monitore, Werkzeug, Kameras, Büromöbel: Je mehr Positionen Sie verwalten, desto aufwendiger wird der Abgleich zwischen Inventarliste und tatsächlichem Bestand.
Die Zeit geht allerdings meist nicht beim Zählen selbst verloren. Die Ursache liegt eher darin, wie im Alltag dokumentiert wird und wie der Inventurtag geplant ist. Dieser Artikel fasst zunächst zusammen, wie eine Equipment-Inventur grundsätzlich abläuft. Danach geht es um konkrete Wege, die benötigte Zeit zu verkürzen, und um einen Vergleich, welche Methode sich für welche Situation eignet.
Bei der Equipment-Inventur prüfen Sie Stück für Stück, ob alles, was in der Inventarliste steht, tatsächlich vorhanden ist. Anders als die Inventur von Handelsware wirkt sie sich nicht direkt auf den Umsatz aus. Sie ist aber die Grundlage dafür, das Vermögen im Unternehmen korrekt zu erfassen.
Im Wesentlichen verfolgt sie drei Ziele:
Manche Unternehmen führen die Inventur als Teil der buchhalterischen Vermögensverwaltung durch. Doch schon für den laufenden Betrieb lohnt sie sich. Weicht die Inventarliste von der Realität ab, häufen sich unbemerkt vermeidbare Verluste an: Ein Gerät, das eigentlich da sein müsste, ist nicht auffindbar, also wird ein zweites gekauft. Oder niemand merkt, dass etwas nie zurückgegeben wurde.
Der grundlegende Ablauf ist denkbar einfach:
Diese vier Schritte bleiben gleich, ob Sie 50 oder 5.000 Positionen haben. Das Problem: In der Praxis wachsen Schritt 3 und 4 ins Uferlose.
Betrachtet man nur die Schritte, wirkt die Aufgabe nicht besonders schwierig. Dass die Inventur trotzdem zum lästigen Jahresritual wird, liegt an drei Umständen, die im Ablauf selbst angelegt sind. Wie geschickt die Verantwortlichen planen, macht dabei weniger aus, als man denkt.
Neu gekauftes Equipment wird später eingetragen, ausgemustertes später gestrichen. Im Tagesgeschäft läuft es fast zwangsläufig so. Irgendwann zeigt die Inventarliste den Stand von vor einem halben oder einem ganzen Jahr.
Beginnt die Inventur in diesem Zustand, prüfen Sie nicht mehr, sondern bauen die Inventarliste neu auf. Bei jedem Gerät müssen Sie nachsehen: Stand das überhaupt in der Liste? Stimmt die Modellnummer? Kein Wunder, dass das dauert. Im Grunde holen Sie an diesem einen Tag die Pflege eines ganzen Jahres nach.
Equipment wird verliehen, mitgenommen und wandert zwischen Abteilungen und Standorten. Trotzdem steht in der Inventarliste meist nur, wo sich ein Gerät ursprünglich befand.
Deshalb lässt sich vor Ort nicht entscheiden, ob ein nicht gefundenes Gerät wirklich verloren ist oder einfach gerade ausgeliehen. „Wahrscheinlich hat es der Vertrieb mitgenommen.“ „Vielleicht war es letzten Monat auf der Messe.“ Jedem dieser Hinweise einzeln nachzugehen kostet Zeit, und manchmal dauert das länger als die eigentliche Prüfung.
Vor Ort wird auf einer Papierliste abgehakt, zurück am Schreibtisch wird alles in Excel übertragen. Diese doppelte Arbeit kostet doppelt so viel Zeit. Bei jeder Übertragung schleichen sich Fehler ein, und fehlende Häkchen fallen erst am nächsten Tag oder noch später auf.
Teilen sich mehrere Personen die Arbeit, müssen außerdem die Dateien der einzelnen Beteiligten zusammengeführt werden. „Annas Liste fehlt noch.“ „Zwei Leute haben dasselbe Gerät abgehakt.“ Solche Abstimmungen kommen hinzu, und auch nach der Prüfung vor Ort ist die Arbeit noch nicht erledigt.
Man kann sich noch so fest vornehmen, dieses Jahr schneller fertig zu werden: Solange diese drei Gründe bestehen, ändert sich an der benötigten Zeit wenig. Setzen Sie dagegen genau hier an, sinkt der Aufwand spürbar.
Je schwerer sich eine Organisation mit der Inventur tut, desto eher versucht sie, das Problem mit mehr Leuten am Inventurtag zu lösen. Mehr Hände beschleunigen aber nur die Prüfung vor Ort. Der Aufwand, Abweichungen nachzuverfolgen und die Inventarliste zu aktualisieren, sinkt dadurch kaum. Den größten Spielraum gibt es nicht am Inventurtag selbst, sondern in den Schritten davor und danach.
