備品管理をお金をかけずに始める方法は、表で管理する、無料プランのあるツールを使う、自社のサーバーで無料のソフトを動かす、の3つです。それぞれの上限と、無料のまま続けられなくなる目安を整理しました。
この記事は、備品管理サービス Werp™ を提供する株式会社Creators Team が作成した、自社サービスを含む記事（広告）です。他社の情報は2026年9月25日に各社の公式ページで確認し、26日に再確認したもので、最新の内容は各社の公式サイトでご確認ください。
備品管理をお金をかけずに始める方法には、Excel や Google スプレッドシートの表で管理する、無料プランのある備品管理ツールを使う、自社のサーバーで無料のソフトを動かす、の3つがあります。どれを選ぶかは、管理する人数と備品の数に加えて、予約の重なりを防ぐ必要があるかどうかで決まります。
先に注意しておきたいのは、無料プランと無料トライアルが別物だという点です。トライアルは14日間などの期限が来ると有料に切り替えるか使えなくなります。一方、無料プランは上限の範囲内であれば期限なく使い続けられます。この記事で扱うのは、こうした期限なく無料で使える方法に限ります。
| 方法 | 費用 | 上限 | 予約の重複防止 | スマホで記録 | 向いている場合 |
|---|---|---|---|---|---|
| Excel・スプレッドシートの表 | 追加の費用なし（手元の Excel を使う場合。Google スプレッドシートと Excel for the web はアカウントがあれば無料） | なし | 自分で作らない限りなし | 表を開いて手で書く | 書く人が数人で、備品が数十点まで |
| 無料プランのあるツール | 無料 | ツールごとに人数・点数の上限あり（下の表） | ツールによる | スキャンで記録できるものが多い | 上限に収まる小さなチーム。有料に上げても同じデータで続けたい場合 |
| 自社サーバーで動かす無料ソフト（Snipe-IT など） | ソフトは無料。サーバー代と運用の手間がかかる | なし | Snipe-IT は2026年9月時点の公開版で期間の予約を確認できず | QR ラベルの出力あり | 社内にサーバーを運用できる人がいる |
3つのうち最も手軽に始められるのは表です。備品の一覧（備品台帳）と、貸し出すたびに1行ずつ足していく記録（貸出記録）の2枚に分けて作れば、過去の貸出の履歴が消えずに残ります。さらに、台帳の状態を貸出記録から自動で表示する仕組みにしておけば、人が書き込む場所は貸出記録の1か所で済みます。
表の弱点は、書き込んだ分しか記録に残らないことと、予約の重なりを確かめる手段がないことの2点です。複数人で同じファイルを編集する場合は、Excel よりも同時編集に強い Google スプレッドシートを使うほうが安全です。
台帳と貸出記録を分け、返却遅れが自動で赤くなる Excel テンプレートを無料で配布しています（登録不要）。貸出管理表の作り方とテンプレート2026年9月25〜26日時点で、期限なく使える無料プランを公式に掲げている備品管理ツールには次のものがあります（ほかにもある可能性があります）。上限は各社の公式ページの表示で、無料プランの点数の上限が大きい順に並べています。
| ツール | 無料プランの上限と条件 | 予約 | 画面の言語 | 有料プランの入口（公式表示） |
|---|---|---|---|---|
| ファインアセット | 200点、人数無制限（貸出の対象にできる資産は10点まで）。3か月ログインがないと自動解約。ほかに30日間の無料お試し | あり。事前予約で貸出の重複を防げると公式に記載 | 日本語 | 月額10,000円（1,000資産まで、税抜、人数無制限） |
| Sortly | 100アイテム・1ユーザー（貸出・返却の機能は有料プラン） | 予約機能の記載は見つからず | 英語のみ（公式ヘルプ） | $49／月（月払い。500アイテム・2ユーザーまで） |
| Werp（当社サービス） | メンバー3名・備品50点（同じ型番も1台ずつ数える）。期限なし、カード不要。ログインが無いことによる自動解約の定めなし（利用規約） | あり（当社仕様）。Werp で作る予約は、同じ1台で時間が重なると登録できない（Google カレンダーから取り込んだ予定と重なる時間も予約できない） | 日本語・英語・ドイツ語 | 1,980円／月（税込。ワークスペース単位で、10名・300点まで） |
無料プランを選ぶ際には、上限の数字そのものより、上限に届いたときにどうなるかを見てください。たとえば人数の上限が1人のツールでは、チームで記録を分担する使い方ができません。点数の上限も、同じ型番の機材を複数持っている場合には1台ずつ数えるのか種類ごとに数えるのかによって、実際に登録できる台数が変わります。
2026年9月25日時点の料金ページでは、zaico（14日間）と EZOfficeInventory（15日間）で無料で使えるのはトライアルで、期限のない無料プランは掲載されていませんでした。トライアルは使い勝手を確かめるには十分ですが、期限の後は有料プランに切り替える前提です。
Snipe-IT はオープンソースのソフトで、自社のサーバーに導入すればソフト自体の費用はかかりません。公式の説明によると、資産台帳、QR ラベルの出力、キット（機種単位）、資産の申請といった機能を備え、日本語の翻訳ファイルも用意されています。
ただし、ソフトが無料でもサーバーの費用はかかり、更新やバックアップを続けていく人手も必要です。また Snipe-IT は公式に IT 資産管理のソフトと説明されており、2026年9月時点の公開版では、将来の日時を指定して機材を押さえる予約の機能を確認できませんでした（開発中の版には、申請に予約日を付ける変更が取り込まれています）。撮影日に向けて機材を押さえる運用を考えている場合は、予約の機能の有無を確かめたうえで選んでください。
次のどれかに当てはまってきたら、無料の範囲で工夫を続けるより、有料のプランやツールを比べる時期です。
有料に上げる段階で困らないよう、今のデータを CSV などで取り出せるか、無料プランのデータを有料プランでもそのまま使い続けられるか、の2点を始める時点で確かめておくと安心です。
Werp™ は、この記事を書いている当社のサービスです。無料プランはメンバー3名・備品50点まで（同じ型番も1台ずつ数えます）で、クレジットカード不要のまま期限なく使えます。無料プランで制限されるのは人数、点数、WerpAI™ の利用回数（月30回。ワークスペースを作った月は80回）の3つに限られ、予約、QR ラベルのスキャンでの貸出返却、棚卸し、Excel・CSV の取り込みは無料プランでもそのまま使えます。
人数や点数が増えて Starter（ワークスペースごとに月額1,980円、税込、10名・300点まで）に上げた場合も、登録した備品と履歴はそのまま引き継いで使えます。借りる人もメンバーとして数えるので、11名以上で使うなら人数の上限がない Team（月額4,980円、税込、1,500点まで）になります。備品の一覧は、管理者が CSV で書き出せます。
備品管理を無料で始めるなら、書く人が少なく予約の重なりも起きていないうちは表で十分です。チームで記録を分担したい、あるいは予約を管理したいという段階になれば、無料プランのあるツールを、それぞれの上限と照らし合わせて選ぶことになります。どちらを選ぶ場合も、データを取り出せるかどうかと、有料に上げたときにそのまま続けられるかどうかは、最初に確かめておくと後で困りません。
基礎知識映像制作で機材の貸出と予約を管理するツールを、予約の扱い・スマホでの貸出返却・画面の言語・料金の課金単位で比べました。海外の貸出管理ツールから国内の資産管理ツールまで、2026年9月時点で各社の公式ページに書かれていたことだけを並べています。
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