備品管理のルールは、最初は箇条書き1枚で足ります。管理責任者と例外を判断する人を先に決め、貸出と返却、私物、紛失・破損、廃棄・売却・譲渡、退職・異動のときの返却、棚卸しの頻度について、決めることと文例を場面ごとに整理しました。
退職する人の引き出しを片付けていたら、去年なくしたことになっていたモバイルルーターが出てきた。誰が借りたのか、なぜ戻らなかったのかは、記録が無いので分からない。備品の扱いを文書にしていない組織では、こうした発見がたびたび起きます。
備品管理のルールは、最初は A4 1枚の箇条書きで足ります。条文の形に整える必要もありません。先に書くべきなのは、貸出の細かい手順より、誰が管理の責任を持ち、手順に当てはまらない場面を誰が判断するかです。手順だけを細かく書いた規程は、急ぎの持ち出しや退職のような例外の場面で、判断する人がいないまま止まります。
ルールが扱うのは、備品が人の手を移るときと、組織から出ていくときです。貸す、戻す、なくしたり壊したりする、手放す。どれも台帳の記録が変わる場面で、記録が変わるのに誰も書かないと、台帳と現物がずれ始めます。
この4つに、私物の扱いと、退職・異動のときの返却を加えます。私物は誰の物かを区別する話で、退職・異動は貸す・戻すの特別な形です。どちらも普段は困らないので後回しにされやすく、困るときにはまとめて困ります。
ルールの最初の1行は、管理責任者の名前です。部署名ではなく、役職か個人名で書きます。総務部が管理する、とだけ書くと、総務部の誰に聞けばよいかが決まらず、全員が少しずつ関わって誰も責任を持たない状態になります。
小さな組織なら、管理責任者は1人の兼任でかまいません。ただし不在のときの代理は必ず決めます。撮影機材は映像チームのリーダー、PC は情報システムの担当というようにカテゴリごとに担当を分けるのは、備品が100点を超えたあたりで考えれば間に合います。
管理責任者の仕事も書き出しておきます。名前だけ決めて仕事が決まっていないと、何か起きたときに呼ばれるだけの役になります。
備品の管理責任者は総務担当（氏名）とし、不在のときは（氏名）が代わる。撮影機材は映像チームのリーダーを担当者とし、貸出の可否の判断を任せる。
ルールに当てはまらない場面は必ず出てきます。期間の上限を超えて借りたい。取引先に1か月貸したい。壊れた機材を捨てずに部品取りとして残したい。こうした相談を誰が受けて誰が決めるかを、1行で書いておきます。多くの場合、受けるのも決めるのも管理責任者です。
判断した内容は、貸出記録か台帳の備考に残します。同じ相談が3回続いたら、それは例外ではなくなっているので、ルールの文面のほうを書き換えます。
台帳の項目は、ルールの文面と対応させます。社外への持ち出しは承認が要る、と書くなら、台帳には備品ごとに持ち出しの可否が要ります。私物を区別するなら所有者の欄が、経理の固定資産台帳と照らし合わせるなら資産番号の欄が要ります。どのルールからも参照されない項目は、入力されないまま空欄が増えていきます。
台帳に持たせる基本の項目（管理番号・保管場所・状態など）と記入例は、こちらにまとめています。備品管理の基本と台帳の項目を見る貸出のルールは、項目ごとに決めることと文例を並べると書きやすくなります。最初から全部を書く必要はなく、表の上の3行（対象、記録の場所、期間）だけでも運用は始められます。
| 項目 | 決めること | 書き方の例 |
|---|---|---|
| 対象 | どの備品を貸出の記録の対象にするか | 管理番号のラベルが付いた備品は、持ち出すときに必ず記録する。文房具などの消耗品は対象としない |
| 記録の場所 | どこに、何を書くか | 貸出は持出簿に、借りる人・管理番号・返却予定日を書く。返却予定日は空欄にしない |
| 期間 | 1回の上限と、延ばすときの手続き | 貸出は原則2週間まで。延ばすときは返却予定日の前に記録を書き換える |
