Grundlagen

Was ist Equipment-Management? Ziele, Inventarliste und Methoden erklärt

Was Equipment-Management ist und wie es sich von Lager- und Anlagenverwaltung unterscheidet, welche Felder in die Inventarliste gehören, fünf typische Probleme im Alltag, Vor- und Nachteile von vier Methoden von Papier über Excel bis zu spezialisierter Software und sechs Kriterien für die Softwareauswahl – kompakt im Überblick.

Letzte Woche einen Monitor bestellt, und dann stellt sich heraus, dass im Lager drei Stück desselben Modells herumstehen. Ein verliehener Laptop ist unauffindbar, und auch nach einer Runde durchs Büro kann niemand sagen, wo er gerade ist. Je mehr Equipment ein Unternehmen hat, desto häufiger passieren solche kleinen Pannen. Equipment-Management ist eine unauffällige Aufgabe. Doch solange sie liegen bleibt, summieren sich unnötige Ausgaben und die Zeit fürs Suchen, leise, aber stetig.

Dieser Artikel erklärt, was Equipment-Management ist und wie es sich von Lagerverwaltung und Anlagenverwaltung unterscheidet. Danach geht es um die Felder, die in eine Inventarliste gehören, um typische Probleme im Alltag und um die Vor- und Nachteile der gängigen Methoden: Papier, Excel und spezialisierte Software. Er ist auch für alle verständlich, die die Aufgabe gerade neu übernommen haben. Nutzen Sie ihn als Entscheidungshilfe, um den passenden Weg für Ihr Unternehmen zu finden.

Was ist Equipment-Management?

Equipment-Management bedeutet, laufend im Blick zu behalten, welche Gegenstände ein Unternehmen oder eine Organisation für die Arbeit besitzt: wo sie sind, wie viele es gibt, wer sie nutzt und in welchem Zustand sie sind. Dazu gehört der gesamte Lebenszyklus vom Kauf bis zur Entsorgung. Ziel ist, dass das richtige Equipment dann verfügbar ist, wenn es gebraucht wird, und dass Sie jederzeit erklären können, wo sich etwas befindet und wie es bisher genutzt wurde.

FIG. 01 — Die DefinitionVier Fragen, die Equipment-Management jederzeit beantworten muss
[01]WoLagerort und aktueller Verbleib: im Lager, am Arbeitsplatz einer Person oder außer Haus
[02]Wie vieleBestand und Aufschlüsselung, bis hin zur Unterscheidung zwischen einsatzbereit und nicht einsatzbereit
[03]WerAktuelle Nutzer und verantwortliche Stelle, damit nichts auf Dauer ausgeliehen bleibt
[04]In welchem ZustandVerfügbar, ausgeliehen, in Reparatur oder ausgemustert

Das praktische Ziel: auf alle vier Fragen jederzeit sofort antworten zu können.

Als Equipment gelten grundsätzlich Gegenstände, die wiederholt genutzt werden. Was genau dazugehört, hängt stark von der Branche ab. Typische Beispiele sind:

  • IT-Geräte wie Laptops, Monitore und Tastaturen
  • Büromöbel wie Schreibtische, Stühle und Schränke
  • Film- und Fototechnik wie Kameras, Leuchten, Mikrofone und Stative
  • Fachgeräte wie Werkzeuge, Messgeräte und Laborausstattung
  • Firmen-Smartphones, mobile Router und Zutrittskarten
  • Bücher, Schulungsmaterial und Muster

Dinge, die verbraucht und nachgekauft werden, etwa Kopierpapier, Schreibwaren oder Reinigungsmittel, zählen als Verbrauchsmaterial. Sie werden üblicherweise nicht als einzelne Einheiten, sondern über die Bestandsmenge verwaltet. Ob Sie einzelne Einheiten verfolgen oder nur Mengen, entscheidet darüber, welche Methode passt. Legen Sie diese Grenze deshalb intern fest, bevor Sie die Inventarliste entwerfen.

