Aoba Picturesは、CMやブランドドキュメンタリーを手がける24名のプロダクションです。2フロアの倉庫とロケ車に積むキットを、入れ替わりの多いフリーランスのクルーと一緒に使うので、機材の管理だけでまるまる一人分の仕事になっていました。その機材室を今Werp™でどう回しているかを紹介します。
Aoba Picturesは中規模の制作会社で、シネマカメラ、壁一面のレンズ、照明、音声、グリップの機材を、ケーブルやVマウントバッテリーまで数えると約700点持っています。撮影はたびたび重なり、キットは毎週社外へ出ていき、フリーランスのクルーも数日単位で出入りします。
Werp™を入れる前、台帳はスプレッドシートとホワイトボード、そして機材担当の記憶の中にありました。それでも、同じ週末に撮影が2本重なるまでは、どうにか回っていたのです。
会社が大きくなるにつれて、そのやり方のほころびが目立ち始めました。予約がぶつかり、持ち出しリストは撮影のたびにゼロから作り直しになり、どの機材が会社のもので、どれがクルー個人の持ち込みなのかを、誰も答えられませんでした。
旧台帳のExcelファイルは、列の対応を画面で確かめたうえで、そのまま取り込みました。型番が入っている機材には「WerpAI™ で補完」で写真と商品ページへのリンクが付き、カタログにある機種は説明まで埋まりました。アクセサリー類はバーコードをスキャンして登録し、1週間はかかると見込んでいたデータ入力が半日で終わりました。
プロデューサーは撮影のたびに機材を予約し、どの予約にも案件名と用途を入れ、ロケに出る日は持ち出しフラグをオンにします。予約を入れた時点で重なりが分かるので、重複は撮影当日の朝ではなく、数週間前の計画の段階で見つかります。返却が遅れた機材には、リマインダーが自動で届きます。
ケースとボディにはすべてQRラベルを貼ってあり、クルーは自分のスマホで読み取って、開いたページからそのままチェックアウトします。編集室とスタジオの入口にはキオスクモードのタブレットを置いているので、アカウントを持たない外部スタッフも、その場で空きを確かめて部屋を予約できます。どの操作も、その都度、利用履歴に残ります。
Werp™の予約はGoogle Calendarに書き出され、制作カレンダーの予定と並びます。どのキットがどの案件に出ているかがいつものカレンダーで一目で分かるので、確認のために別のツールを開く必要はありません。
四半期に一度、棚卸しモードで倉庫の機材をスキャンし、差異レポートで台帳との違いを確かめています。初回の棚卸しでは、数か月「行方不明」のままだった機材が12点見つかりました。貸出と返却の履歴もすべて残るので、壊れて戻ってきた機材についても「最後に使ったのは誰?」にワンクリックで答えられます。
Aobaの機材には、撮影監督の年代物のレンズセットやエディターのSSD、私物のドローンのように、個人の持ち物も少なくありません。Werp™では備品の持ち主を、ワークスペースだけでなく特定のユーザーにも設定できるので、私物も同じ台帳で検索・予約の対象にしたまま、誰のものかをはっきりさせておけます。フリーランスの契約が終わるときも、持ち主の列を含むユニット一覧をCSVで書き出せば（管理者のみ）、返す機材を洗い出せます。
ここに挙げた数値は、上の架空のシナリオの中でのイメージで、実際のお客様の結果ではありません。
"機材室の中身は、前は全部私の頭の中にありました。今はWerp™の中にあります。おかげで、夜の時間が戻ってきました。"— Aoba Pictures 機材管理担当・佐藤