| 予約 | 取り合いになる備品の押さえ方 | 撮影機材は使う日の前日までに予約する。予約が重なったときは先に入れた人を優先し、譲ってほしいときは本人同士で相談する |
| 承認 | 事前の承認が要る備品 | 原則として承認は要らない。購入価格10万円以上の機材を借りるときは、管理責任者の承認を得る |
| 社外への持ち出し | 誰が判断し、何を確かめるか | 社外へ持ち出すときは持ち出し先を記録する。ノートPCは画面ロックとディスクの暗号化が有効になっていることを見てから持ち出す |
| 借りられる人 | 一部の人に限る備品があるか | 撮影機材は映像チームのメンバーだけが借りられる。他の部署が使うときは、映像チームのメンバーが借りて立ち会う |
| 又貸し | 借りた人以外が使うときの扱い | 借りた人から別の人に渡すときは、記録の借りる人を付け替える |
承認の行は、範囲を狭く書くほうが守られます。すべての貸出に承認を求めると、承認する人が席にいない日は誰も借りられなくなり、そのうち承認を飛ばして持ち出すのが普通になります。承認は高額な機材と社外への持ち出しに絞り、それ以外は記録だけにしておくのが現実的な線です。
社外への持ち出しの行は、個人データを扱う会社なら外せません。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、個人データが記録された電子媒体などを持ち運ぶときに、容易に個人データが判明しないよう安全な方策を講じることを求めていて、手法の例に暗号化やパスワードによる保護を挙げています。ノートPCや USB メモリの持ち出しを貸出のルールで扱うなら、見るべき設定を文例のように名指しで書いておくと、借りる人が迷いません。
戻す場所は、棚の番号まで決めます。返ってきたときの確認は、付属品がそろっているかと、見て分かる破損がないかの2点で十分です。動作確認までルールに入れると返却のたびに時間がかかり、そのうち確認ごと省かれます。
返却が遅れたときは、誰がいつ連絡するかを書きます。返却予定日の翌営業日に管理責任者が本人へ連絡する、くらいで回ります。延ばしたい人は返却予定日の前に記録を書き換える、と決めておけば、催促より先に延長の申し出が届くようになります。
貸出記録の項目と、返却遅れが自動で赤くなる無料の Excel テンプレートはこちらです。備品の貸出管理表の作り方を見る返却期限の決め方、期限前の知らせ、超過後の督促の段取りは、別の記事で詳しく書いています。返却忘れを防ぐ方法を読む撮影機材や工具、モニターのように個人が持ち込みやすい物は、会社の備品と同じ棚に並びがちです。業務に使う私物は管理責任者に申告し、台帳に所有者を本人として登録する、と決めておきます。会社の備品として扱うためではなく、誰の物かを記録しておくためです。退職や異動のとき、本人が持ち帰ってよい物が一覧で分かります。
私物の PC やスマートフォンを業務に使う場合は、備品のルールより情報セキュリティの規程で扱うほうが整理しやすいです。備品のルールには、その規程を参照する一文だけを置きます。私物が業務中に壊れたときの扱いは、前もって一律に決めにくい部分なので、申告された私物についてはその都度管理責任者と相談する、と書く程度にとどめます。
紛失と破損のルールは、報告の期限から書きます。気づいた当日中に管理責任者へ報告し、報告を受けた管理責任者は台帳の状態を紛失や修理中に変える。台帳の状態が変われば、その備品を予約しようとした人が、使えないことに先に気づけます。
避けたいのは、報告した人が責められる形です。紛失を報告すると始末書が要る、という運用にすると、なくした人は報告より先に自分で探し続け、発覚が何週間も遅れます。問題にするのは報告の遅れだけにして、なくしたこと自体は経緯を記録するにとどめる。この線引きは、文面に書いておかないと伝わりません。
ノートPCやスマートフォンのようにデータが入った機器は、手順を1段足します。管理責任者に加えて情報システムの担当にも当日中に知らせ、遠隔でのロックやアカウントの停止が要るかを判断してもらいます。個人データが入っていた場合の社内の報告ルートも、ここから参照できるようにしておきます。