Der Unterschied zur Lagerverwaltung

Lagerverwaltung soll die Menge an Waren, die für Verkauf oder Produktion ein- und ausgehen, auf einem optimalen Niveau halten. Die Fragen lauten „Wie viel ist da?“ und „Wann bestellen wir nach?“. Einzelne Artikel voneinander zu unterscheiden, ist dabei kaum nötig. Beim Equipment ist es anders: Dasselbe Gerät wird immer wieder ausgeliehen, benutzt und zurückgebracht. Wichtiger als die Menge sind deshalb Informationen zur einzelnen Einheit: Wer nutzt sie gerade, wo wird sie aufbewahrt, und wie wurde sie bisher genutzt? Wer die Logik der Lagerverwaltung eins zu eins auf Equipment überträgt, bekommt eine Liste, die zwar „12 Stück insgesamt“ kennt, aber nicht weiß, wo genau dieses eine Gerät gerade ist.

Der Unterschied zur Anlagenverwaltung

Anlagenverwaltung betrachtet Gegenstände aus Sicht von Buchhaltung und Steuern. Gegenstände ab einem bestimmten Anschaffungswert werden als Anlagevermögen erfasst und abgeschrieben. Das Anlagenverzeichnis liegt bei der Buchhaltung, und dort zählen vor allem korrekte Beträge und Abschreibungen. Equipment-Management schaut dagegen auf den Betrieb vor Ort: Unabhängig vom Wert geht es darum, wo ein Gerät gerade ist und wer es nutzen kann. Die Gegenstände überschneiden sich, die Ziele nicht. Wer versucht, beides in einer einzigen Liste abzubilden, landet oft bei einer Lösung, die keinem der beiden Zwecke richtig dient. Ein realistischer Mittelweg: Die Inventarliste bekommt ein Feld für die Anlagennummer, sodass beide Verzeichnisse aufeinander verweisen können.

Wozu Equipment-Management? Ziele und Nutzen

Gut organisiertes Equipment-Management wirkt vor allem in drei Richtungen. Selbst wenn Sie nur eines dieser Ziele anstreben, verbessern sich die beiden anderen meist mit.

Kosten: Nicht kaufen, was schon da ist

Am greifbarsten ist, dass keine Doppelkäufe mehr passieren. Wenn niemand der Inventarliste traut, kaufen Teams nach, weil sie annehmen: „Das haben wir wahrscheinlich nicht.“ Dabei liegt dasselbe Gerät im Lager oder in einer anderen Abteilung, und bis es jemand merkt, gibt es von einem Modell doppelt so viele wie geplant. Solche Fälle sind keine Seltenheit. Außerdem können Sie ungenutzte Geräte an Abteilungen weitergeben, die sie brauchen, und bei der Verlängerung von Wartungs- oder Leasingverträgen mit der Zahl der tatsächlich genutzten Geräte argumentieren. Auch die Kosten für Ersatzkäufe nach Verlusten sinken deutlich, wenn sich der Verbleib nachverfolgen lässt.

Effizienz: Weniger suchen, weniger abstimmen

Fünf oder zehn Minuten Suche pro Fall klingen nach wenig. Multipliziert mit der Zahl der Personen und der Häufigkeit kommt aber eine Menge Zeit zusammen. Noch lästiger ist die Zeit davor, in der niemand weiß, wen man überhaupt fragen soll. Ist der Ausleihstatus auf einen Blick sichtbar, entfallen Rückfragen bei der zuständigen Person und das Nachhaken wegen Rückgaben. Bei Dingen, um die sich alle reißen, etwa Kameraausrüstung oder Equipment für Besprechungsräume, genügt schon eine Buchungsmöglichkeit, mit der man sich Geräte vorab sichern kann: Der Abstimmungsaufwand am Tag selbst verschwindet fast vollständig. Hinzu kommt, dass neue Teammitglieder Equipment selbst ausleihen können, ohne jemanden fragen zu müssen.

Interne Kontrolle: Der Wert lückenloser Aufzeichnungen

Wer ein Gerät wann mitgenommen und wann zurückgebracht hat, interessiert im Alltag kaum jemanden. Doch wenn ein Firmengerät verloren geht, ausscheidende Mitarbeitende etwas nicht zurückgegeben haben, ein Geschäftspartner einen Sicherheitsfragebogen schickt oder ein Audit ansteht, entscheiden genau diese Aufzeichnungen darüber, ob Sie Rechenschaft ablegen können. Achten Sie aber darauf, dass die Dokumentation nicht zur Zusatzarbeit für jemanden wird. Wenn Menschen sich erinnern und nachträglich etwas eintragen müssen, entstehen zwangsläufig Lücken. Besser ist es, wenn der Verlauf automatisch aus dem Ausleihvorgang selbst entsteht.

