Aoba PicturesはCMやブランドドキュメンタリーを手がける24名のプロダクション。2フロアの倉庫にロケ車のキット、入れ替わるフリーランスクルー。機材管理だけで、まるまる一人分の仕事になっていました。現在のWerp™での運用を紹介します。
Aoba Picturesは中規模の制作会社。シネマカメラ、壁一面のレンズ、照明、音声、グリップ — ケーブルやVマウントバッテリーまで数えれば約700点。撮影は重なり、キットは毎週社外へ出て、フリーランスのクルーが数日単位で出入りします。
Werp™導入前、台帳はスプレッドシートとホワイトボード、そして機材担当の記憶の中にありました。それでも回ってはいたのです — 同じ週末に撮影が2本重なるまでは。
会社が大きくなるにつれ、ほころびが目立ち始めました。予約はぶつかり、持ち出しリストは撮影のたびにゼロから作り直し。どの機材が会社のもので、どれがクルー個人の持ち込みなのか、誰も答えられませんでした。
旧スプレッドシートはCSVインポートで取り込み、WerpAI™が型番・スペック・画像を自動で補完。アクセサリー類はバーコードスキャンで登録しました。1週間かかると見込んでいたデータ入力が、半日で終わりました。
プロデューサーは撮影ごとに機材を予約します。すべての予約に案件名と用途が入り、ロケの日は持ち出しフラグをオン。予約の重複は撮影当日の朝ではなく、数週間前の計画段階で見つかります。返却が遅れた機材には、リマインダーが自動で届きます。
すべてのケースとボディにQRラベル。クルーは自分のスマホでそのままチェックアウトできます。予約なしで取りに来た人には、機材室のドア横に置いたキオスクモードのタブレットが対応。誰も何も入力しなくても、すべての動きが利用履歴に残ります。
予約はGoogle Calendarと双方向で同期。制作カレンダーを見れば、どのキットがどの案件に出ているかが一目で分かります。確認のために別のツールを開く必要はありません。
四半期ごとに棚卸しモードで倉庫をスキャンし、差異レポートを確認します。初回の棚卸しでは、数か月「行方不明」のままだった機材が12点見つかりました。Proプランなら完全な利用履歴が残るので、「最後に使ったのは誰?」にもワンクリックで答えられます。
Aobaの機材には、個人の持ち物も少なくありません。撮影監督の年代物レンズセット、エディターのSSD、私物のドローン。Werp™では備品の持ち主を、ワークスペースだけでなく特定のユーザーにも設定できます。私物も同じ台帳で検索・予約の対象にしたまま、誰のものかは常に明確。フリーランスの契約が終わるときも、持ち主でフィルタすれば、返す機材がひと目で分かります。
記載の数値は、上記の架空シナリオにおけるイメージです。
"機材室の中身は、前は全部私の頭の中にありました。今はWerp™の中にあります。おかげで、夜の時間が戻ってきました。"— Aoba Pictures 機材管理担当・佐藤