RelayceはHRソフトウェアを開発する25名の会社です。社員に貸与しているノートPC、会議室から消えていく充電器とアダプタ、出社日の席と会議室までを、コーポレート担当の1名が兼務で管理しています。
Relayceはハイブリッド勤務で、オフィスには15席と会議室が2つあります。取り合いになるのはカメラのような機材ではなく、会議室のHDMIアダプタとUSB-C充電器、QAチームで回し合う検証用スマホ、そして火曜と木曜の席です。社員に1台ずつ貸与しているノートPCは、修理や入社・退社があるたびに台帳と実物がずれていました。
資産管理ツールを入れるほどの規模ではないため、スプレッドシートとSlackと各自の記憶で回していました。それで回っているように見えていたのですが、退職した人のPCが1台、半年間どこにあるか分からなくなったことをきっかけに、管理のやり方を見直すことにしました。
社員が25人の規模では、専任の情シスはいません。コーポレートの岡部さんが経理と総務に加えてPCの面倒まで見ていて、社内からの「充電器ある?」という問い合わせに答えるのも岡部さんの仕事でした。
会議室2つと出社日用の15席をWerp™に予約できる備品として登録し、Google Calendarと連携しました。Werp™で入れた予約はカレンダーに書き出され、逆に会議室のカレンダーに入れた予定はWerp™に取り込まれます。それまではGoogle Workspaceのリソース設定を誰も触ったことがなく、会議室はSlackで「14時から使います」と宣言して使う運用でした。いまはWerp™で予約すれば会議室のカレンダーに表示され、部屋が埋まっていることも全員に見えます。会議室のドア横にはキオスクモードのタブレットを置いてあるので、部屋の前で空きを確かめて、そのまま予約することもできます。
USB-C充電器、HDMIアダプタ、スピーカーフォンは、単価は安くても、無いと会議が止まってしまう備品です。そこで全部にQRラベルを貼り、持っていくときに読み取って貸出ボタンを押してもらうようにしたので、それぞれがいまどこにあるかを全員が確かめられます。誰かの机に居着いていた充電器も、3日で戻ってくるようになりました。
社員に貸与しているノートPCは、1台ずつ「持ち主」を持つユニットとして登録しました。入社時の貸与、修理中の代替機への切り替え、退職時の回収がそのまま履歴として残るので、台帳を別に更新する手間がありません。以前はスプレッドシートの更新を忘れたせいで退職者のPCが半年見つかりませんでしたが、いまは検索すれば誰の手元にあるかが1秒で分かります。
修理中に貸し出す代替機と、QAチームで回す検証用スマホには返却期限を付けています。期限を過ぎるとWerp™が借りている本人に自動でメールを送るので、岡部さんが催促を1通も送らなくても戻ってくるようになりました。
25人の会社の備品は、「台帳」と呼ぶほど多くはないものの、「記憶」で回すには多すぎます。Werp™では貸与PCも充電器も会議室も、「誰が・どこで・いつまで」という同じ粒度で扱います。そのため専任の担当がいなくても、兼務の1人が片手間で回せます。
ここに挙げた数値は、上の架空のシナリオの中でのイメージで、実際のお客様の結果ではありません。
"「本格的な」資産管理ツールも見ました。25人の会社に導入プロジェクトは要りません。Werp™は、スプレッドシートを取り込んだ日から動いていました。"— Relayce コーポレート（情シス兼務）・岡部