Welche Felder gehören in die Inventarliste?

Ausgangspunkt jedes Equipment-Managements ist die Inventarliste. Bevor Sie ein Tool auswählen, legen Sie fest, was erfasst werden soll. Mehr Felder sind nicht automatisch besser: Hat eine Liste viele Spalten, die niemand ausfüllt, traut man irgendwann der ganzen Liste nicht mehr. Sicherer ist es, nur mit den Pflichtfeldern zu starten und optionale Felder erst dann hinzuzufügen, wenn Sie sie brauchen.

Pflichtfelder

FeldInhaltBeispiel
InventarnummerEindeutige Nummer für jede einzelne Einheit. Als Label auf das Gerät klebenPC-0042
BezeichnungDen Namen verwenden, den das Team im Alltag tatsächlich benutztLaptop 14 Zoll
Hersteller / ModellUm baugleiche Geräte zu unterscheiden, für Reparaturen und ErsatzteileLenovo / 21F6-XXXX
Anzahl (Einheiten)Wie viele Geräte dieses Modells vorhanden sind12 Stück
LagerortKonkret bis auf Etage, Raum und RegalEtage 3, Lager B, Regal 2
StatusVerfügbar, ausgeliehen, in Reparatur, ausgemustert usw.Ausgeliehen
AnschaffungsdatumGrundlage für Garantiefragen und die Planung von Ersatz10.04.2025
AnschaffungspreisGrundlage für die Erfassung als Anlagevermögen und das Budget des Folgejahres¥128.000
Verantwortliche StelleMacht klar, an wen man sich wendet. Auch eine Abteilung ist möglichIT-Abteilung

Am wichtigsten sind davon Inventarnummer und Status. Die Inventarnummer ist die einzige Verbindung zwischen Gerät und Datensatz. Ohne sie lässt sich das „eine Gerät in der Liste“ nicht dem „einen Gerät vor Ihnen“ zuordnen. Am Status wiederum sieht man, wie aktuell die Liste ist. Stehen alle Einträge seit Monaten unverändert auf „Verfügbar“, können Sie davon ausgehen, dass die Liste praktisch nicht mehr gepflegt wird.

Optionale Felder

  • Seriennummer (zur Unterscheidung baugleicher Geräte und für Garantieanfragen beim Hersteller)
  • Produktcode wie EAN bzw. der japanische JAN-Code (zum Abgleich beim Einkauf und zum Erfassen per Scan)
  • Garantieende und Ablauf des Wartungsvertrags (damit keine Verlängerung verpasst wird)
  • Lieferant und Bestellnummer (Ausgangspunkt für Nachkäufe und Anfragen)
  • Foto des Geräts (zeigt Farbe, Form und Zubehör, die sich mit Worten schwer beschreiben lassen)
  • Zubehör (Netzteil, Tasche, Kabel usw., das bei der Rückgabe geprüft wird)
  • Ob und an wen ausgeliehen werden darf (nur für bestimmte Abteilungen, Mitnahme außer Haus erlaubt oder nicht usw.)
  • Angaben zu Entsorgung oder Verkauf (dokumentieren das Ende des Lebenszyklus)

Optionale Felder ergänzen Sie am besten ausgehend von Problemen, die schon einmal aufgetreten sind. Haben Sie ein Gerät auf eigene Kosten reparieren lassen, obwohl noch Garantie bestand, kommt das Garantieende dazu. Fehlte bei einer Rückgabe Zubehör, kommt ein Feld für Zubehör dazu.

Tipp

Packen Sie nicht zu viel Bedeutung in die Inventarnummer. Wenn Abteilungskürzel oder Standort Teil der Nummer sind, müssen Sie bei jedem Abteilungswechsel und jeder Umgestaltung der Büroflächen neu nummerieren. Ein Kategoriekürzel plus laufende Nummer genügt. Informationen, die sich ändern können, gehören in eigene Felder der Inventarliste.

