資産管理台帳

現場が使うから、台帳が現物と合う。

固定資産台帳の資産番号を、備品1つずつに紐づけます。貸出・返却・移動・棚卸しのたびに、どこにあるか・誰が使っているか・どういう状態かが記録されるので、台帳と現物のずれを年に一度まとめて埋める作業が減ります。減価償却や仕訳はしないので、会計ソフトは今のまま使えます。

台帳と現物は、なぜずれるのか

Excel と会計側の台帳だけのとき
  • 台帳を直すのは管理部門だけ。現場での移動や貸し借りは反映されない
  • 一式で計上した椅子20脚が、台帳のどの行にあたるのか分からない
  • 除却の理由や日付が、メールや紙の稟議に散らばる
  • 年に一度の棚卸しで、見つからないものを探す作業が一気に来る
台帳は合っていても、現物と合わない
Werp™ で現物の側を記録すると
  • 貸出・返却・移動を現場が QR スキャンで記録し、そのまま最新になる
  • 1つの資産番号に何台でも紐づけられる。どの椅子がどの資産かが分かる
  • 除却するときは、理由と除却日を必ず残す
  • 棚卸しは QR を読むだけ。見つからなかったものが一覧で残る
現物の記録が、そのまま台帳の裏付けになる

会計はそのまま。Werp™ は現物の側を持ちます

何を Werp™ が持ち、何を会計側に残すかを分けています。2つをつなぐのは資産番号です。Werp™ から書き出した CSV を、会計側の台帳と資産番号で突き合わせられます。

会計ソフト・固定資産台帳(今のまま)
取得価額の確定、減価償却、仕訳、税務。勘定科目・耐用年数・償却方法は、Werp™ に入力する欄がありません。
Werp™
資産番号ごとに、何台が・どこに・誰の手元に・どういう状態であるか。移動・貸出・除却の履歴。取得価格は、現場で入れる参考値として持ちます。

資産管理台帳として使うための機能

1
資産番号を紐づける
固定資産台帳の番号を備品に登録します。一式計上なら、複数の備品に同じ番号を付けます。全角・半角やハイフンの表記ゆれは、保存するときにそろえます。
2
資産番号ごとの台帳
資産番号ごとに、台数・保管場所・状態・取得価格を一覧にします。資産番号の無い簿外の備品は、別枠で集計します。
3
CSV で会計側へ
備品ごとの一覧と、資産番号ごとの一覧の2種類。Excel でそのまま開けます。除却日と除却理由の列もあります。
4
除却の理由と日付
廃棄・売却・譲渡・紛失などの理由と、除却日を必ず記録します。いつ、なぜ台帳から外れたかを後から答えられます。
5
変更の履歴
保管場所・担当者・取得価格・資産番号などが、いつ・誰によって・何から何へ変わったかを残します。
6
棚卸しと遊休資産
実地棚卸しは QR を読み取っていくだけ。予約と貸出の記録から、使われていない備品と、その取得価格の合計も出せます。

棚卸しの流れは棚卸しモード、 QR ラベルはQR ラベルのページで詳しく説明しています。

よくある質問

会計ソフトや固定資産台帳と、二重管理になりませんか?
なりません。取得価額の確定や減価償却は、今の会計ソフトと固定資産台帳のまま行います。Werp™ が持つのは、その資産が今どこにあり、誰が使っていて、どういう状態か、という現物の側だけです。2つをつなぐのは資産番号で、Werp™ から書き出した CSV を会計側の台帳と資産番号で突き合わせる使い方を想定しています。
一式で計上した資産(会議室の椅子20脚など)は、どう登録しますか?
20脚をそれぞれ備品として登録し、同じ資産番号を付けます。一括登録で資産番号を入れると、20脚すべてに同じ番号が付きます。取得価格は代表の1脚にだけ入り、台帳ではセット全体の価格として1回だけ数えます。按分はしません。
減価償却の計算や仕訳はできますか?
できません。Werp™ は会計の計算をしない方針で、勘定科目・耐用年数・償却方法を入れる欄も持っていません。償却と仕訳は、今お使いの会計ソフトで行ってください。
資産番号の無い少額の備品も、一緒に管理できますか?
できます。資産番号の無い備品は「簿外」として別枠で集計されるので、固定資産の台帳の数字とは混ざりません。
資産台帳や CSV は、社員の誰でも見られますか?
資産台帳の画面と CSV の書き出しは、ワークスペースの管理者だけが使えます。現場の社員は、今までどおり備品の予約・貸出・スキャンをするだけです。
料金はどうなりますか?
ほかの使い方と同じ料金プランで、利用する人数ごとの月額です。資産台帳や CSV の書き出しに追加の料金はかかりません。無料プランから始められます。

一部の資産から、試してみる

無料プランで、ラベルを貼るところから始められます。進め方や今の台帳との合わせ方は、ご相談ください。