撮影機材をエクセルで管理していると、ダブルブッキングが前日まで分からない、誰が持っているかが記憶頼みになる、現場から台帳を更新できないといったつまずきが出てきます。映像・写真・イベント制作の現場に絞って、5つのつまずきと、工夫で乗り切る方法、それでも残る限界を整理しました。
関連する機能予約・貸出撮影前日に機材を確認していて、あるはずのワイヤレスマイクが見つからない。台帳では利用可になっているのに、誰が最後に持ち出したのか分からない。映像・写真・イベント制作の現場では、こうした行き違いが起きやすいものです。機材は倉庫に置かれるだけでなく、ロケ先や編集室、スタッフの自宅まで動き、撮影日程も天候や出演者、クライアントの都合で変わります。
Werp™を作っている私たちも以前は映像制作の仕事をしており、機材をスプレッドシートで管理していたものの、更新が現場の動きに追いつかなくなってその管理は途中で止まりました。振り返ると、つまずいた原因は機材の点数ではありません。オフィスの棚から動かない備品であれば数百点あっても表で足りる一方、点数が少なくても毎週ロケに出ていく機材は、記録がすぐに実態と合わなくなります。判断の分かれ目は、その機材が社外に出るかどうかと、関わる人がどれだけ入れ替わるかでした。
とはいえ、エクセルやスプレッドシートでの管理そのものが誤りというわけではなく、機材が少なく関わる人も固定されているうちは十分に役立ちます。この記事では、制作現場でエクセル管理がつまずきやすい場面を5つに分けて紹介したうえで、表計算ソフトのまま改善できることと、記録方法そのものを変えたほうがよいサインを整理します。
業種を問わず「そろそろエクセルを卒業すべきか」を判断する基準は、別の記事で中立的に整理しています。エクセル運用の判断基準を読むエクセルは費用をかけずに使え、管理項目も自由に増やせるので、機材管理を始める方法としてはとても扱いやすいものです。数十点の機材を少人数で運用する程度であれば、まず困ることはありません。一方で、制作現場には表計算ソフトと相性のよくない条件が重なりがちです。
たとえば、台帳には「カメラ1台」と記載されていても、現場ではバッテリーや記録メディアが揃わなければ撮影を始められません。細かく管理しようとすれば行数が増え、ざっくり管理すれば不足に気づきにくくなる。このバランスを取りにくいのが、制作機材の特徴です。
スケジュールの面でも、確定した予定と仮の予定が同じ表に混ざり始めると、表を読み解くこと自体に時間がかかるようになります。色分けやコメントで補えるうちはよいとしても、作成者以外が判断できない状態になってきたら、管理方法を見直すタイミングかもしれません。
ここで挙げるのは、ソフトの機能だけでは解決しにくい問題です。機材が動く仕事の流れと、あとからファイルを開いて記録する方法との間にズレがある限り、どんなに丁寧に作った台帳でも情報は古くなっていきます。
同じカメラやレンズを、別の案件でも同じ日に使う予定になっている。台帳に貸出日と返却予定日を入力していても、期間の重なりを毎回確認するのは人の仕事です。
同じ機材を複数台持っている場合は、3台あるうち今空いているのは何台かを予約表から読み取らなければならず、判断はさらに難しくなります。予定変更が入れば、その確認もやり直しです。
制作の現場では、機材が足りないからといって簡単に撮影日を変えられるわけではありません。ロケ地、出演者、スタッフを押さえたあとで不足が分かれば、急ぎでレンタルを探すか、撮影内容を変えることになります。早めに気づければ避けられた出費や調整が、直前になるほど大きくなります。
台帳に書かれていない部分は関わった人の記憶で補うことになり、あのレンズは先週の案件で誰かが持って行ったはず、といった情報でも、その場はなんとか回ることがあります。
ただ、このやり方は担当者が不在になった時点で止まり、別の現場に出ている、連絡が取れない、契約が終わったといった事情で本人に聞けなくなれば機材の所在も分からなくなります。引き継げるのは、台帳に残った情報だけです。
特に扱いにくいのは、台帳の大部分が正しい状態です。完全に信用できない表なら誰も見なくなって別の方法を探しますが、8割ほど合っている表は使い続けてしまいます。そのため、古い情報に当たったときだけ、しかもたいてい急いでいるときに現場が止まります。
機材の受け渡しが起きるのは、倉庫の前やロケ先の駐車場、撤収中の会場です。忙しいなかでスマートフォンから横長の表を開き、該当の行を探して入力するのは、思った以上に手間がかかります。
その結果、更新は後回しになりがちで、あとから入力する記録にはどうしても抜けや記憶違いが混ざります。台帳を見ても最新の情報かどうか判断できなければ、結局はチャットや電話で確認することになります。
入力ルールを細かくするほど正確になるように見えますが、現場で実行されなければ意味がありません。記録する動作そのものを短くできるかどうかが重要です。
長く使われた管理表では、誰かが別名で保存するたびに版が増えていきます。最新版、最新版_修正、確定版。どれを見ればよいか分かる人が現場にいない日に限って、確認が必要になることもあります。