Im Folgenden stellen wir fünf konkrete Methoden vor, mit denen sich die Dauer der Inventur tatsächlich verkürzen lässt. Sie müssen nicht alle auf einmal einführen. Schon jede einzelne bringt etwas.
Ob eine Inventur gelingt, entscheidet sich größtenteils, bevor sie beginnt. Damit Sie sich am Inventurtag ganz auf die Prüfung konzentrieren können, erledigen Sie diese vier Punkte vorab:
Vor allem der vierte Punkt wird oft unterschätzt, dabei hängt die Genauigkeit stark davon ab. Reicht es, wenn der Karton da ist, oder muss er geöffnet und der Inhalt kontrolliert werden? Sieht das jeder anders, vermischen sich in derselben Inventur Einträge nach unterschiedlichen Maßstäben, und den Abweichungen kann später niemand mehr trauen. Klären Sie auch vorab, wie Grenzfälle behandelt werden, etwa ob Zubehör als eigene Position zählt. Dann gerät die Arbeit vor Ort nicht ins Stocken.
„Alle schauen sich alles an“ klingt gründlich, führt in der Praxis aber zu Doppelarbeit und zu Lücken zugleich. Wo alle davon ausgehen, dass schon jemand nachgesehen hat, hat es am Ende manchmal niemand getan.
Teilen Sie die Räumlichkeiten in Bereiche auf, etwa nach Etage, Raum oder Regal, und legen Sie für jeden Bereich eine verantwortliche Person oder ein Zweierteam fest. So ist klar, wer welchen Bereich geprüft hat, und fällt eine Lücke auf, lässt sie sich leicht zurückverfolgen. Richten Sie die Aufteilung dabei nicht nach der Anzahl der Geräte, sondern nach der Laufstrecke. Dann brauchen alle Beteiligten ungefähr gleich lange.
Im Zweierteam geht es schneller, wenn eine Person die Geräte ansagt und die andere mitschreibt. Nutzen Sie dagegen das weiter unten beschriebene Scan-Verfahren, schafft das eine Person allein, und Teams sind nicht nötig.
Am zuverlässigsten vermeiden Sie das Übertragen, indem Sie die Erfassung genau dort abschließen, wo Sie prüfen. Bringen Sie QR-Code- oder Barcode-Labels am Equipment an und halten Sie „geprüft“ fest, indem Sie sie mit dem Smartphone scannen. Dann brauchen Sie weder Papier noch eine nachträgliche Eingabe in Excel. Wenn Sie Ihre Runde beendet haben, ist auch die Dokumentation fertig.
Das Scannen hat einen weiteren Vorteil. Wer mit Auge und Stift protokolliert, verwechselt schon mal Geräte mit ähnlicher Modellnummer oder hakt dasselbe Gerät doppelt ab. Beim Scannen eines Codes ist jedes Gerät dagegen eindeutig identifiziert. Außerdem wird automatisch festgehalten, wer wann geprüft hat. Sie müssen also später nicht herausfinden, von wem ein Eintrag stammt.
Labels sind nicht nur für die Inventur da. Sie eignen sich genauso, um Ausleihe und Rückgabe zu dokumentieren und eine Nutzungshistorie aufzubauen. Wer sie eigens „für die Inventur“ anbringt, empfindet das als Last. Kleben Sie sie dagegen vorab als Werkzeug für die tägliche Erfassung auf, ist die Inventur nur noch ein Nebenprodukt: Die Labels sind ja längst da.
Am meisten Zeit verschlingt ein bestimmtes Muster: Sobald auffällt, dass ein Gerät fehlt, fangen alle an zu suchen. Die Prüfung steht still, die Verantwortlichen anderer Bereiche werden hineingezogen, und wegen dieses einen Geräts verzögert sich alles um 30 Minuten.
Erfassen Sie nicht gefundene Geräte vor Ort nur als „nicht bestätigt“ und verschieben Sie die Suche auf später. Gehen Sie die Liste der unbestätigten Geräte erst durch, wenn alle Bereiche fertig sind. Dann dürften sich etliche Fälle als „in einem anderen Bereich gefunden“ oder „war ohnehin verliehen“ herausstellen, und es bleiben deutlich weniger Geräte übrig, nach denen Sie tatsächlich suchen müssen.
Steht am Ende eine korrekte Liste der Abweichungen, dürfen Sie die Inventur als Erfolg betrachten. Sie müssen nicht alles noch am selben Tag finden. Das Ziel ist erreicht, wenn Sie den tatsächlichen Stand genau kennen.
Die jährliche Vollinventur an einem einzigen Tag ist vor allem deshalb so mühsam, weil sich ein Jahr lang Abweichungen ansammeln. Für eine Differenz zum Stand von vor einem Jahr gibt es manchmal niemanden mehr im Haus, der sich an die Ursache erinnert.
