ItemInfo — der Produktkatalog
Ein ItemInfo repräsentiert ein Produktmodell: Name, Marke, Modellcode, Beschreibung, Bilder, Kategorie, Tags und eine optionale externe Produkt-URL. WerpAI™ kann die meisten dieser Felder automatisch aus einer Produktnamensuche befüllen.
- Name — Der Anzeigename, der in allen Ansichten erscheint.
- Marke / Modellcode — Wird für Filterung und Deduplizierung verwendet.
- Kategorie — Ein farbiges Label (z. B. "Kamera", "Projektor").
- Tags — Freitext-Labels für zusätzliche Gruppierung.
- Bilder — Fotos hochladen; das Hauptbild wird in Karten und im Kiosk angezeigt.
Keine Zeit zum Tippen? Klicken Sie im Assistenten zum Hinzufügen von Ausrüstung auf "Scan barcode" und richten Sie die Kamera Ihres Smartphones auf den JAN-, EAN- oder UPC-A-Barcode des Produkts — direkt im Browser, ganz ohne App. Werp™ liest den Code und durchsucht den Katalog für Sie; gibt es noch keinen Treffer, übergeben Sie den Code mit einem Tap an WerpAI™ zur Websuche.
Wenn Sie eine Excel- oder CSV-Liste haben, können Sie sie gesammelt importieren.Excel-/CSV-ImportItems — einzelne Einheiten
Jedes Item ist eine physische Einheit, die mit einem ItemInfo verknüpft ist. Items haben:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Einheitencode | Eine eindeutige Kennung (z. B. CAM-001). Automatisch generiert oder benutzerdefiniert. |
| Seriennummer | Die Seriennummer des Herstellers (optional). Wird an der Einheit angezeigt und lässt sich dort ändern, ist über die Equipment-Suche auffindbar und im CSV-Export der Einheiten aus dem Anlagenverzeichnis enthalten. |
| Status | available / reserved / checked_out / in_use / maintenance / lost / retired |
| Standort | Wo das Gerät aufbewahrt wird, wenn es nicht in Verwendung ist. |
| Eigentümer | Der Workspace (gemeinsames Equipment) oder ein bestimmter Nutzer (persönliches, in Werp™ geführtes Equipment). |
| Foto | Ein Foto der einzelnen Einheit (z. B. mit Seriennummernaufkleber). |
| Beschreibung | Einheitenbezogene Notizen (z. B. "Delle an der Unterseite"). |
| Kaufdatum | Für Filterung und Lebenszyklus-Tracking von Assets. |
Lebenszyklus des Einheitenstatus
Eine Einheit durchläuft während ihres Lebenszyklus folgende Status:
- available — Im Lager, bereit zum Buchen oder Auschecken.
- reserved — Eine zukünftige bestätigte Buchung existiert. Noch nicht physisch ausgecheckt.
- checked_out — Aktuell bei einem Ausleiher (physisch den Lagerort verlassen).
- in_use — In Verwendung (wird automatisch gesetzt, wenn eine aktive Buchung die aktuelle Zeit überlappt).
- maintenance — In Reparatur. Kann nicht gebucht werden.
- lost — Nicht auffindbar. Kann nicht gebucht werden.
- retired — Außer Dienst gestellt. In den meisten Ansichten ausgeblendet.
Kategorien
Kategorien sind farbige Labels, die Sie unter Settings → Categories definieren. Beispiele: Kamera, Audio, Beleuchtung, Konferenzraum, Laborausrüstung. Jede Kategorie erhält eine eigene Farbe, die in Listenansichten und im Kalender erscheint.
Standorte
Definieren Sie Lagerorte unter Settings → Locations (z. B. "Studio A", "Serverraum", "3. OG Schrank") — geben Sie jedem eine Adresse und einen Kartenpin, damit er in der Kartenansicht korrekt erscheint. Weisen Sie jedem Gerät einen Standardstandort zu, damit Ihr Team immer weiß, wohin es zurückgebracht werden soll.
Suche und Filter
Verwenden Sie die Suchleiste oben auf der Inventarseite, um nach Equipmentname, Modellcode, Marke oder der Seriennummer einer Einheit zu suchen. Nutzen Sie das Kategorie-Dropdown, um auf einen bestimmten Typ einzugrenzen (z. B. nur Kameras anzeigen). Wechseln Sie mit dem Ansicht-Umschalter zwischen Raster (Fotokarten), Liste (kompakte Tabelle) und Kalender (teamweite Verfügbarkeitsübersicht).
Massenaktionen
Aktivieren Sie die Checkboxen auf mehreren Equipment-Karten, um diese auszuwählen. Anschließend können Sie alle ausgewählten Artikel löschen (nur Admin) oder auf "Ausgewählte buchen" klicken, um eine Buchung zu erstellen, die alle ausgewählten Artikel abdeckt — nützlich für Veranstaltungsaufbau oder Kit-Zusammenstellung.
Aktivitätsprotokoll
Jede Artikeldetailseite verfügt über einen Aktivitäts-Tab. Er zeigt ein vollständiges chronologisches Protokoll: Check-outs, Check-ins, Statusänderungen, Buchungserstellung und -stornierung sowie Feldbearbeitungen — alles mit Zeitstempel und dem Nutzer, der die Änderung vorgenommen hat.