Drucken Sie die Inventarnummer als QR-Label und kleben Sie es auf das Gerät. Dann genügt ein Scan mit dem Smartphone, um den passenden Eintrag in der Inventarliste zu öffnen. Wie das Arbeiten mit Labels konkret aussieht, erklären wir hier.So funktionieren QR-Labels

Fünf typische Probleme im Equipment-Management

Wenn Equipment-Management nicht funktioniert, liegt das meist daran, wie die Abläufe organisiert sind. Die folgenden fünf Muster tauchen unabhängig von Größe und Branche immer wieder auf.

[01]Liste und Realität driften langsam auseinander
[02]Niemand weiß, wer etwas mitgenommen hat
[03]Suchzeiten und Doppelkäufe hören nicht auf
[04]Die Inventur wird zum jährlichen Großereignis
[05]Nur eine Person kennt sich noch aus

1. Liste und Realität driften langsam auseinander

Anfangs sorgfältig angelegt, passt die Liste ein halbes Jahr später nicht mehr zur Realität. Der Grund: Jede Aktualisierung ist reine Handarbeit. Wenn jede Person, die ein Gerät umstellt, verleiht oder entsorgt, selbst die Liste öffnen und ändern muss, bleibt der Eintrag gerade an vollen Tagen liegen. Hinzu kommt: Die Arbeit bleibt an denen hängen, die gewissenhaft pflegen. Wer es nicht tut, hat keinen Nachteil. Nicht wenige merken irgendwann, dass niemand mehr weiß, welche Angaben eigentlich stimmen.

2. Niemand weiß, wer etwas mitgenommen hat

Eine handschriftliche Notiz am Whiteboard, eine kurze Chatnachricht, ein „Ich nehm das mal mit“ im Vorbeigehen: Nichts davon wird festgehalten, und falls doch, findet man es später nicht wieder. So vergeht Zeit, ohne dass jemand bemerkt, dass ein Gerät nicht zurückgekommen ist. Der Verlust fällt erst auf, wenn es das nächste Mal gebraucht wird. Schwerer als der Wert des Geräts wiegt, dass lange niemand sagen kann, ob es überhaupt zurückgegeben wurde.

3. Suchzeiten und Doppelkäufe hören nicht auf

Equipment, dessen Verbleib unbekannt ist, existiert praktisch nicht. Das Team spart sich die Suche und bestellt neu, und später taucht dasselbe Gerät ganz hinten im Lager auf. Besonders in Organisationen, die Equipment derselben Kategorie an mehreren Standorten oder in mehreren Abteilungen haben, weiß oft niemand, wie viele Geräte es insgesamt gibt.

4. Die Inventur wird zum jährlichen Großereignis

Wenn die laufende Dokumentation nicht Schritt hält, bedeutet Inventur, Liste und Bestand von Grund auf abzugleichen. Man trommelt Leute zusammen, opfert manchmal freie Tage und kann die Ursachen der Abweichungen trotzdem nicht klären. Am Ende gleicht man die Zahlen an, indem man Fehlendes einfach ausbucht, und im nächsten Jahr geht alles von vorn los. Stimmen die täglichen Aufzeichnungen, ist die Inventur nur noch eine Kontrolle. Stimmen sie nicht, rächt sich das einmal im Jahr als großer Kraftakt.

5. Nur eine Person kennt sich noch aus

Eine Listendatei mit selbst gebauten Regeln, Namenskonventionen, die nur eine Person kennt, und eine aktuelle Version irgendwo in einem Ordner. Hängt das System an einer Person, steht das Equipment-Management still, sobald sie die Abteilung wechselt oder das Unternehmen verlässt. Vielleicht kennen Sie das selbst: Sie wollen bei der Übergabe erklären, wie alles funktioniert, und wissen plötzlich selbst nicht mehr, wozu eine bestimmte Spalte eigentlich da ist.

Vier gängige Methoden, Equipment zu verwalten

Nun zu den Möglichkeiten, wie Sie Equipment konkret verwalten können. Jede Methode hat Situationen, in denen sie gut passt, und solange der Bestand klein ist, sind einfache Methoden manchmal sogar schneller. Schauen Sie bei jeder auf die Stärken und darauf, wo sie an ihre Grenzen stößt.