Teilen Sie den Umfang auf und prüfen Sie im Wechsel, etwa „diesen Monat Besprechungsräume und Leihgeräte“, „nächsten Monat Werkzeug und Büromöbel“. So sinkt der Aufwand pro Durchgang erheblich. Tauchen Abweichungen auf, sind die Ereignisse noch frisch, und die Ursache lässt sich leichter finden. Außerdem entfernt sich die Inventarliste nie weit von der Realität.
Auch wenn Sie aus buchhalterischen Gründen an der jährlichen Vollinventur festhalten, hilft das: Prüfen Sie dazwischen vierteljährlich nur die hochwertigen und die häufig mitgenommenen Geräte, und am Inventurtag gibt es merklich weniger Abweichungen. Auch bei der Vollinventur fällt dann der Neuaufbau der Inventarliste weg, und es bleibt nur noch die Prüfung.
Für die Inventur gibt es im Wesentlichen drei Vorgehensweisen. Welche passt, hängt von der Anzahl der Geräte ab, von der Zahl der Standorte und davon, wie oft Sie prüfen.
| Methode | Genauigkeit | Zeitaufwand | Vorbereitungsaufwand | Historie |
|---|---|---|---|---|
| Sichtprüfung + Papierliste | Hängt von der Konzentration der Prüfenden ab. Übersehene und doppelt abgehakte Geräte kommen leicht vor | Hoch (zwei Stufen: Prüfung vor Ort, dann Übertragung) | Nahezu null. Ausdrucken und loslegen | Nur das Papier bleibt. Vergleiche mit früheren Durchgängen von Hand |
| Excel-Inventarliste | Hängt von den Eingaberegeln ab. Mit Filtern und Formeln lassen sich Abweichungen leicht ermitteln | Mittel (vor Ort Notizen, später gesammelte Eingabe) | Gering. Mit einer vorhandenen Datei sofort startklar | Nachvollziehbar, wenn für jeden Durchgang eine Datei aufbewahrt wird. Wird überschrieben, ist sie weg |
| Barcode/QR + spezielle Software | Hoch, da jedes Gerät eindeutig identifiziert wird | Gering (die Erfassung vor Ort ist direkt das Ergebnis) | Labels anbringen und Ersterfassung kosten Aufwand | Prüfende Person, Zeitpunkt und Ergebnis werden automatisch gespeichert |
Der größte Vorteil von Sichtprüfung und Papierliste: Sie können an jedem beliebigen Tag sofort anfangen. Bei einigen Dutzend Geräten an einem einzigen Ort reicht das völlig aus. Der Nachteil ist, dass die Ergebnisse nur auf Papier existieren. Wie es im Vorjahr aussah, lässt sich später kaum nachschlagen, und beim Übertragen schleichen sich Fehler ein. Je mehr Geräte es werden, desto mehr Arbeit macht das Übertragen im Vergleich zur eigentlichen Prüfung.
Mit einer Excel-Inventarliste können Sie auswerten und filtern, was das Ermitteln der Abweichungen deutlich erleichtert. Zusätzliche Kosten entstehen nicht, für viele Unternehmen ist das eine realistische Wahl. Stolpersteine gibt es trotzdem: Bearbeiten mehrere Personen die Datei gleichzeitig, kommt es zu Konflikten. Und vor Ort wird am Ende doch wieder auf Smartphone-Notizen oder Papier ausgewichen und später eingetippt. Viele kennen auch das Problem, dass sich die Dateien pro Person und pro Durchgang vermehren, bis niemand mehr weiß, welche die aktuelle ist.
Bei Barcode/QR mit spezieller Software müssen zunächst Labels angebracht werden. Ob Sie das als Last empfinden, ist der entscheidende Punkt. Sind die Labels aber einmal angebracht, fallen bei allen folgenden Inventuren Prüfung und Erfassung zusammen, und die Historie baut sich automatisch auf. Sie haben mehr als 100 Geräte, Ihre Standorte oder Räume sind verteilt, oder es wird häufig verliehen? Trifft einer dieser Punkte zu, hat sich der anfängliche Aufwand rechnerisch schnell amortisiert.
Wie die Prüfung mit QR-Labels abläuft, sehen Sie direkt in der echten Oberfläche.So funktionieren Druck und Scan der QR-LabelsWenn Sie eine spezielle Software in Betracht ziehen, vergleichen Sie sie besser nicht nach der Zahl der Funktionen. Stellen Sie sich lieber vor, was am Inventurtag konkret passiert. So vermeiden Sie Fehlentscheidungen. Es gibt vier Kriterien.
