備品管理をお金をかけずに始める方法は、表で管理する、無料プランのあるツールを使う、自社のサーバーで無料のソフトを動かす、の3つです。それぞれの上限と、無料のまま続けられなくなる目安を整理しました。
この記事は、備品管理サービス Werp™ を提供する株式会社Creators Team が作成した、自社サービスを含む記事（広告）です。他社の情報は2026年9月25日に各社の公式ページで確認し、26日に再確認したもので、最新の内容は各社の公式サイトでご確認ください。
備品管理をお金をかけずに始める方法は3つあります。Excel や Google スプレッドシートの表で管理する。無料プランのある備品管理ツールを使う。自社のサーバーで無料のソフトを動かす。どれを選ぶかは、管理する人数と備品の数、そして予約の重なりを防ぐ必要があるかで決まります。
先に注意しておきたいのは、無料プランと無料トライアルは別物だという点です。トライアルは14日間などの期限が来ると有料に切り替えるか使えなくなりますが、無料プランは上限の中でなら期限なく使えます。この記事では、期限なく無料で使える方法だけを扱います。
| 方法 | 費用 | 上限 | 予約の重複防止 | スマホで記録 | 向いている場合 |
|---|---|---|---|---|---|
| Excel・スプレッドシートの表 | 追加の費用なし（手元の Excel を使う場合。Google スプレッドシートと Excel for the web はアカウントがあれば無料） | なし | 自分で作らない限りなし | 表を開いて手で書く | 書く人が数人で、備品が数十点まで |
| 無料プランのあるツール | 無料 | ツールごとに人数・点数の上限あり（下の表） | ツールによる | スキャンで記録できるものが多い | 上限に収まる小さなチーム。有料に上げても同じデータで続けたい場合 |
| 自社サーバーで動かす無料ソフト（Snipe-IT など） | ソフトは無料。サーバー代と運用の手間がかかる | なし | Snipe-IT は2026年9月時点の公開版で期間の予約を確認できず | QR ラベルの出力あり | 社内にサーバーを運用できる人がいる |
いちばん手軽なのは表です。備品の一覧（備品台帳）と、貸すたびに1行足していく記録（貸出記録）の2枚に分けて作ると、履歴が消えずに続きます。台帳の状態を記録から自動で出すようにしておけば、書く場所が1か所で済みます。
表の弱点は、書いた分しか記録に残らないことと、予約の重なりを確かめられないことです。複数人で同じファイルを編集するなら、Excel より同時編集に強い Google スプレッドシートのほうが安全です。
台帳と貸出記録を分け、返却遅れが自動で赤くなる Excel テンプレートを無料で配布しています（登録不要）。貸出管理表の作り方とテンプレート2026年9月25〜26日時点で、期限なく使える無料プランを公式に掲げている備品管理ツールには次のものがあります（ほかにもある可能性があります）。上限は各社の公式ページの表示で、無料プランの点数の上限が大きい順に並べています。
| ツール | 無料プランの上限と条件 | 予約 | 画面の言語 | 有料プランの入口（公式表示） |
|---|---|---|---|---|
| ファインアセット | 200点、人数無制限（貸出の対象にできる資産は10点まで）。3か月ログインがないと自動解約。ほかに30日間の無料お試し | あり。事前予約で貸出の重複を防げると公式に記載 | 日本語 | 月額10,000円（1,000資産まで、税抜、人数無制限） |
| Sortly | 100アイテム・1ユーザー（貸出・返却の機能は有料プラン） | 予約機能の記載は見つからず | 英語のみ（公式ヘルプ） | $49／月（月払い。500アイテム・2ユーザーまで） |
| Werp（当社サービス） | メンバー3名・備品50件（同じ型番も1台ずつ数える）。期限なし、カード不要。ログインが無いことによる自動解約の定めなし（利用規約） | あり（当社仕様）。Werp で作る予約は、同じ1台で時間が重なると登録できない（Google カレンダーから取り込んだ予定は対象外） | 日本語・英語・ドイツ語 | 980円／ユーザー／月（税込。10名・500件まで。10名なら月9,800円） |
無料プランを選ぶときは、上限そのものより、上限に届いたときにどうなるかを見てください。人数の上限が1人のツールでは、チームで記録を分担する使い方ができません。点数の上限は、同じ型番の機材を複数持っているとき、1台ずつ数えるのか種類で数えるのかでも変わります。
2026年9月25日時点の料金ページでは、zaico（14日間）と EZOfficeInventory（15日間）で無料で使えるのはトライアルで、期限のない無料プランは掲載されていませんでした。トライアルは使い勝手を確かめるには十分ですが、期限の後は有料プランに切り替える前提です。
Snipe-IT はオープンソースのソフトで、自社のサーバーに入れればソフトの費用はかかりません。公式の説明では、資産台帳、QR ラベルの出力、キット（機種単位）、資産の申請の機能があり、日本語の翻訳ファイルも用意されています。
ただし、サーバーの費用と、更新やバックアップを続ける人手が要ります。Snipe-IT は公式に IT 資産管理のソフトと説明されていて、2026年9月時点の公開版では、将来の日時で機材を押さえる予約の機能は確認できませんでした（開発中の版に、申請に予約日を付ける変更が取り込まれています）。撮影日に向けて機材を押さえる運用をしたい場合は、予約の機能の有無を確かめてから選んでください。
次のどれかに当てはまってきたら、無料の範囲で工夫を続けるより、有料のプランやツールを比べる時期です。
有料に上げるときに困らないよう、始める段階で2つ確かめておくと安心です。今のデータを CSV などで取り出せるか。無料プランのデータを、そのまま有料プランで使い続けられるか。
Werp™ は、この記事を書いている当社のサービスです。無料プランは、メンバー3名・備品50件まで（同じ型番も1台ずつ数えます）、クレジットカード不要で期限なく使えます。無料プランで制限されるのは、人数、件数、WerpAI™ の利用回数（月50回）です。予約、QR ラベルのスキャンでの貸出返却、棚卸し、CSV での取り込みは無料プランでも使えます。
人数や件数が増えたら、Starter（1ユーザーあたり月額980円、税込、10名・500件まで）に上げても、登録した備品と履歴はそのまま使えます。借りる人もユーザーとして数えるため、人数が多いチームでは、点数課金や定額のツールより高くなることがあります。備品の一覧は、管理者が CSV で書き出せます。
備品管理を無料で始めるなら、書く人が少なく予約の重なりも起きていないうちは表で十分です。チームで記録を分担したい、予約を管理したいなら、無料プランのあるツールを上限と照らして選びます。どちらでも、データを取り出せるかと、有料に上げたときにそのまま続けられるかを、最初に確かめておくと後で困りません。