Methode 1: Papierliste und Whiteboard

Hier wird mit Notizbuch, Ordner oder einem Whiteboard als Ausleihbuch gearbeitet. Die Einführung kostet nichts, jeder kann sofort etwas eintragen, und man braucht weder Strom noch Benutzerkonto. Da die Liste direkt neben dem Equipment liegen kann, ist der Weg zum Eintrag so kurz wie bei keiner anderen Methode, und auch in Teams mit wenig IT-Erfahrung gibt es kaum Widerstand. Bei einem Standort, einigen Dutzend Geräten und ein paar Ausleihen im Monat kann das in der Praxis durchaus ausreichen.

Der Nachteil: Was einmal aufgeschrieben ist, lässt sich später kaum nutzen. Um herauszufinden, wo etwas gerade ist, bleibt nur Blättern. Auswertungen sind reine Handarbeit, und mehrere Personen können nicht gleichzeitig nachsehen. Geht das Papier verloren oder wird es beschädigt, sind auch die Aufzeichnungen weg. Sobald Standorte oder Personen dazukommen, bricht das System zusammen.

Methode 2: Excel und andere Tabellen

Die Inventarliste wird in einer Tabellenkalkulation geführt. Bei den meisten Unternehmen ist das der erste Ansatz. Sie können kostenlos oder mit vorhandenen Lizenzen starten, die Felder frei gestalten und die Daten durchsuchen, sortieren und auswerten. Mit einer Tabelle in der Cloud lässt sich die Liste bis zu einem gewissen Grad auch teilen und gemeinsam bearbeiten.

Die Nachteile zeigen sich, wenn die Liste über lange Zeit genutzt wird. Dateien werden kopiert, und niemand weiß mehr, welche Version aktuell ist. Formeln gehen kaputt, wenn Zeilen eingefügt werden. Vom Smartphone aus lässt sich praktisch nichts bearbeiten. Und niemand kann nachvollziehen, wer wann etwas geändert hat. Wird bei jeder Ausleihe einfach die Zelle überschrieben, gibt es keinen Änderungsverlauf, und wenn es Probleme gibt, lässt sich der Hergang nicht rekonstruieren. Je mehr Personen die Liste pflegen, desto mehr ungeschriebene Regeln braucht es, um die Tabelle intakt zu halten.

Es gibt aber auch Fälle, in denen Excel völlig ausreicht. Haben Sie nur einige Dutzend Geräte, wird kaum etwas ausgeliehen und pflegen immer dieselben ein bis zwei Personen die Liste, bringt es mehr, die Felder der Liste sauber aufzubauen, als auf Biegen und Brechen ein System einzuführen.

Methode 3: Allgemeine Tools wie Chat und Cloud-Speicher kombinieren

Ausleihen werden per Chat angefragt, die Listendatei liegt in einem Cloud-Speicher, Anträge kommen über ein Formular. Diese Methode kombiniert Tools, die ohnehin vorhanden sind. Neue Verträge sind nicht nötig, alle im Unternehmen kennen die Werkzeuge, und vom Antrag bis zur Freigabe geht es so schnell wie bei keiner der vier Methoden.

Der Nachteil: Die Informationen fließen vorbei, statt sich an einer Stelle zu sammeln. Chatnachrichten verschwinden mit der Zeit im Verlauf, und es gibt keine Möglichkeit, den aktuellen Stand im Überblick zu sehen. Nichts erkennt doppelte Buchungen, und an Rückgaben muss jemand von sich aus erinnern. Selbst wenn die Anträge gespeichert sind, lässt sich daraus kaum ein Verlauf je Gerät rekonstruieren. Für Organisationen, die nur einen Freigabeprozess brauchen und den Bestand auf anderem Weg im Blick haben, kann das passen. Für sich allein reicht diese Methode in der Praxis aber kaum aus, um Equipment vollständig zu verwalten.

Methode 4: Spezialisierte Software für Equipment-Management

Hier nutzen Sie einen Cloud-Dienst, der eigens für Equipment-Management gebaut ist. Inventarnummern je Einheit, Erfassung per QR-Code oder Barcode, automatische Aufzeichnung von Ausleihe und Rückgabe, Prüfung auf doppelte Buchungen, Unterstützung bei der Inventur und Rechteverwaltung sind von Anfang an vorhanden. Der größte Unterschied zu den anderen drei Methoden: Die Liste aktualisiert sich als Nebenprodukt des Scannens. Weil weniger davon abhängt, dass sich jemand erinnert und etwas einträgt, driften Aufzeichnungen und Realität seltener auseinander.

