Excel・CSV の取り込み

取り込みの流れ

取り込みは4つの段階で進みます。最後の段階で実行するまで、何も保存されません。

1. ファイル：Excel や CSV のファイルを選ぶか、表をコピーして貼り付けます。シートが複数あれば、使うシートを選びます。
2. 列の対応：ファイルの列ごとに、何として取り込むかを確かめます。見出しから自動で選んだ取り込み先が、最初から入っています。
3. 確認：新しい備品になる行、登録済みの備品にユニットを足す行、取り込めない行を、1行ずつ確かめます。
4. 取り込み：実行します。行が多いときは200行ずつ順に送り、進み具合を出します。

始める前に

• 取り込みを使えるのは管理者だけです。Freeプランを含む全プランで使えます。
• 入口は、備品一覧の「新規備品」の横の「▾」にある「Excel/CSV から取り込み」です。開いた画面で「新しい備品を登録する」を選びます。もう1つの「今ある備品をまとめて直す」は、このページの最後の節で説明します。
• 決まった書式は要りません。列の名前も並び順も自由です。表を一から作るときは、「CSV のひな形をダウンロード」で品名・型番・数量・保管場所の4列のひな形も取れます。
• プランの上限（備品とユニットの数）は取り込みにもかかります。超えそうなときは確認の段階で知らせるので、先頭から入る分だけ取り込むか、プランを見直すかを選べます。

読めるファイル

自動で読み取ること

現場の台帳は、きれいな表とは限りません。次のような表は、手で整えなくても読めます。

• 表の上の表題や作成日の行：見出しの行を先頭の10行から探し、それより上は読み飛ばします。見出しの行が無い表は、その旨を選べば1行目からデータとして読みます。
• 見出しの書き方のゆれ：「機材名」「品名」「Name」、全角と半角の違い、「保管・設置場所」のようにまとめた見出しも読みます。日本語・英語・ドイツ語の見出しに対応します。
• 結合したセル：値をその範囲全体に広げます。縦に結合した数量は行の数で割ります（3 が3行にまたがっていれば1台ずつ）。
• 日付：「2024/4/1」「2024-04-01」「令和6年4月1日」「R6.4.1」「01.04.2024」や、Excel の日付の値を読みます。
• 金額と数量：「¥120,000」「12万円」「¥120,000-」や、「3台」「３」「一式」を読みます。
• 数式：Excel が保存した計算結果を読みます。
• 合計・小計の行：備品としては取り込まず、飛ばします。

列の対応を確かめる

ファイルの列ごとに、見出し・中身の例（3つまで）・取り込み先が1行ずつ並びます。取り込み先には、見出しから自動で選んだものが入っています。違っていれば選び直してください。同じ取り込み先を別の列で選ぶと、先に選んでいた列からはその取り込み先が外れます。

取り込み先の横のしるしで、どう決まったかが分かります。「自動」は見出しから判別したもの、「WerpAI™」は WerpAI™ が提案したもの、「変更済み」は自分で選び直したものです。

確かめた対応は、ワークスペースごとにこのブラウザに記憶されます。次に同じ見出しの表を取り込むと、前回の対応が最初から入ります。

判別できなかった列を WerpAI™ に任せる

見出しから決まらなかった列は、「残りの列を WerpAI™ に対応づけてもらう」で、WerpAI™ に取り込み先を提案してもらえます。押したときだけ動き、提案は画面で確かめてから使えます。

どこにも当てはまらない列

取り込み先のない列は、捨てずに残せます。初期設定では「取り込まない列は、各ユニットのメモに残す」がオンで、「列名: 値」の形で各ユニットのメモに入ります（連番の No. の列は除きます）。メモに残したくなければ、オフにしてください。

取り込める項目

取り込み先は、備品（製品の情報）、ユニット（1台ずつの情報）、購入の3つに分かれます。必須は品名だけです。

• 品名が空でも、ブランドか型番があれば「ブランド 型番」を品名にします。品名と型番が同じ行は、1つの備品にまとめます。
• カテゴリと保管場所は名前で照合し、まだ無ければ作ります。保管場所ごとに数量の列が分かれた表（「本社」「大阪」の列など）は、それぞれの列の取り込み先に「この保管場所の数量」を選びます。
• 数量は1行あたり1〜99台で、空なら1台です。シリアル番号を付けられるのは、数量が1の行だけです。
• 使用者は、メンバーのメールアドレス・ユーザーコード・名前の順で照合します。見つからなければユニットは共有のままにし、名前をメモに残します。
• 状態は「故障」「修理中」「紛失」「廃棄」「売却」などの書き方を読みます。除却にするユニットには理由が要り、状態の文言か理由の列から取ります。貸出中・予約中という状態は取り込みません。
• 金額は、1台あたりか行の合計かを選びます。1台あたりなら、その行のユニットそれぞれに同じ金額を入れます。ただし資産番号のある行（一式で1つの資産にしている場合など）は、先頭の1台に金額×台数をまとめて入れます。行の合計を選んだときも、先頭の1台にまとめて入れます。
• Excel に貼った画像は取り込めません。写真は、取り込んだあとに WerpAI™ で補えます（このページの「写真とリンクを補う」）。

