備品の貸出管理表は、備品台帳と貸出記録の2枚に分けて作ると続きます。必要な項目、返却遅れが自動で赤くなる無料のExcelテンプレート、記録が続かない理由と対策、表で回せなくなる目安までまとめました。
備品の貸出管理表は、備品の一覧（備品台帳）と、貸し出すたびに1行ずつ足していく記録（貸出記録）の2枚に分けて作ります。備品の一覧に「誰が持っているか」を直接書き込む1枚の表にすると、返ってきたときにその欄を消すので履歴が残らず、先月このカメラを最後に使ったのが誰かに答えられなくなるためです。
この記事では、2枚それぞれに入れる項目とその理由を整理します。同じ作りの Excel テンプレートを無料で配布しているので、項目を考える時間を省きたい場合はそのまま使えます。返却予定日を過ぎた貸出は自動で赤く表示され、台帳の状態も貸出記録から自動で切り替わります。
備品台帳と貸出記録の2シート構成。返却遅れは自動で赤くなります（Excel 形式、登録不要）。無料テンプレートをダウンロード最低限そろえたいのは次の項目です。備品台帳は備品が増えたときだけ、貸出記録は貸すたびに書きます。
| 表 | 項目 | 入れる理由 |
|---|---|---|
| 備品台帳 | 管理番号 | 同じ品名の備品が複数あっても1台ずつ区別するため。ラベルに印字して本体に貼る |
| 備品台帳 | 品名・型番 | 何の備品かを、誰が見ても分かるようにするため |
| 備品台帳 | カテゴリ | カメラ、音声、PC など、探すときの絞り込みに使う |
| 備品台帳 | 保管場所 | 返すときに戻す場所。棚の番号まで決めておくと、あるのに見つからない状態が減る |
| 備品台帳 | 状態・借りている人・返却予定 | 貸出記録から自動で出す。手では書かない |
| 貸出記録 | 貸出日・管理番号 | いつ、どの1台を貸したか |
| 貸出記録 | 借りた人・用途 | 誰がどの案件で使っているか。返却の声かけと、使用実績の把握に使う |
| 貸出記録 | 返却予定日 | 期限のない貸出は後回しにされやすい。借りる時点で決める |
| 貸出記録 | 返却日・確認者 | 返ってきた事実と、中身を確かめた人。付属品の欠品に後で気づいたとき、どの貸出で起きたかをたどれる |
購入日や購入価格も台帳に入れておくと、棚卸しや買い替えの判断に使えます。ただ、始める段階では項目を増やしすぎないほうが続きます。入力する欄が多い表ほど、空欄が増えていくためです。
よく見かけるのは、備品の一覧に貸出者と返却予定の列を足した1枚の表です。作るのは簡単ですが、返ってきたら欄を消すので過去の貸出が残りません。紛失や破損が見つかったとき、直前に誰が使ったかをたどれなくなります。
2枚に分けると、貸出記録は上書きせずに下へ足していくだけになります。台帳の状態は、貸出記録のうち返却日が空の行を探して表示すればよいので、人が台帳を書き換える作業そのものがなくなります。書く場所が1か所に減ることが、記録を続けるうえでいちばん効きます。
一度付けた管理番号は、その備品を廃棄しても別の備品に使い回さないでください。過去の貸出記録と新しい備品の記録が混ざり、履歴をたどれなくなります。
薄い黄色の欄が入力する欄で、灰色の欄は数式です。関数は Excel と Google スプレッドシートの両方にあるものだけを使っているので、複数人で共有したい場合は Google スプレッドシートの「ファイル → インポート」で取り込んで使えます。
テンプレートは自由に改変・社内配布していただけます。Excel テンプレートをダウンロード機材庫で機材を取り、席に戻ってから表を開いて書く。この距離があると、急いでいる日から順に記録が抜けます。表を印刷して機材庫に置く、機材庫のタブレットで開いたままにしておくなど、取った場所で書けるようにします。
期限の欄が空いていると、返却はいつでも後回しにできる作業になります。借りる人に悪気がなくても、次の現場の準備が優先されるのは自然なことです。返却予定日は必ず埋めてもらい、分からなければ仮の日付でかまわないことにします。
記録を書いても、返却遅れを誰も確かめなければ、表はやがて信用されなくなります。見る人と頻度を決めてください。週に1回、担当者が赤い行だけを見て本人に声をかける、くらいの軽さで回ります。
表は、書く人と見る人が少ないうちは十分に機能します。次のどれかに当てはまってきたら、表の工夫を重ねるより、記録の手間そのものを減らす道具を検討する時期です。
Werp™ は、この記事の備品台帳と貸出記録をクラウドに置き換えた形の備品管理サービスです。備品に貼った QR ラベルをスマートフォンで読み、開いたページでボタンを押すと、貸出と返却が記録され、台帳の状態も同時に変わります。書く作業がスキャンとボタン1回になるので、記録の抜けが起きにくくなります。
予約は重なりを自動で防ぎ、返却期限が近づくとメールで知らせます。表で作った台帳は、列を合わせて CSV に書き出せば取り込めます。
無料プランはメンバー3名・備品50件まで、クレジットカード不要で期限なく使えます。
貸出管理表は、備品台帳と貸出記録の2枚に分け、台帳の状態は記録から自動で出す形にすると、書く場所が1か所になって続きやすくなります。項目は最初から増やしすぎず、返却予定日だけは必ず埋めてもらう。週に1回、返却遅れの行だけを確かめる。この3つが回っていれば、表でも十分に管理できます。