Dafür fallen monatliche Gebühren an. Außerdem müssen Sie die Regeln für den Betrieb selbst festlegen, etwa welche Felder Pflicht sind und wer was darf. Allein durch ein neues Tool ordnet sich nichts von selbst. In den letzten Jahren bieten allerdings immer mehr Dienste einen kostenlosen Plan an, sodass Sie schon im kleinen Rahmen mit Ihrem echten Equipment testen können.

MethodeEinstiegskostenSuche & AuswertungGleichzeitige NutzungAutomatischer VerlaufGeeignet für
PapierlisteFast nullNicht möglichNicht möglichNein1 Standort, bis einige Dutzend Geräte
ExcelNiedrigMöglichEingeschränktNeinEinige Dutzend bis rund 100 Geräte
Allgemeine ToolsFast nullSchwachMöglichTeilweiseOrganisationen, die nur einen Antragsprozess brauchen
Spezialisierte SoftwareMonatliche GebührStarkMöglichJaAb 100 Geräten, mehrere Standorte, viele Ausleihen
Was ändert sich im Alltag konkret, wenn Sie von Papier oder Excel umsteigen? Ausleihe, Buchung und Inventur zeigen wir anhand der echten Bildschirme.Funktionen der Software ansehen

Sechs Kriterien für die Wahl einer Equipment-Management-Software

Wenn Sie spezialisierte Software in Betracht ziehen, hilft es wenig, Funktionslisten zu vergleichen. Ob Equipment-Management gelingt, zeigt sich nicht bei der Einführung, sondern daran, ob die Liste ein Jahr später noch gepflegt wird. Mit den folgenden sechs Kriterien lässt sich leichter beurteilen, ob eine Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.

1. Skalierbarkeit

Die Zahl der Geräte und Nutzer wächst meist schneller als erwartet. Wird es am Anfang nicht zu eng, und können Sie problemlos in einen höheren Plan wechseln, wenn Sie wachsen? Prüfen Sie vorab, wo die Grenzen für Personen und Geräte liegen und was passiert, wenn Sie sie überschreiten. Auch wie sich die Abrechnung an Zu- und Abgänge im Team anpasst (per Antrag bei jeder Änderung oder automatisch), wirkt sich direkt auf den Verwaltungsaufwand aus.

2. Aufwand bei der Erfassung

Der häufigste Grund, warum eine Einführung ins Stocken gerät, ist der Aufwand bei der Ersterfassung. Modell, Hersteller und technische Daten für Hunderte von Geräten von Hand einzutippen, ist unrealistisch. Lässt sich eine bestehende Liste als CSV importieren? Werden Angaben aus einem Barcode oder dem Produktnamen automatisch ergänzt? Können Sie beim Hinzufügen weiterer gleicher Geräte die Eingaben des ersten Eintrags wiederverwenden? Wie leicht dieser Schritt fällt, entscheidet darüber, ob die Einführung überhaupt abgeschlossen wird.

3. Bedienbarkeit im Alltag

Ob ein System für die Verwaltung einfach ist, ist eine andere Frage als die, ob es für die Ausleihenden einfach ist. Müssen sie für jede Ausleihe eine App installieren oder sich anmelden, wird das System mit Sicherheit bald nicht mehr genutzt. Funktioniert alles im Browser? Reichen ein paar Fingertipps auf dem Smartphone? Lässt es sich über ein fest aufgestelltes Gerät am Ausgabeort bedienen? Ob der Vorgang vor Ort in fünf Sekunden erledigt ist, bestimmt direkt, wie genau die Aufzeichnungen sind.

4. Buchung und Ausleihe

Im Mittelpunkt der täglichen Arbeit steht die Ausleihe. Können Geräte für bestimmte Tage im Voraus gebucht werden? Erkennt das System, wenn dasselbe Gerät doppelt gebucht wird? Lässt sich festhalten, für welches Projekt es genutzt wird? Können Sie Mitnahmen außer Haus kennzeichnen? Und wird automatisch erinnert, wenn eine Rückgabefrist näher rückt? Allein dieser letzte Punkt erspart der zuständigen Person viel Nachhaken. Prüfen Sie außerdem, ob sich das System mit Ihrem vorhandenen Kalender verbinden lässt.