紛失したら一律で何万円を弁償する、のように金額を前もって決める書き方は避けます。労働基準法16条は、使用者が労働契約の不履行について違約金を定めたり、損害賠償額を予定する契約をしたりすることを禁じています。弁償について何か書くなら、文面を決める前に社労士や顧問弁護士に確認してください。備品のルールには、弁償が問題になる場合は個別に対応する、と書くだけにしておきます。
紛失が起きる原因と、定位置・持ち出しの記録・返却期限による対策はこちらで整理しています。備品・機材の紛失を防ぐ方法を見る手放すときのルールは、備品が台帳から外れる場面を扱います。ここが決まっていないと、壊れた機材が倉庫に何年も残る一方で、誰かが黙って捨てた備品が台帳の上では貸出可のまま残ります。手順は次の5段で書けます。
3段目は個人情報の扱いに関わります。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、個人データが記録された機器や電子媒体などを廃棄する場合は、復元不可能な手段で行わなければならないとしています。手法の例は専用のデータ削除ソフトウェアの利用や物理的な破壊で、中小規模事業者向けの例には、廃棄したことを責任ある立場の者が確認する、とあります。作業を外部に任せるなら、委託先が確実に削除・廃棄したことを証明書などで確認することも重要だとされています。売却や譲渡でも機器は社外に出るので、同じ手順を通します。
4段目について、廃棄物処理法3条は、事業者はその事業活動に伴って生じた廃棄物を自らの責任において適正に処理しなければならない、と定めています。どの業者にどういう契約で出すかは、所在地の自治体の案内を読んだうえで、管理責任者か総務の担当が決めておきます。社員への売却や譲渡を認めるなら、価格の決め方も経理と相談して書いておきます。
台帳の行を消さないのは、後から経緯をたどれるようにするためです。廃棄した備品の管理番号を別の備品に使い回さないことも、同じ箇所に書いておきます。
退職のときの返却は、人事の手続きの一部として組み込みます。備品のルールにだけ書いても、退職の手続きを進める人がそれを見なければ使われません。退職手続きのチェックリストに、貸出中の備品と、所有者が本人になっている私物の確認を1行入れておきます。
退職のときの確認を軽くしたいなら、入社のときに手を打ちます。貸与したPCやスマートフォン、入館証を、貸出の記録と同じ形で残しておく。そうしておけば、退職のときは借りている物の一覧を見るだけで済み、何を渡したかを思い出す作業が要りません。
確認する時期は、最終出社日の1週間前くらいが無難です。最終日に気づいても、自宅に置いてある機材を持ってきてもらう日程が取れません。貸与しているPCやスマートフォンは、返ってきたあとのデータの扱い（すぐ初期化するか、一定期間そのまま保管するか）まで決めておきます。
返されない場合の対応や、返却の義務を就業規則や誓約書に書くかどうかは、会社によって扱いが分かれます。文面にする前に社労士に相談してください。
異動は退職より抜けやすい場面です。部署の中だけで使う決まりの備品を持ったまま別の部署へ移り、そのまま使い続けることがあります。異動のときは、借りている備品を一度返すか、移った先で使う物として記録を付け替えるかを、管理責任者が決めます。
PCやモバイルルーターの貸与、退職時の返却確認を担当している場合は、機器の線引きから整理した記事もあります。社用PC・周辺機器の貸与管理を読む10人前後の組織なら、最初の版に書くのは次の6行です。上から順に書き、決めきれない行はひとまず空けておきます。
期間の上限、社外への持ち出しの承認、借りられる人の範囲、棚卸しの頻度は、運用して困ってから足します。最初から全部を書くと守れない項目が混ざり、守れない項目があるルールは、ほかの項目まで軽く扱われるようになります。