取り込む前の確認

確認の段階では、実行したときと同じ照合を、何も保存せずに行います。最初に「19台を取り込みます」のように結論が出て、その下に行ごとの扱いが並びます。

• 新規：新しい備品として登録します。
• 既存に追加：登録済みの備品にユニットを足します。足す前と後の台数が出ます（3 → 4 台 など）。
• 取り込まない：シリアル番号が登録済みの行です。シリアル番号のある行は、同じファイルをもう一度取り込んでも二重になりません（シリアル番号の無い行は、もう一度取り込むと重ねて追加されます）。
• エラー：取り込めない行です。読めなかった項目と理由が出ます。

あわせて、新しく作るカテゴリと保管場所、読み取った購入日と金額、ほかのユニットと重なっている資産番号、取り込んだあとの台数とプランの上限が出ます。前に同じファイルを取り込んでいれば、いつ誰が取り込んだかも出ます。

取り込みの実行

行は200行ずつ順に送り、進み具合を出します。1行の失敗で全体が止まることはありません。

途中で通信が切れたときは、「残りの行をやり直す」か「ここで終えて結果を見る」を選べます。やり直しても、送り終えた行が二重に登録されることはありません。

取り込まなかった行は、「取り込まなかった行をダウンロード（CSV）」で取り出せます。最後の列に理由が入っているので、ファイルで直してから、もう一度取り込めます。

履歴と取り消し

取り込みはすべて「これまでの取り込み」に記録され、ファイル名、実行した人、結果、状態（完了・未完了・取り消し済み）が並びます。

新しい備品を登録した取り込みは、30日以内なら「取り消す」で取り消せます。取り消す前に、消えるユニットと残るユニットの数と、残る理由が出ます。取り消しは論理削除で、予約が消えることはありません。

取り消しても残るもの

取り込んだあとに使われ始めたユニットは、取り消しても残します。

• 予約の記録があるユニット（終わった予約も含みます）と、貸出中・予約中のユニット
• 取り込んだあとに編集・スキャン・棚卸しをしたユニット
• Google カレンダーの連携、キオスク、写真を設定したユニット

取り込みで作られた備品・カテゴリ・保管場所は、ほかから使われておらず、取り込んだあとに編集もされていなければ取り除きます。

写真とリンクを補う

取り込みが終わったら、「WerpAI™ で写真とリンクを補完」で、型番のある新しい備品の空欄を埋められます。あとからでも、履歴の「WerpAI™ で補完」から実行できます。1回に50件までです。

• 型番が Werp™ のカタログの機種と一致すれば、ブランド・説明・リンク・写真をカタログから入れます。この場合、クレジットは使いません。
• カタログに無ければ WerpAI™ の検索を使い、1備品につき最大1クレジットを使います。入れるのは、ページのタイトルに型番がそのまま含まれるページのリンクと写真だけです。確かでなければ入れません。
• 埋めるのは空欄だけで、入力済みの内容は上書きしません。型番の無い備品は対象外です。

取り込みの時点でも、型番がカタログの機種とちょうど1つだけ一致し、ブランドが食い違わなければ、空のブランドと説明を無料で補います。写真は入りません。

今ある備品をまとめて直す

登録済みのユニットの保管場所・使用者・状態などを一度に直すときは、資産台帳から書き出した個体一覧を Excel で直して読み込みます。

1. 備品一覧の「ツール」から資産台帳を開き、「個体一覧を CSV で書き出す」を押します。
2. Excel で、直したい列だけを書き換えます。ほかの列はそのままで構いません。
3. 取り込みの画面で「今ある備品をまとめて直す」を選び、そのファイルを選びます。

ユニットはユニットのコード（item_code の列）で照合します。保存の前に「変更内容の確認」で、ユニットごとに「項目: 変更前 → 変更後」が並び、「更新する」を押すまで何も変わりません。

直せるのは、ニックネーム・保管場所・使用者・資産番号・シリアル番号・購入日・購入金額（1台あたり）・購入先・メモ・状態（除却理由・除却日を含む）です。品名・ブランド・型番・カテゴリ・説明は、ここでは変わりません。

• 空のセルは、今の値のままにします。空のセルで値を消したいときは「ファイルで空の値は消す」をオンにします（状態・除却理由・除却日は消えません）。
• 貸出中のユニットの状態を変えることと、状態を貸出中・予約中にすることは、ファイルからはできません。
• まとめて更新した内容は取り消せません。履歴には「更新」として残ります。

うまくいかないとき