5. Inventurfunktion

Die Inventur ist die einzige Möglichkeit zu prüfen, ob Ihr Equipment-Management tatsächlich funktioniert. Wertet das System Scans automatisch aus, meldet es Abweichungen zur Liste und zeigt es als Abdeckungsquote, wie viel bereits geprüft ist, wird die Arbeit deutlich leichter. Sie müssen dann nicht mehr alles auf einmal zählen, sondern können die Inventur nach Kategorie oder Standort aufteilen und im normalen Arbeitsalltag erledigen.

6. Kosten und Nutzen

Ob sich die monatlichen Kosten lohnen, bemessen Sie an der eingesparten Zeit und den vermiedenen Doppelkäufen. Ausprobieren ist verlässlicher als jede Schätzung am Schreibtisch. Erfassen Sie im kostenlosen Plan oder in einer Testphase einige Dutzend Ihrer eigenen Geräte und wickeln Sie ein bis zwei Wochen lang echte Ausleihen darüber ab. Dann sehen Sie schnell, ob Ihr Team dabeibleibt. Auf lange Sicht zählen auch Rabatte bei jährlicher Zahlung und die Frage, ob für inaktive Mitglieder Kosten anfallen.

Werp

Equipment-Management kostenlos starten: Werp™

Werp™ ist ein Cloud-Dienst für Equipment-Management, mit dem Sie alle sechs genannten Kriterien schon im kostenlosen Plan durchprobieren können. Werp™ läuft komplett im Browser, eine App-Installation ist nicht nötig. Die Oberfläche gibt es auf Japanisch, Englisch und Deutsch.

Den Aufwand bei der Erfassung übernimmt WerpAI™. Geben Sie einen Produktnamen ein oder scannen Sie einen JAN-, EAN- oder UPC-A-Barcode: Modell, Marke, technische Daten und Bild werden automatisch ausgefüllt, wobei Sie aus bis zu drei Vorschlägen wählen. Ist dasselbe Gerät bereits erfasst, wird das Duplikat automatisch erkannt, und statt eines neuen Eintrags wird vorgeschlagen, dem bestehenden eine weitere Einheit hinzuzufügen. Suchergebnisse werden im Workspace zwischengespeichert, sodass die Erfassung mit jedem Eintrag schneller geht.

Im laufenden Betrieb drucken Sie QR-Labels und kleben sie auf die Geräte. Ein Scan mit dem Smartphone öffnet die Seite des jeweiligen Geräts, wo Sie Check-out und Check-in mit einem Tippen erfassen. Der Nutzungsverlauf wird automatisch gespeichert. Im Kiosk-Modus steht ein Tablet neben einer bestimmten Ressource, etwa einem Besprechungsraum, und auch Personen ohne Konto können direkt vor Ort buchen.

  • Kostenlos für bis zu 3 Personen und 50 Geräte. Je nach Größe erweitern Sie auf Starter (¥980 pro Person und Monat inkl. MwSt., 10 Personen, 500 Geräte) oder Pro (¥1.980 pro Person und Monat inkl. MwSt., unbegrenzte Personenzahl). Die Zahl der Plätze passt sich automatisch an die aktiven Mitglieder an und wird tagesgenau abgerechnet
  • Barcode-Scan und Produktsuche mit WerpAI™ füllen Modell, technische Daten und Bild automatisch aus. Der CSV-Import aus einer bestehenden Liste ist in allen Plänen enthalten
  • Läuft im Browser, ohne App. Auf der Seite, die sich per Scan des QR-Labels öffnet, erfassen Sie Ausleihe und Rückgabe mit einem Tippen. Im Kiosk-Modus buchen Personen ohne Konto über ein Tablet neben dem Gerät
  • Buchungen für bestimmte Tage, Projektname und Zweck, Kennzeichnung für Mitnahmen außer Haus, Prüfung auf Doppelbuchungen und automatische E-Mail-Erinnerungen an die Rückgabefrist. Buchungen werden in Google Calendar geschrieben, und Termine aus Kalendern, die mit einem Gerät verknüpft sind, werden bis 60 Tage im Voraus übernommen
  • Im Inventur-Modus sehen Sie Scan-Auswertung, Abweichungsbericht und Abdeckungsquote. So wird aus dem jährlichen Großereignis eine Kontrolle, die sich über den Alltag verteilen lässt
  • Im kostenlosen Plan ohne Kreditkarte und ohne Laufzeitbegrenzung testen Sie Werp™ im echten Betrieb, bevor Sie sich für einen bezahlten Plan entscheiden. Bei jährlicher Zahlung sparen Sie rund zwei Monatsbeiträge
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Häufige Fragen

