資産管理台帳

現場が使うから台帳が現物と合う

固定資産台帳の資産番号を備品1つずつに紐づけて使います。貸出・返却・移動・棚卸しのたびに、どこにあるか、誰が使っているか、どういう状態かが記録されるため、台帳と現物のずれを年に一度まとめて埋める作業が減ります。減価償却や仕訳は行わないので、会計ソフトは今の運用のまま使い続けられます。

台帳と現物がずれる理由

Excelと会計側の台帳だけのとき
  • 台帳を直せるのは管理部門だけで、現場での移動や貸し借りが反映されない
  • 一式で計上した椅子20脚が台帳のどの行にあたるのか分からない
  • 除却の理由や日付がメールや紙の稟議に散らばる
  • 年に一度の棚卸しのときに、見つからないものを探す作業がまとめて発生する
台帳は合っていても、現物と合わない
Werp™で現物の側を記録したとき
  • 現場がQRスキャンで記録した貸出・返却・移動が、そのまま台帳に反映される
  • 1つの資産番号に何台でも紐づけられ、一式で計上した椅子も1脚ずつどの資産にあたるかが分かる
  • 除却するときは理由と除却日を必ず記録し、どちらも備品の履歴に残る
  • 棚卸しはQRを読んでいくだけで、見つからなかったものが一覧に残る
現物の記録がそのまま台帳の裏付けになる

会計はそのままで現物の側をWerp™が持つ

Werp™が持つ情報と会計側に残す情報を分けたうえで、2つを資産番号でつないでいます。Werp™から書き出したCSVは、会計側の台帳と資産番号で突き合わせられます。

会計ソフト・固定資産台帳(今のまま)
取得価額の確定、減価償却、仕訳、税務はこちらで行います。勘定科目・耐用年数・償却方法は、Werp™には入力する欄がありません。
Werp™
資産番号ごとに何台がどこにあり、誰の手元でどういう状態にあるかと、移動・貸出・除却の履歴を持ちます。取得価格も持ちますが、これは現場で入力する参考値で、会計側で確定する取得価額とは別のものです。

資産管理台帳として使うための機能

1
資産番号の紐づけ
固定資産台帳の番号を備品に登録し、一式で計上した資産であれば複数の備品に同じ番号を付けます。全角と半角の違いやハイフンの表記ゆれは、保存するときに自動でそろえます。
2
資産番号ごとの台帳
資産番号ごとに台数・保管場所・状態・取得価格を一覧にします。資産番号の無い簿外の備品は別枠で集計するので、台帳の数字には混ざりません。
3
会計側へのCSV書き出し
書き出せる一覧は、備品ごとと資産番号ごとの2種類です。どちらもExcelでそのまま開けるうえ、備品ごとの一覧には除却日と除却理由の列もあります。
4
除却の理由と日付
除却するときは、廃棄・売却・譲渡・紛失などの理由と除却日を必ず記録するので、いつ、なぜ台帳から外れたのかを後から聞かれても答えられます。
5
変更の履歴
保管場所・担当者・取得価格・資産番号などを変えると、いつ誰が何から何へ変えたのかが履歴に残ります。
6
棚卸しと遊休資産
実地棚卸しはQRを読み取っていくだけで進みます。予約と貸出の記録からは、使われていない備品と、その取得価格の合計も出せます。

棚卸しの流れは棚卸しモード、 QRラベルはQRラベルのページで詳しく説明しています。

よくある質問

会計ソフトや固定資産台帳と、二重管理になりませんか?
なりません。取得価額の確定や減価償却はこれまでどおり今の会計ソフトと固定資産台帳で行い、Werp™が持つのは、その資産が今どこにあって誰が使っているか、どういう状態かという現物の側だけです。2つは資産番号でつなぐ設計で、Werp™から書き出したCSVを会計側の台帳と資産番号で突き合わせる使い方を想定しています。
一式で計上した資産(会議室の椅子20脚など)は、どう登録しますか?
20脚をそれぞれ備品として登録し、同じ資産番号を付けます。一括登録のときに資産番号を入れれば、20脚すべてに同じ番号が付きます。取得価格は代表の1脚にだけ入り、台帳ではセット全体の価格として1回だけ数えます。1脚ごとへの按分はしません。
減価償却の計算や仕訳はできますか?
できません。Werp™は会計の計算をしない方針で、勘定科目・耐用年数・償却方法を入れる欄も持っていません。償却と仕訳は、今お使いの会計ソフトで行ってください。
資産番号の無い少額の備品も、一緒に管理できますか?
できます。資産番号の無い備品は「簿外」として別枠で集計されるので、固定資産の台帳の数字とは混ざりません。
資産台帳やCSVは、社員の誰でも見られますか?
いいえ。資産台帳の画面とCSVの書き出しを使えるのはワークスペースの管理者に限られ、現場の社員は今までどおり備品の予約・貸出・スキャンをするだけです。
料金はどうなりますか?
資産管理台帳として使う場合も、ほかの使い方と同じ料金プランで、ワークスペースごとの定額(月払いか年払い)です。資産台帳やCSVの書き出しに追加の料金はかからず、無料プランから始められます。

一部の資産から試してみる

無料プランのまま、一部の資産にラベルを貼るところから始められます。進め方や今の台帳との合わせ方で迷ったときは、ご相談ください。