数式を多用した表では、行の削除やコピーで参照が崩れることもあります。クラウドのスプレッドシートに移せば同時編集や変更履歴の面では改善できるものの、複雑な数式の保守や共有範囲の管理まで自動で解決するわけではありません。
ファイルを整備すること自体に時間がかかり始めたら、本来の目的を振り返る必要があります。大切なのは表をきれいに保つことではなく、必要なときに機材の状態が分かることです。
貸出中なのか、返却済みなのか、修理中なのか。こうした状態を表の数式だけで自動判定しようとすると設計が複雑になり、履歴を1行ずつ追加していく形式では、とくに現在の状態を取り出しにくくなります。
もう一つの問題は、現物の側に手がかりがないことです。棚にあるレンズを手に取っても、それが台帳のどの行に当たるのかはすぐには分からず、同じ型番の機材が複数あればシリアル番号を照合しなければなりません。
そして、機材を探すのはたいてい時間に余裕がないときです。撮影前日の夕方や当日の朝に不足が分かると、履歴を丁寧に確認するより、周囲に心当たりを聞くほうが早くなります。これは人の頑張りの問題ではなく、現物と記録がつながっていないことによる問題です。
映像・イベント制作の現場で機材を探している時間を実測した公開データは、調べた範囲では見当たらなかったため、規模感の目安として構造が近い建設業の調査結果を挙げておきます。自社で測った数字ではなく、他業界の参考値として読んでください。
1日35分と聞くと業務の合間に紛れる程度の長さに思えますが、1年分積み上げると1人あたり約27営業日となり、ひと月分の勤務日数を超えます。制作会社の場合は、探している時間の多くが撮影前日や当日の朝に集中するため、体感の負荷は数字よりも大きくなりがちです。
もう一つ目を引くのは、4割の回答者が見つからないことで業務に影響が出たと答えている点です。探した時間そのものより、探した結果として予定が動いた回数のほうが、現場の実感には近いかもしれません。建設業を対象にした調査なので数字をそのまま当てはめることはできませんが、社外へ持ち出す機材が増えるほど探す時間も増えるという傾向は、制作の現場でも変わらないはずです。
ここまでのつまずきを読んで、すぐにツールを変えるべきだと考える必要はなく、運用を整えるだけでエクセルやスプレッドシートを長く使い続けられることもあります。
どれもすぐに始められる工夫で、なかでも入力規則と命名ルールは効果が出やすく、検索漏れや重複登録を減らせます。
ただし、これらはいずれも表を開いて更新するという行動が続くことを前提にした工夫であり、撤収中に表を開くこと自体が負担になっている現場では入力ルールを整えても改善には限界があります。私たちも工夫を一通り試したうえで記録方法を変えており、この順番自体は正しかったと思っています。ただ、工夫で解決すると見込んでいた部分は、ほとんど解決しませんでした。
また、外部スタッフに編集権限を渡しにくい場合は、更新が社内の誰かを経由することになります。数十点の機材を固定メンバーで扱う範囲なら問題にならないかもしれない一方、数百点の機材が頻繁に出入りし予定変更も多い現場では、台帳を更新すること自体が独立した業務になりやすいでしょう。
ここまで挙げたつまずきに対して、Werp™がどう応えているかを紹介します。Werp™は備品・機材と予約、メンバーをワークスペース単位で管理するSaaSで、ブラウザだけで動くため、現場スタッフや外部のフリーランスに専用アプリをインストールしてもらう必要はありません。
機材にはQRラベルを貼り、スマートフォンのカメラで読み取って開いたページから、ボタン1回でチェックアウト(持ち出し)とチェックイン(返却)を記録します。誰がいつ何を持ち出したかは履歴として自動で残るため、「あのレンズを最後に使ったのは誰か」を表を遡って探す必要がありません。撤収の最中でも、操作はラベルを読み取ってボタンを押すだけで済みます。
予約には重複チェックがあり、日付を指定した時点でその機材がすでに押さえられていれば登録できず、ダブルブッキングは当日の朝ではなく予定を入れる時点で止まります。返却期限が近づいたときと過ぎたときには、借りた本人あてに自動でリマインドメールが届くので、督促を誰かが担当する必要もありません。
機材を登録する手間については、WerpAI™が商品名やバーコード(JAN/EAN/UPC-A)から型番・スペック・製品画像を自動で埋めるため、1点ずつ手入力する負担を減らせます。すでにエクセルで台帳がある場合は、そのファイルをそのまま取り込めて、取り込みは全プランで使えます。
エクセルやスプレッドシートは、機材管理の出発点として十分に合理的な選択で、機材が少なく固定メンバーで運用しているうちは、入力ルールやシートの分割だけでも管理しやすくなります。
見直しを考えたいのは、多品目の機材が案件ごとに社外へ動き、関わる人が入れ替わり、予定変更が続くときです。冒頭に書いたとおり、分かれ目は点数ではなく、その機材が社外に出るかどうかでした。ダブルブッキングが直前まで分からない、誰が持っているかを人の記憶に頼っている、現場で台帳が更新されない。このうち複数に心当たりがあるなら、機材の一部から記録方法を変えてみる価値があります。
全機材を一度に移す必要はありません。まずは、貸し借りの多い機材だけで1案件。現場で無理なく記録できるかを確かめてから、対象を広げていくのがよいでしょう。