備品の貸出管理表は、備品台帳と貸出記録の2枚に分けて作ると続きます。必要な項目、返却遅れが自動で赤くなる無料のExcelテンプレート、記録が続かない理由と対策、表で回せなくなる目安までまとめました。
備品の貸出管理表は、備品の一覧（備品台帳）と、貸し出すたびに1行ずつ足していく記録（貸出記録）の2枚に分けて作ります。備品の一覧に「誰が持っているか」を直接書き込む1枚の表にすると、返ってきたときにその欄を消すので履歴が残らず、先月このカメラを最後に使ったのが誰かに答えられなくなるためです。
この記事では、2枚それぞれに入れる項目とその理由を整理します。あわせて、2枚に分けた作りをすぐに試せるよう同じ構成の Excel テンプレートを無料で配布しており、項目を一から考える手間を省きたい場合には、そのまま使えます。テンプレートでは返却予定日を過ぎた貸出が自動で赤く表示され、台帳の状態も貸出記録から自動で切り替わります。
備品台帳と貸出記録の2シート構成。返却遅れは自動で赤くなります（Excel 形式、登録不要）。無料テンプレートをダウンロード最低限そろえたい項目は次のとおりです。書き込む頻度は2枚で異なり、備品台帳は備品が増えたときにだけ、貸出記録は貸し出すたびに書きます。
| 表 | 項目 | 入れる理由 |
|---|---|---|
| 備品台帳 | 管理番号 | 同じ品名の備品が複数あっても1台ずつ区別するため。ラベルに印字して本体に貼る |
| 備品台帳 | 品名・型番 | 何の備品かを、誰が見ても分かるようにするため |
| 備品台帳 | カテゴリ | カメラ、音声、PC など、探すときの絞り込みに使う |
| 備品台帳 | 保管場所 | 返すときに戻す場所。棚の番号まで決めておくと、あるのに見つからない状態が減る |
| 備品台帳 | 状態・借りている人・返却予定 | 貸出記録から自動で出す。手では書かない |
| 貸出記録 | 貸出日・管理番号 | いつ、どの1台を貸したか |
| 貸出記録 | 借りた人・用途 | 誰がどの案件で使っているか。返却の声かけと、使用実績の把握に使う |
| 貸出記録 | 返却予定日 | 期限のない貸出は後回しにされやすい。借りる時点で決める |
| 貸出記録 | 返却日・確認者 | 返ってきた事実と、中身を確かめた人。付属品の欠品に後で気づいたとき、どの貸出で起きたかをたどれる |
購入日や購入価格も台帳に入れておくと、棚卸しや買い替えの判断に使えますが、始める段階では項目を増やしすぎないほうが運用は続きます。入力する欄が多い表ほど、空欄が増えていくからです。
備品の一覧に貸出者と返却予定の列が加わったような表が一般的ですが、これらは作成が簡単である一方、返却時に貸出者と返却予定の欄を消去する運用が多いため、過去の貸出の履歴が残りません。紛失や破損が見つかったときに、直前に誰が使ったのかをたどれなくなります。
これに対して2枚に分けた場合、貸出記録は上書きせずに下へ行を足していくだけで済みます。台帳の状態も、貸出記録のうち返却日が空になっている行を探して表示すれば足りるので、人が台帳を書き換える作業そのものが不要になります。記録を続けるうえで最も効くのは、この書き込む場所が1か所に集約される点です。
一度付けた管理番号は、その備品を廃棄した後であっても別の備品に使い回さないでください。番号を使い回すと、過去の貸出記録と新しい備品の記録が混ざり、履歴をたどれなくなります。
シートの中では、入力する欄を薄い黄色、数式が入っている欄を灰色で示しています。関数には Excel と Google スプレッドシートの両方にあるものだけを使っているため、複数人で共有したい場合は Google スプレッドシートの「ファイル → インポート」から取り込んで利用できます。
テンプレートは自由に改変・社内配布していただけます。Excel テンプレートをダウンロード機材庫で機材を取り出し、席に戻ってから表を開いて記入する。この距離があると、急いでいる日から順に記録が抜けていきます。対策は、表を印刷して機材庫に置く、あるいは機材庫のタブレットで表を開いたままにしておくなど、機材を取ったその場で書ける形にすることです。
期限の欄が空いていると、返却はいつでも後回しにできる作業になってしまいます。借りる人に悪気がなくても次の現場の準備が優先されるのは自然なことなので、返却予定日は借りる時点で必ず埋めてもらい、分からない場合は仮の日付でもかまわないことにします。
記録を書いても、返却遅れを誰も確かめなければ、表はやがて信用されなくなります。見る人と頻度は先に決めておいてください。担当者が週に1回、赤く表示された行だけを見て本人に声をかける程度の軽さでも、運用としては十分に成り立ちます。
書く人と見る人が少ないうちは、表でも十分に機能します。ただ、次のいずれかに当てはまってきた場合は、表の工夫を重ねるよりも、記録の手間そのものを減らす道具を検討する時期です。
Werp™ は、この記事で紹介した備品台帳と貸出記録をクラウド上に置き換えた形の備品管理サービスです。備品に貼った QR ラベルをスマートフォンで読み取り、開いたページのボタンを押すと、貸出または返却が記録され、台帳の状態も同時に切り替わります。書く作業がスキャンとボタン1回に置き換わるため、記録の抜けは起きにくくなります。
予約についても重なりを自動で防ぎ、返却期限が近づくとメールで知らせます。
このテンプレートで作った表は、列を合わせ直したり CSV に書き出したりせず、.xlsx のまま取り込めます。ファイルを選ぶとシートを選ぶ画面が出るので、取り込むのは備品台帳のシートです。貸出記録のシートは取り込めませんが、貸出中かどうかは、Werp™ で貸出と返却を記録していくと自動で切り替わります。
列は見出しから推定され、取り込む前に確かめて直せます。試し実行で結果を見てから登録でき、新しい備品の取り込みは30日以内なら取り消せます。
無料プランはメンバー3名・備品50点まで、クレジットカード不要で期限なく使えます。
貸出管理表を備品台帳と貸出記録の2枚に分け、台帳の状態を記録から自動で出す形にすれば、書き込む場所が1か所に集約されるので運用が続きやすくなります。そのうえで、項目は最初から増やしすぎないこと、返却予定日だけは必ず埋めてもらうこと、週に1回は返却遅れの行だけを確認すること。この3点が回っていれば、表のままでも十分に管理できます。
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