1. 備品の管理責任者は（氏名）とし、不在のときは（氏名）が代わる。この決まりに当てはまらないことは管理責任者が判断し、判断した内容を記録に残す。2. 管理番号のラベルが付いた備品を対象とする。文房具などの消耗品は対象としない。3. 備品を持ち出すときは持出簿に、借りる人・管理番号・返却予定日を書く。返ってきたら返却日を書き、元の棚に戻す。4. 備品をなくした、壊したと気づいたら、当日中に管理責任者へ報告する。データが入った機器は情報システムの担当にも知らせる。5. 廃棄・売却・譲渡は管理責任者が決める。データが入る機器はデータを消去してから手放し、台帳に理由と日付を残す。6. 退職・異動のときは、最終出社日の1週間前までに、借りている備品と業務に使っていた私物を管理責任者と照らし合わせる。
形式は箇条書きのままにします。第1条から始まる規程の形に整えるのは、監査や取引先の審査で文書を求められたときで間に合います。そのときは、箇条書きの中身をそのまま条文に移せます。
見直す時期も1行入れておきます。年に1回、棚卸しのあとに管理責任者が読み直し、使われていない行を消して、繰り返し出た例外を書き足す。改訂の日付を文書の末尾に残しておくと、古い版が出回ったときに見分けられます。
ルールの置き場所は、備品を取る場所の近くにします。共有ドライブの奥にある規程が読まれるのは、作ったときと改訂したときくらいです。棚の扉に要約を貼る、持出簿の1枚目に載せるなど、借りる人の目に入る場所に置きます。
ルールを文書にしても、半年後には誰も見ていない。そうなる理由は、たいていルールの置き方にあります。
席に戻ってからでないと貸出を記録できない形だと、急いでいる日から順に抜けていきます。ルールを守るための操作が、備品を取る動きの流れに入っているかを見直します。紙の持出簿を棚の横に置くだけでも、抜けは減ります。見た目はさえませんが、席の PC で開く共有の表よりはましです。
期間の上限を超えたい、ほかの部署に貸したい。ルールに書いていない場面で判断する人がいないと、借りる人は記録を付けずに持ち出すほうを選びます。管理責任者の名前が最初に書いてあれば、少なくとも相談先には迷いません。
記録が正しく付いているかを誰も確かめなければ、ルールは形だけになります。棚卸しの頻度は、決算に合わせた年1回とは別に、現場の確認として決めます。目安は、高額な機材とデータが入る機器が四半期に1回、それ以外は年に1〜2回です。全部を一度に数えず、今月はカメラ、来月は PC のようにカテゴリを分ければ、1回の負担は小さくなります。
台帳と合わない備品が出たら、その備品の直近の貸出記録をたどります。それでも見つからない備品は、紛失の報告があったときと同じ扱いにします。記録の無いまま合わない備品が毎回出るなら、ルールの文面より、記録の手間が多すぎないかを疑ってください。
備品管理のルールは、管理責任者の名前と、貸す・戻す・なくす・手放すの4つの場面の決まりを、1枚に書くところから始めます。手順が細かいことより、例外を誰が判断するかが書いてあることのほうが、運用を止めません。
私物と退職・異動の扱いは、困る前に決めておきます。廃棄や売却のときのデータの消去と処分の方法は、法令と社内の規程に沿って決めます。そのうえで棚卸しのたびに記録が正しく付いているかを見て、合わないところがあれば、直すのはルールの文面か記録の手間かを判断します。
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この記事のルールに対応する項目もあります。備品ごとの所有者はワークスペース（会社）と個人のどちらにも設定でき、資産番号も登録できます。貸出できる人はユーザーグループで絞れます（設定は管理者のみ）。使わなくなった個体は、廃棄・売却・譲渡などの理由と日付を選んで廃用にでき、その内容は履歴に残ります。
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