Die Inventur findet vor Ort statt, im Lager oder im Büro. Braucht man dafür spezielle Handscanner oder muss auf jedem Endgerät erst eine App installiert und eingerichtet werden, entsteht mit jeder weiteren teilnehmenden Person neuer Vorbereitungsaufwand. Ob sich alles im Browser des eigenen Smartphones erledigen lässt, macht in der Praxis einen großen Unterschied.
Damit die Aufteilung nach Bereichen funktioniert, müssen alle Einträge in Echtzeit an einer Stelle zusammenlaufen. Führt jede Person eine eigene Datei, die später zusammengeführt wird, kehrt genau dieses Zusammenführen als neue Last zurück. Prüfen Sie, ob das System so gebaut ist, dass sich gleichzeitige Einträge nicht in die Quere kommen.
Am Ende der Inventur brauchen Sie vor allem eine Liste der Abweichungen: Was wurde gefunden, was nicht? Wichtig ist außerdem, ob das System anzeigt, welcher Anteil des Gesamtbestands bereits geprüft ist (die Abdeckung). Damit sehen Sie schon während der Arbeit, welche Bereiche noch niemand angefasst hat, und können die verbleibende Zeit des Tages sinnvoll einteilen.
Wer ein Tool nur für die Inventur einführt, hat am Ende ein System, das einmal im Jahr genutzt wird, und muss sich jedes Mal erst wieder an die Bedienung erinnern. Unterstützt dagegen das System, mit dem Sie ohnehin Ausleihe und Rückgabe erfassen, auch die Inventur, bleibt die Inventarliste stets aktuell. Die Inventur wird dann zur Gesamtkontrolle der gewohnten Einträge. Damit sind der erste und der zweite der drei eingangs genannten Gründe erledigt.
Als Beispiel für ein Equipment-Management-System, das die Inventur nach diesen vier Punkten gestaltet, stellen wir im Folgenden die Funktionen vor.
Werp™ ist ein cloudbasiertes Equipment-Management-System, das komplett im Browser läuft. Eine eigene App müssen Sie nicht installieren. Die Inventur starten Sie auf derselben Oberfläche, auf der Sie Equipment erfassen, buchen und verleihen.
Im Inventur-Modus halten Sie Equipment als „gefunden“ fest, indem Sie es scannen oder abhaken. Das Team kann gleichzeitig arbeiten, getrennte Dateien pro Person und späteres Zusammenführen entfallen. Zum Abschluss erhalten Sie einen Abweichungsbericht mit gefundenen und fehlenden Geräten sowie den Anteil der geprüften Geräte am Gesamtbestand (Abdeckungsquote).
Auch die tägliche Ausleihe und Rückgabe läuft über dieselbe Inventarliste. Den Schritt, die Liste für die Inventur neu aufzubauen, gibt es damit gar nicht erst.
Führen Sie Ihre Inventarliste bisher in Excel, übernehmen Sie sie per CSV-Import direkt. Statt gleich im ganzen Unternehmen umzustellen, ist es realistischer, zunächst eine Inventur in nur einem Bereich durchzuführen und zu prüfen, ob der Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
Den Free-Plan nutzen Sie ohne Kreditkarte und ohne zeitliche Begrenzung.Inventur im Free-Plan testenDrei Faktoren machen die Inventur zum lästigen Jahresritual: Die Inventarliste wird im Alltag nicht gepflegt, Bewegungen des Equipments werden nicht erfasst, und geprüft wird an einem anderen Ort als dokumentiert. Die Arbeit selbst ist eigentlich simpel. Sie gleichen die Inventarliste mit dem tatsächlichen Bestand ab, mehr nicht.
Effizienter wird die Inventur nicht durch mehr Personal am Inventurtag, sondern durch bessere Planung. Den Inventurtag durch Vorbereitung entlasten, Bereiche aufteilen, direkt vor Ort erfassen, Abweichungen später gesammelt nachverfolgen und den Umfang aufgeteilt regelmäßig prüfen: Schon wenn Sie diese fünf Punkte nach und nach umsetzen, wird die benötigte Zeit stetig kürzer.
Die eine richtige Methode gibt es nicht. Bei einigen Dutzend Geräten an einem Ort reicht eine Papierliste völlig aus. Auch Excel funktioniert gut, solange die Eingaberegeln eingehalten werden. Erst wenn die Zahl der Geräte wächst, Ausleihen und Standortwechsel zum Alltag gehören und eine Historie nötig wird, lohnt es sich, über Labels und ein System nachzudenken. Entscheidend ist, dass die Methode zu Ihrer Gerätezahl und Ihrer Prüfhäufigkeit passt und Sie sie auch im nächsten Jahr noch durchhalten.
Erfassen, verfolgen, buchen und übergeben – ohne Toolwechsel.