Ab wie vielen Geräten braucht man eine Software?
Die Zahl der Geräte allein entscheidet das nicht. Entscheidend sind, wie viel Bewegung es gibt und wie viele Personen beteiligt sind. Als Faustregel dienen drei Punkte: mehr als 100 Geräte, mindestens zwei Standorte oder Abteilungen, mehrere Ausleihen pro Woche. Treffen zwei oder mehr davon zu, ist es Zeit, sich mit dem Thema zu befassen. Haben Sie rund 50 Geräte, wird kaum etwas ausgeliehen und pflegt immer dieselbe Person die Liste, funktioniert eine Tabelle völlig ausreichend. Umgekehrt braucht ein Team, das täglich Geräte verleiht, auch bei wenigen Geräten früh ein System.
Reicht es nicht, das Equipment in Excel zu verwalten?
Mit gut durchdachten Feldern funktioniert Excel in kleinen Organisationen lange. Die Anzeichen, dass es an seine Grenzen kommt, sind leicht zu erkennen: Niemand weiß mehr, welche Datei die aktuelle ist. Um den Ausleihstatus zu erfahren, müssen Sie Leute fragen. Abweichungen bei der Inventur lassen sich nicht aufklären. Die Pflege hängt an einer einzigen Person. Treffen zwei oder mehr davon zu, ist ein Wechsel des Werkzeugs der schnellere Weg. Bis dahin lohnt es sich, in Excel weiterzuarbeiten und die Felder der Liste zu verfeinern. Das erleichtert den späteren Umstieg.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von Umfang und Vorbereitung ab. Bei einem Cloud-Dienst können Sie aber noch am Tag der Anmeldung mit der Erfassung beginnen. Lässt sich die bestehende Liste als CSV exportieren, dauert der Import einige Stunden. Fangen Sie bei null an, brauchen Sie mit Barcode-Scan und automatischer Ergänzung einige Dutzend Sekunden pro Gerät. Am meisten Zeit kosten in der Praxis das Drucken und Aufkleben der QR-Labels und die Einigung auf Regeln für den Betrieb. Stellen Sie nicht alles auf einmal um. Am sichersten ist es, klein mit einer Kategorie zu beginnen, die viel ausgeliehen wird, dort die Regeln festzulegen und das Ganze dann auf den gesamten Bestand auszuweiten.

Fazit

Ziel des Equipment-Managements ist, dass Ihre Organisation dauerhaft sagen kann, was gerade wo und in welchem Zustand ist. Nehmen Sie das als Maßstab, lässt sich recht klar eingrenzen, was zu tun ist.

Der Ausgangspunkt ist eine sauber aufgebaute Inventarliste. Solange Inventarnummer und Status korrekt gepflegt werden, darf das Werkzeug auch Papier oder Excel sein. Bei kleinem Bestand sind einfache Methoden schneller und zuverlässiger. Sobald aber die Zahl der Geräte wächst, sich Standorte verteilen und Ausleihen zum Alltag gehören, kommt die manuelle Pflege fast zwangsläufig nicht mehr hinterher. Und eine Liste, der niemand mehr vertraut, ist kaum besser als gar keine.

Wenn Sie an dem Punkt sind, spezialisierte Software zu prüfen, beschränken Sie den Vergleich auf die sechs Kriterien aus diesem Artikel: Skalierbarkeit, Aufwand bei der Erfassung, Bedienbarkeit im Alltag, Buchung und Ausleihe, Inventurfunktion sowie Kosten und Nutzen. Die Länge der Funktionsliste sagt wenig aus. Unsere Empfehlung: Fangen Sie klein an, mit der Kategorie, die am häufigsten ausgeliehen wird. Entscheidend ist nicht, ob Sie einmal eine perfekte Liste anlegen, sondern ob ein System entsteht, das sie dauerhaft korrekt hält.

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